Šablony dokumentů
Záložka Nastavení Šablony dokumentů slouží ke správě vzorů dokumentů používaných při spolupráci s externími spolupracovníky.
Pomocí šablon lze vytvářet například:
- příkazní smlouvy,
- smlouvy o dílo,
- objednávky,
- dodatky ke smlouvám,
- potvrzení,
- předávací protokoly,
- interní dokumenty společnosti,
- další dokumenty související se spoluprací.
Výhodou používání šablon je jednotný vzhled dokumentů, omezení ručního přepisování údajů a výrazné zrychlení administrativních procesů.
Princip fungování
Šablony jsou vytvářeny ve formátu DOCX a obsahují běžný text doplněný o systémové identifikátory.
Při generování dokumentu systém automaticky nahradí identifikátory skutečnými údaji uloženými v systému.
Může se jednat například o:
- údaje spolupracovníka,
- údaje společnosti,
- informace o kontraktu,
- údaje o odměně,
- informace o pracovní pozici,
- další evidované údaje.
Výsledkem je automaticky vygenerovaný dokument připravený ke stažení nebo uložení do dokumentace spolupracovníka.
Vytvoření nové šablony
Před nahráním do systému je nutné připravit šablonu ve formátu .docx.
Po otevření záložky Šablony dokumentů použijte tlačítko Nová šablona a vyplňte:
- název šablony,
- název souboru,
- popis použití,
- soubor šablony.
Následně nahrajte připravený dokument pomocí tlačítka Vybrat soubor nebo přetažením myší a vytvoření potvrďte.
Práce s identifikátory
Pro automatické doplňování údajů využívají šablony systémové identifikátory.
Přehled dostupných identifikátorů je k dispozici prostřednictvím tlačítka Nápověda.
Při práci s identifikátory doporučujeme:
- kopírovat identifikátory přímo z nápovědy,
- zachovat jejich přesný zápis,
- neměnit strukturu identifikátorů,
- kontrolovat formátování dokumentu po vložení identifikátorů.
Nesprávně zapsaný identifikátor nebude při generování dokumentu nahrazen.
Testování šablon
Po vytvoření nové šablony doporučujeme provést test generování dokumentu.
Ověřte zejména:
- správné doplnění údajů,
- formátování dokumentu,
- umístění jednotlivých polí,
- čitelnost výsledného dokumentu.
Postup testování
- Otevřete záložku Spolupracovníci.
- Vyberte konkrétního spolupracovníka.
- Otevřete Kontrakty a vyberte příslušný kontrakt.
- V části Dokumenty zvolte šablonu, kterou chcete otestovat.
- Vyberte výstupní formát DOCX nebo PDF.
- Stáhněte vygenerovaný dokument.
- Zkontrolujte jeho obsah a vzhled.
Případné chyby doporučujeme odstranit ještě před zařazením šablony do běžného provozu.
Úprava existujících šablon
Existující šablonu lze kdykoliv upravit.
Nejčastěji se provádí:
- aktualizace textace dokumentu,
- změna obchodních údajů,
- doplnění nových identifikátorů,
- úprava vzhledu dokumentu.
Postup úpravy šablony
- Otevřete záložku Nastavení → Šablony dokumentů.
- Vyhledejte požadovanou šablonu.
- Otevřete detail šablony.
- Stáhněte aktuální verzi šablony do počítače.
- Proveďte požadované úpravy v souboru DOCX.
- Vraťte se do detailu šablony a klikněte na Upravit.
- Nahrajte aktualizovanou verzi dokumentu.
- V případě potřeby upravte:
- název šablony,
- název souboru,
- popis šablony.
- Změny uložte.
Po nahrání nové verze se změny projeví při dalším generování dokumentů.
Již vytvořené dokumenty zůstávají beze změny.
Šablony z nabídky SMA
Součástí systému jsou také předpřipravené šablony dostupné prostřednictvím tlačítka:
Stáhnout šablony z nabídky SMA
Tyto šablony:
- obsahují připravené identifikátory,
- lze ihned používat,
- slouží jako vzor pro vlastní úpravy.
Pokud potřebujete šablonu upravit, doporučujeme:
- stáhnout její kopii,
- provést požadované změny,
- nahrát ji do systému jako vlastní šablonu.
Původní šablona SMA zůstává zachována beze změny.
Využití šablon u spolupracovníků
Šablony lze využívat přímo v evidenci spolupracovníků.
Postup:
- Otevřete vybraného spolupracovníka.
- Přejděte do části Kontrakty.
- Otevřete konkrétní kontrakt.
- Vyberte Dokumenty.
- Zvolte požadovanou šablonu.
Vygenerovaný dokument lze:
- stáhnout do počítače,
- uložit do dokumentace spolupracovníka.
Doporučené postupy
✅ Po vytvoření nové šablony vždy proveďte testovací generování dokumentu.
✅ Používejte identifikátory z nápovědy bez jejich úprav.
✅ Při rozsáhlejších změnách vytvářejte novou verzi šablony.
✅ Pravidelně kontrolujte aktuálnost používaných vzorů dokumentů.
✅ Před nasazením nové šablony ověřte její obsah z obchodního i právního hlediska.
✅ Pokud dochází k problémům s formátováním, vytvořte novou čistou šablonu a původní text vložte bez formátování.
✅ V případě potřeby vlastních smluvních vzorů doporučujeme vytvořit firemní kopii některé z předpřipravených šablon SMA.