Zveřejnění dokumentu
Funkce Zveřejnění dokumentu slouží k publikaci dokumentu a jeho zpřístupnění uživatelům.
👉 Zveřejnění je klíčový krok, kdy se dokument stává dostupným:
- buď všem uživatelům
- nebo pouze vybraným (dle nastavení zabezpečení)
👉 Bez zveřejnění:
- dokument není viditelný uživatelům
- nelze ho efektivně distribuovat
Praktické použití / postup
Zveřejnění dokumentu
- Otevřete dokument
- Ověřte, že:
- je nahrané PDF v záložce Zveřejněné soubory
- dokument je připravený (obsah, nastavení)
- Pokud je zapnuto schvalování: nejprve dokončete schvalovací proces
- Klikněte na tlačítko: Zveřejnit
👉 Výsledek:
- dokument získá stav: Zveřejněný
- dokument je připraven k distribuci uživatelům
- zobrazí se dle nastavení:
- veřejně
- nebo pouze pozvaným
Co se stane po zveřejnění
Po zveřejnění:
- Veřejný dokument
- automaticky se zobrazí všem uživatelům
- uživatel ho najde v: 👉 Osobní menu → Vnitřní předpisy
- Dokument „Pouze pro pozvané“
- je připraven k distribuci
- je nutné: 👉 odeslat pozvánky
- bez pozvánek: dokument uživatel neuvidí
Struktura / prvky obrazovky
Tlačítko Zveřejnit
- umístění: horní část detailu dokumentu
- slouží k publikaci dokumentu
Stav dokumentu
Po zveřejnění:
- stav = Zveřejněný
- zobrazí se v přehledu dokumentů
Důležité principy
- Zveřejnění ≠ schválení
- Schválení: potvrzuje správnost dokumentu
- Zveřejnění: zpřístupňuje dokument uživatelům
- Oba kroky jsou samostatné
- Bez zveřejnění dokument není viditelný
- ani když je schválený
- ani když má nahrané soubory
- Zveřejnění vyžaduje PDF
- dokument musí mít: nahraný zveřejněný soubor (PDF)
- Zveřejnění je nutný krok před distribucí
- pozvánky mají smysl pouze u zveřejněného dokumentu
- Dostupnost určuje zabezpečení
| Nastavení |
Chování po zveřejnění |
| Veřejný |
dostupný všem |
| Pouze pro pozvané |
dostupný jen po pozvánkách |
Doporučené postupy
- vždy před zveřejněním zkontrolujte dokument v záložce Náhled
- ověřte, že je nahrané správné PDF
- dokončete schvalování před zveřejněním
- po zveřejnění zkontrolujte dostupnost dokumentu
- u „Pozvaných“ nezapomeňte na rozeslání
Shrnutí
Funkce Zveřejnění dokumentu:
- zpřístupňuje dokument uživatelům
- je nutným krokem po schválení
- určuje, zda dokument bude viditelný
👉 Klíčové pravidlo: bez zveřejnění dokument neexistuje z pohledu uživatele