Duplicitní subjekty
Záložka Duplicitní subjekty slouží k identifikaci a sloučení záznamů, které v systému představují stejnou firmu nebo subjekt.
Tato funkce pomáhá udržovat databázi:
- přehlednou
- bez duplicit
- s jednotnými daty
Princip duplicit
Duplicitní subjekt vzniká v situaci, kdy je stejná firma v systému evidována vícekrát.
K tomu může dojít například:
- při importu dat
- při ručním založení bez kontroly
- při práci více uživatelů
Duplicitní záznamy mohou způsobovat:
- nepřehlednost
- chyby v komunikaci
- nesprávné výsledky při filtrech nebo kampaních
Vyhledání duplicit
Systém automaticky vyhledává potenciální duplicity na základě:
- IČ
- DIČ
- názvu subjektu
Tyto záznamy se zobrazují v záložce Duplicitní subjekty jako dvojice k porovnání.
Porovnání subjektů
Po otevření duplicitního záznamu se zobrazí dva subjekty vedle sebe.
U každého subjektu lze zobrazit:
- název
- IČ a DIČ
- adresu
- kontaktní údaje
- poznámky
- kolekce, ve kterých se subjekt nachází
- aktivity a historii
Tento přehled slouží k rozhodnutí:
- který subjekt je správný
- který je duplicitní
Úprava před sloučením
Před sloučením lze oba subjekty upravit.
To je důležité pro:
- doplnění chybějících údajů
- sjednocení dat
- opravu nesrovnalostí
Doporučuje se:
- přenést důležité informace do subjektu, který zůstane
- zkontrolovat všechny klíčové údaje
Sloučení subjektů
Sloučení provedete výběrem:
- sloučit do subjektu 1
- sloučit do subjektu 2
Vybraná možnost určuje, který subjekt zůstane zachován.
Co se stane po sloučení
Systém:
- převede aktivity
- převede vazby na kolekce
- převede štítky a historii
- odstraní duplicitní subjekt
Důležité upozornění
Sloučení je nevratná operace.
Po provedení sloučení:
- nelze změnu běžně vrátit zpět
Proto je nutné před potvrzením:
- zkontrolovat všechna data
- ujistit se o správném výběru
Omezení sloučení
Při sloučení je potřeba počítat s tím, že:
- některá data se nepřenášejí automaticky
- osoby se neslučují automaticky
- je nutné provést případnou kontrolu manuálně
Po sloučení doporučujeme:
- zkontrolovat osoby subjektu
- ověřit správnost údajů
- doplnit chybějící informace
Doporučení
- před založením vždy ověřte, zda subjekt již existuje
- pravidelně kontrolujte duplicity
- sloučení provádějte pečlivě
- před sloučením sjednoťte data
- po sloučení proveďte kontrolu
Nejčastější chyby
- sloučení bez kontroly dat
- výběr nesprávného subjektu jako hlavního
- zapomenutí na kontrolu osob
- ponechání duplicit v systému
Shrnutí
Duplicitní subjekty umožňují:
- udržovat databázi čistou
- sjednotit data o klientech
- odstranit duplicitní záznamy
Správná práce s touto funkcí je důležitá pro:
- kvalitu dat
- správné fungování CRM
- efektivní práci týmu
