Šablony dokumentů

Šablony dokumentů

Šablony dokumentů v Personální agendě (PA)

Sekce Šablony generovaných dokumentů slouží k přípravě a správě vzorů pracovněprávních dokumentů (např. pracovní smlouvy, dodatky, dohody, potvrzení). Na základě těchto šablon lze následně automaticky generovat dokumenty pro konkrétní zaměstnance a jejich kontrakty.

Šablony mohou obsahovat proměnná pole (identifikátory), která se při generování dokumentu automaticky nahradí údaji ze systému MySmartplace (např. údaje o zaměstnanci, zaměstnavateli, kontraktu).

Možnosti:

• připravit vlastní šablony, nebo
• využít předpřipravené šablony dostupné v nabídce pod tlačítkem Stáhnout šablony z nabídky SMA.

Vytvoření nové šablony dokumentu

Příprava šablony

• Šablonu je nutné vytvořit ve formátu .docx.
• Místa, která mají být automaticky doplňována údaji ze systému, se v šabloně nahrazují identifikátory.

Práce s identifikátory

• Přehled dostupných identifikátorů je k dispozici pod tlačítkem Nápověda.
  Identifikátory vždy zapisujte přesně v uvedeném tvaru, včetně složených závorek.

Příklad:
Pro automatické doplnění jména zaměstnance použijte:

• {Employee.Name}
• {Employee.Surname} 

Postup:

• v nápovědě vyhledejte potřebný identifikátor,
• zkopírujte jej celý (včetně závorek),
• vložte jej do šablony na místo, kde se má údaj zobrazit,
• zkontrolujte, že formát písma odpovídá okolnímu textu,
• po doplnění všech identifikátorů šablonu uložte.

Nahrání šablony do systému

• Otevřete modul Personální agenda.
• Přejděte na záložku Nastavení → Šablony dokumentů.
• Použijte tlačítko Nová šablona.
• Vyplňte:
  • Název šablony,
  • Název souboru (musí přesně odpovídat názvu nahrávaného .docx souboru),
  • Popis použití šablony.
• Nahrajte připravený soubor pomocí tlačítka Zvolit soubor nebo přetažením myší.
• Potvrďte tlačítkem Vytvořit. 

Testování šablony

Po vytvoření šablony doporučujeme provést test generování dokumentu:

• Přejděte do záložky Zaměstnanci.
• Vyberte konkrétního zaměstnance.
• Otevřete Kontrakty a vyberte příslušný kontrakt.
• V sekci Dokumenty zvolte šablonu, kterou chcete otestovat.
• Zvolte výstupní formát .docx nebo .pdf.
• Použijte tlačítko Stáhnout do počítače.
• Zkontrolujte vygenerovaný dokument.

Pokud je nutná úprava, šablonu upravte a znovu ji nahrajte jako aktualizovanou verzi.

Úprava existující šablony:

• V modulu Personální agenda → Nastavení → Šablony dokumentů vyhledejte existující šablonu.
• Otevřete detail šablony.
• Šablonu stáhněte.
• Proveďte úpravy:
  • nahrazení souboru novou verzí,
  • úpravu názvu nebo popisu.
• Změny uložte.
• Pro nahrání aktualizované šablony použijte tlačítko Upravit.
• Nahrajte připravený soubor pomocí tlačítka Zvolit soubor nebo přetažením myší.
• Potvrďte tlačítkem Uložit.
• Doporučujeme provést Testování šablony

Pozn.: Po aktualizaci se nová verze šablony použije pouze při dalším generování dokumentů.

Použití šablon z nabídky SMA:

MySmartplace umožňuje využívat předpřipravené šablony SMA, které jsou určeny jako vzorové pracovněprávní dokumenty.

Postup práce se šablonami SMA:

• V modulu Personální agenda → Nastavení → Šablony dokumentů použijte tlačítko Stáhnout šablony z nabídky SMA
• Vyberte požadovanou šablonu a použijte tlačítko Stáhnout.
• Stažené šablony SMA mají u sebe zámek a:
  • nelze je přímo upravovat,
  • lze je ihned používat pro generování dokumentů, pokud není nutná žádná úprava jejich obsahu.
  • lze je smazat tlačítkem Smazat, pokud nejsou potřeba

Úprava šablony z SMA

Pokud potřebujete provést vlastní úpravy (např. změnu textace, doplnění firemních formulací apod.):

• Stáhněte vybranou šablonu pomocí tlačítka Stáhnout.
• Proveďte požadované úpravy v souboru .docx.
• Upravený soubor vložte do systému jako novou šablonu dle postupu uvedeného v kapitole Vytvoření nové šablony dokumentu.

Výhodou šablon z nabídky SMA je, že již obsahují předvyplněné identifikátory. Při úpravách se tak klient soustředí pouze na vlastní textové změny, nikoliv na technickou strukturu šablony.

Pozn.: Původní šablona SMA zůstává v systému zachována beze změny a klient pracuje se svou vlastní kopií.

Při práci se šablonami doporučujeme:

• Pro každou vytvořenou šablonu pečlivě zkontrolovat vygenerovaný dokument (Formát MS Word je velmi komplexní a snadno se může stát, že v textu zůstane nějaké "neviditelné formátování", které funkčnost šablony naruší)
• Šablony vytvářet jako nové čisté dokumenty, s čistým formátováním textu, ideálně založeným na stylech.
• V případě problémů příslušné texty úplně vyčistit od formátování, v krajním případě zkopírováním textu přes editor typu "Poznámkový blok".

 
Pokud byste měli zájem o vytvoření šablon Vám přímo na míru od našeho týmu MSPL v režimu extras, neváhejte nás kontaktovat zde!