Detail dokumentu
Detail dokumentu představuje hlavní pracovní prostor pro správu konkrétního vnitřního předpisu.
Po otevření dokumentu ze seznamu se zobrazí jeho detail, kde redaktor provádí všechny klíčové operace:
- správa obsahu dokumentu
- nahrávání souborů
- nastavení dostupnosti
- řízení schvalování
- zveřejnění dokumentu
- distribuce uživatelům
- sledování historie a seznámení
👉 Veškerá práce s dokumentem probíhá právě v této části systému.
Praktické použití / postup
Otevření detailu dokumentu
- Otevřete záložku Dokumenty
- V přehledu klikněte na název dokumentu
👉 Výsledek: otevře se Detail dokumentu
Orientace v detailu
Po otevření dokumentu:
- zobrazí se základní informace o dokumentu
- vidíte aktuální stav dokumentu (např. Připravovaný / Zveřejněný)
- máte k dispozici akce pro práci s dokumentem
👉 Další práce probíhá prostřednictvím jednotlivých záložek (viz níže)
Hlavní akce v detailu dokumentu
V horní části obrazovky jsou dostupné klíčové akce:
- Vytvořit novou verzi → založení nové verze dokumentu
- Klonovat → vytvoření kopie dokumentu
- Zveřejnit → publikace dokumentu pro uživatele
- Zneplatnit / Archivovat → ukončení platnosti dokumentu
- Uložit → uložení změn (s notifikací)
- Administrátorské uložení → uložení změn bez notifikace
Struktura / prvky obrazovky
Záložky v detailu dokumentu
Detail dokumentu je rozdělen do těchto sekcí:
- Popis → základní údaje a nastavení dokumentu
- Verze → přehled verzí dokumentu
- Zdrojové soubory → pracovní (editovatelné) soubory
- Zveřejněné soubory → finální PDF pro uživatele
- Pozvánky → distribuce dokumentu uživatelům
- Historie → změny dokumentu
- Historie seznámení s VP → přehled potvrzení uživatelů
- Náhled → zobrazení dokumentu
Stavový panel dokumentu
V detailu dokumentu vidíte informace:
- vytvořeno
- schváleno
- publikováno
- aktuální stav
👉 Tento panel slouží jako rychlá kontrola životního cyklu dokumentu
Důležité principy
Detail dokumentu je hlavní pracovní místo
👉 Všechny operace se provádí zde:
- úprava
- schvalování
- zveřejnění
- distribuce
Dokument má vždy aktuální stav
Typické stavy:
- Připravovaný
- Ve schvalování
- Schválený
- Zveřejněný
- Archivovaný
👉 Stav určuje:
- zda je dokument viditelný
- zda s ním lze dále pracovat
Schvalování a zveřejnění jsou oddělené kroky
- schválení = dokument je odsouhlasen
- zveřejnění = dokument je dostupný uživatelům
👉 Je nutné provést oba kroky
Distribuce probíhá z detailu nebo ze záložky Uživatelé
- z detailu → jednotlivé dokumenty
- ze záložky Uživatelé → hromadně
Historie a evidence jsou dostupné přímo v detailu
👉 Lze dohledat:
- změny dokumentu
- kdo dokument potvrdil
Doporučené postupy
- používejte detail jako hlavní pracovní nástroj
- kontrolujte stav dokumentu před zveřejněním
- provádějte úpravy před spuštěním schvalování
- sledujte historii při řešení problémů
- využívejte jednotlivé záložky systematicky
Shrnutí
Detail dokumentu:
- je centrálním místem pro práci s dokumentem
- umožňuje kompletní správu dokumentu
- propojuje všechny funkce (obsah, schvalování, distribuce, historie)
👉 Redaktor zde řídí celý životní cyklus dokumentu od vytvoření až po jeho publikaci a kontrolu.