Aktivity a plánované aktivity
Sekce Aktivity a Plánované aktivity slouží pro evidenci komunikace se subjekty a řízení dalších kroků práce.
Tyto dvě části společně tvoří základ každodenní práce v CRM:
- aktivity zaznamenávají, co se již stalo
- plánované aktivity určují, co se má stát
Rozdíl mezi aktivitami a plánovanými aktivitami
Rozlišení je jednoduché:
- Aktivity
zaznamenávají již proběhlou komunikaci nebo činnost - Plánované aktivity
slouží pro plánování budoucích kroků
Příklad:
- telefonát, který jste uskutečnili → aktivita
- schůzka naplánovaná na příští týden → plánovaná aktivita
Kde se s aktivitami pracuje
Aktivity a plánované aktivity lze zobrazit:
- v detailu subjektu (nejčastější způsob práce)
- v samostatných globálních záložkách (přehled napříč systémem)
Doporučený způsob je pracovat s aktivitami vždy v detailu konkrétního subjektu.
Aktivity (historie komunikace)
Sekce Aktivity obsahuje kompletní historii komunikace se subjektem nebo osobou.
Zaznamenávají se zde například:
- e-maily
- telefonáty
- schůzky
- poznámky
- změny stavu (krok interakce)
Jednotlivé záznamy jsou řazeny chronologicky, což umožňuje sledovat vývoj vztahu se zákazníkem.
Vytvoření aktivity
Novou aktivitu vytváříte přímo v detailu subjektu.
Při vytvoření vyplňujete:
- typ aktivity (např. telefonát, schůzka, e-mail)
- datum a čas
- popis nebo poznámku
- případně další doplňující informace
Aktivita se automaticky uloží k:
- subjektu
- a případně i ke konkrétní osobě
Typy aktivit
Systém umožňuje evidovat různé typy aktivit, například:
- telefonát
- schůzka
- online call
- e-mail (odeslaný nebo přijatý)
- úkol
- prezentace
- dokument
- jiná činnost
Typy aktivit lze upravovat v nastavení kolekce.
Význam aktivit
Pravidelné zapisování aktivit je zásadní pro:
- uchování historie komunikace
- sdílení informací v týmu
- návaznost práce (kdo co řešil)
- přehled o zákazníkovi
CRM tak funguje jako společná paměť firmy.
Plánované aktivity (řízení práce)
Záložka Plánované aktivity slouží pro evidenci budoucích kroků.
Obsahuje:
- seznam naplánovaných úkolů
- termín splnění
- odpovědnou osobu
- prioritu
Vytvoření plánované aktivity
Plánovanou aktivitu můžete vytvořit:
- v detailu subjektu
- nebo hromadně nad více subjekty
Při vytvoření nastavujete:
- typ aktivity
- termín
- prioritu
- popis úkolu
- odpovědného uživatele
Práce s plánovanými aktivitami
Plánovanou aktivitu lze:
- upravit
- označit jako dokončenou
- doplnit komentář
- převést na aktivitu po dokončení
Po dokončení se aktivita přesune do historie (Aktivity).
Hromadné plánování aktivit
Systém umožňuje vytvořit plánovanou aktivitu pro více subjektů najednou.
To je vhodné například pro:
- oslovení více klientů
- plánování follow-upů
- organizaci kampaní
Výsledkem je vytvoření samostatné plánované aktivity pro každý vybraný subjekt.
Priorita aktivit
U plánovaných aktivit lze nastavit prioritu.
Priorita slouží k:
- určení důležitosti úkolu
- organizaci práce
- lepšímu plánování času
Vazba na subjekt a osobu
Každá aktivita i plánovaná aktivita je vždy navázána na:
- subjekt
- případně konkrétní osobu
Díky tomu je možné:
- sledovat komunikaci na úrovni firmy
- i na úrovni konkrétního kontaktu
Vazba na kroky interakce
Aktivity souvisí s kroky interakce:
- při změně kroku vzniká aktivita
- aktivity pomáhají rozhodnout o posunu subjektu
Tím vzniká přehledný obchodní proces.
Nejčastější chyby
- nezapisování aktivit
- zapisování aktivit se zpožděním
- chybějící plánované aktivity
- neuzavírání dokončených aktivit
- nesprávně nastavený termín nebo odpovědný uživatel
Doporučení
- zapisujte každou důležitou komunikaci
- plánujte další krok hned po každé aktivitě
- pracujte s prioritami
- pravidelně kontrolujte plánované aktivity
- udržujte systém aktuální
Shrnutí
Aktivity a plánované aktivity tvoří základ práce v CRM:
- aktivity = historie komunikace
- plánované aktivity = řízení budoucí práce
Společně umožňují:
- přehled o zákazníkovi
- řízení obchodního procesu
- efektivní spolupráci v týmu