Nastavení kolekce
Sekce Nastavení slouží pro konfiguraci konkrétní kolekce. Umožňuje přizpůsobit chování systému podle potřeb týmu, projektu nebo typu práce.
Nastavení kolekce je důležité zejména na začátku práce, ale také při průběžné optimalizaci procesů.
Co lze v nastavení kolekce upravovat
V rámci nastavení kolekce lze spravovat:
- kroky interakce
- typy aktivit
- e-mailové schránky
- šablony zpráv
- šablony kampaní
- podpisy e-mailů
- štítky
- zdroje kontaktů
- přístupy uživatelů
Každé nastavení se vztahuje pouze na danou kolekci.
Kroky interakce
Kroky interakce definují proces práce se subjektem.
Představují jednotlivé fáze, například:
- nový kontakt
- první jednání
- nabídka
- spolupráce
- ukončeno
Tyto kroky:
- se zobrazují v detailu subjektu
- tvoří sloupce v Kanban zobrazení
Nastavení kroků
Lze:
- vytvářet nové kroky
- upravovat názvy
- měnit jejich pořadí
- nastavovat jejich funkci
Kroky by měly odpovídat reálnému procesu práce.
Typy aktivit
Typy aktivit určují, jaké druhy činností lze evidovat.
Například:
- telefonát
- schůzka
- úkol
- prezentace
- dokument
Lze:
- upravovat existující typy
- odebírat nepoužívané
Správné nastavení zjednodušuje práci a evidenci.
E-mailové schránky
V této části nastavujete e-mailové adresy, ze kterých lze odesílat komunikaci.
Možnosti:
- připojení schránky
- synchronizace e-mailů
- odesílání e-mailů z CRM
- nastavení schránky pro mailing kampaně
Pokud je zapnutá synchronizace:
- e-maily se automaticky ukládají jako aktivity
- komunikace je evidována u subjektů
Šablony zpráv
Šablony zpráv slouží pro opakovanou komunikaci.
Umožňují:
- vytvářet předpřipravené e-maily
- zrychlit práci
- sjednotit komunikaci
Šablony lze využít:
- v běžné komunikaci
- při zapisování aktivit
Šablony kampaní
Šablony kampaní slouží pro tvorbu mailingů.
Umožňují:
- připravit strukturu e-mailu
- opakovaně používat stejný design
- zrychlit tvorbu kampaní
Podpisy e-mailů
Každý uživatel může mít vlastní podpis e-mailu.
Podpis:
- se automaticky vkládá do odesílaných e-mailů
- zajišťuje jednotnou komunikaci
Štítky
Štítky slouží pro označení subjektů.
Lze je použít pro:
- třídění kontaktů
- filtrování
- hromadné akce
Jeden subjekt může mít více štítků.
Zdroje kontaktů
Zdroje kontaktů určují, odkud byl kontakt získán.
Například:
- web
- doporučení
- kampaň
- osobní kontakt
Tyto informace:
- pomáhají při vyhodnocování
- zlepšují přehled o původu kontaktů
Přístupy uživatelů
V nastavení lze řídit:
- kdo má přístup ke kolekci
- jaká oprávnění má
To umožňuje:
- řídit práci týmu
- omezit přístup k datům
- zajistit bezpečnost
Doporučení
- nastavte kroky interakce podle reálného procesu
- používejte jednotné typy aktivit
- udržujte šablony aktuální
- definujte štítky systematicky
- pravidelně kontrolujte nastavení
Nejčastější chyby
- příliš mnoho kroků interakce
- nejasně definované kroky
- nevyužívané typy aktivit
- chybějící šablony
- nesjednocené štítky
Shrnutí
Nastavení kolekce určuje, jakým způsobem budete CRM používat.
- definuje proces práce
- ovlivňuje přehled dat
- zjednodušuje každodenní práci
Dobře nastavená kolekce výrazně zvyšuje efektivitu práce v CRM systému.