Základní principy modulu

Jak systém pracuje s majetkem

Základní jednotkou v modulu je:

👉 položka majetku

Každá položka má:

vlastní kartu (detail),
evidované parametry (název, množství, cena apod.),
přiřazené umístění a odpovědnost,
historii změn,
připojené dokumenty a přílohy.

📌 Každý majetek je tedy evidován jako samostatný záznam nebo jako množstevní položka.

Dokumenty a přílohy

Každá položka majetku může obsahovat:

pořizovací doklady (např. faktury),
manuály a technickou dokumentaci,
předávací protokoly,
fotografie majetku,
další související dokumenty.

📌 Všechny dokumenty jsou evidovány přímo u položky
👉 není nutné je dohledávat mimo systém

Historie majetku

Každá položka eviduje kompletní historii:

změny údajů,
přesuny majetku,
změny množství,
fyzické kontroly a inventury,
další operace.

👉 Uživatel má tedy vždy přehled o tom:

co se s majetkem dělo
kdy a kdo změnu provedl

Přiřazení majetku (důležité rozlišení)

V systému existují tři důležité pojmy:

✅ Vlastník

firma, která majetek pořídila
je vlastníkem majetku z pohledu evidence

✅ Disponent

firma, která majetek reálně používá
typicky firma, jejíž zaměstnanec má majetek přiřazen

✅ Odpovědná osoba

konkrétní osoba (uživatel, např. zaměstnanec),
která má majetek přidělený

✅ Jednoduchý příklad

Firma A koupí notebook → vlastník
Notebook používá zaměstnanec firmy B →Firma B = disponent
Zaměstnanec = uživatel

👉 díky tomu lze přesně sledovat:

vlastnictví
reálné využití
odpovědnost

Zobrazení majetku uživateli

Každý uživatel:

vidí svůj přiřazený majetek v záložce 👉 Osobní menu → Přiřazené vybavení

Notifikace

Uživatel je informován o přiřazení majetku

Komunikace

K majetku může uživatel:

psát komentáře,
komunikovat se správcem majetku,
řešit problémy (např. závady).

👉 komunikace probíhá přímo u položky majetku

Životní cyklus majetku

Majetek v systému prochází jednotlivými kroky:

vznik (pořízení)
- ruční vložení nebo import
- nebo návaznost na nákup
zařazení do evidence
- přiřazení umístění a vlastníka
běžné používání
- změny, přesuny, úpravy
kontroly a inventury
- fyzické ověření stavu
vyřazení nebo úprava množství
- snížení množství nebo ukončení položky

📌 Systém tak eviduje celý životní cyklus majetku.

Typy operací s majetkem

V systému existují dva základní režimy práce s majetkem:

✅ Administrátorské operace

provedou se okamžitě
nepodléhají schvalování

📌 používají se:

pro rychlé úpravy
při správě dat administrátorem

✅ Standardní operace (schvalované)

podléhají schvalovacímu procesu
změna se provede až po schválení

📌 používají se:

u důležitých změn (např. změna množství, přesuny)

👉 konkrétní nastavení závisí na interních pravidlech firmy.

Evidence vs. účetnictví

Modul Evidence majetku slouží pro:

👉 operativní evidenci (reálné používání)

Neřeší účetní evidenci.

Vazba na nákup

Majetek může vzniknout:

ručně (zadáním do systému)
nebo automaticky na základě:
- faktur
- hotovostních dokladů
- žádostí o nákup

📌 systém může upozornit: 👉 že je potřeba nový majetek zaevidovat

Sdílení a dostupnost dat

majetek může být sdílen napříč odděleními
více uživatelů může mít k majetku přístup (role a oprávnění pro modul Evidence majetku)
zobrazení závisí na oprávnění

📌 ne každý uživatel vidí vše

Důležité principy

každá položka má vlastní historii
majetek je vždy přiřazen ke konkrétnímu místu
existuje rozdíl: vlastník × disponent × uživatel
změny mohou podléhat schválení
dokumentace je vždy u položky
komunikace probíhá v systému

Shrnutí

Modul Evidence majetku funguje na jednoduchém principu:

eviduje majetek i jeho dokumentaci,
sleduje historii a změny,
rozlišuje vlastnictví a používání,
umožňuje komunikaci nad majetkem,
umožňuje kontrolu i správu v rámci celé organizace i organizacemi.