Schvalování dokumentu

Funkce Schvalování dokumentu slouží ke kontrole obsahu vnitřního předpisu před jeho zveřejněním.

Umožňuje:

zapojit odpovědné osoby do kontroly dokumentu
zajistit správnost a kvalitu obsahu
evidovat průběh schvalovacího procesu

👉 Schvalování je volitelný krok, který může být nastaven globálně pro celý modul.

Praktické použití / postup

Zapnutí schvalování

Schvalování je aktivní pouze pokud je v Nastavení modulu zapnuto: 👉 „Dokumenty musí být schválené“

Spuštění schvalování

Otevřete dokument
Proveďte potřebné úpravy
Klikněte na Uložit
Otevřete: Panel schvalování
Vyberte a přidejte schvalovatele
Klikněte: Zahájit schvalovací proces

👉 Výsledek: dokument přechází do stavu: Ve schvalování

Průběh schvalování

schvalovatel obdrží notifikaci
otevře dokument
provede kontrolu
dokument schválí

👉 Výsledek: dokument získá stav: Schválený

Po schválení

👉 DŮLEŽITÉ: dokument je schválený, ale není ještě zveřejněný
👉 Další krok: je nutné kliknout na Zveřejnit a případně zvolit uživatele pro distribuci

Struktura / prvky obrazovky

Panel schvalování obsahuje:

seznam schvalovatelů
stav schvalování
čas schválení
historii změn

Stav dokumentu v průběhu:

Připravovaný
Ve schvalování
Schválený

Důležité principy

Schvalování ≠ zveřejnění
- po schválení: dokument není automaticky viditelný
- je nutné: provést zveřejnění
Schvalování je globální nastavení
- platí pro všechny dokumenty
- zapíná se v nastavení modulu
Změna dokumentu ruší schvalování
👉 pokud během schvalování dokument upravíte:
- schvalování se automaticky zruší
- je nutné ho spustit znovu
Schvalování pracuje vždy s aktuální verzí
- schvaluje se konkrétní stav dokumentu
- každá změna = nová kontrola
Historie schvalování je evidovaná
- lze dohledat:
  - kdo schválil
  - kdy schválil

Doporučené postupy

spouštějte schvalování až u finální verze dokumentu
neprovádějte změny během schvalování
vybírejte vhodné schvalovatele
kontrolujte stav schvalování před zveřejněním
využívejte historii při řešení problémů

Shrnutí

Funkce Schvalování dokumentu:

slouží ke kontrole dokumentu před zveřejněním
zajišťuje kvalitu a správnost obsahu
je oddělená od publikace dokumentu

👉 Klíčové pravidlo: schválený dokument je nutné ještě zveřejnit, aby byl dostupný uživatelům