Archivace a skartace v modulu Evidence majetku

Archivace a skartace v modulu Evidence majetku

Účel a základní princip

Automatická archivace a skartace v systému MSPL slouží k zajištění souladu se zákonnými skartačními lhůtami a k odlišení živých dokumentů od archivovaných dokumentů, u kterých již běží archivační lhůta.

Klíčovým principem je, že skartační lhůta nezačíná běžet vytvořením dokumentu, ale až okamžikem jeho zařazení do archivace, tj. nastavením:

• stavu Archivovaný
• a vyplněním Začátku archivační lhůty

Toto datum je následně rozhodující pro výpočet data skartace.

Základní pojmy

• Živý dokument
  • Dokument používaný provoznímu používání
  • Stav: Aktivní
  • Nemá zahájenou archivační ani skartační lhůtu
  • Není zahrnut do skartačních dávek
• Archivovaný dokument
  • Dokument vyřazený z aktivního používání
  • Stav: Archivovaný
  • Má vyplněné datum Začátku archivační lhůty
  • Je podkladem pro výpočet skartace

⚠️ Digitální archiv může obsahovat jak živé, tak archivované dokumenty – digitální archiv ≠ archivovaný dokument.

Společná logika archivace

Každý dokument v archivu obsahuje následující pole:

• Stav dokumentu: Aktivní / Archivovaný
• Začátek archivační lhůty (datum)
• Zámek data začátku archivace

Pravidla:

1. Při prvním přepnutí do stavu Archivovaný musí být vyplněno datum Začátku archivační lhůty. Tento den:
   • vyjadřuje okamžik, kdy dokument přestává být živý
   • neznamená ještě začátek běhu skartační lhůty
2. Datum může nastavit:
   • systémový robot,
   • nebo uživatel ručně
3. Zámek data:
   • nastavuje pouze uživatel
   • zabraňuje přepsání data robotem, pokud je datum uzamčeno, systém ho již automaticky nemění
4. Skartační lhůta se nikdy nepočítá od data vytvoření dokumentu

Pravidla výpočtu skartační lhůty (zákonný režim)

Zásadní pravidlo

Skartační lhůty dle zákona vždy začínají běžet od 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce archivace dokumentu.
Konkrétní den archivace (např. 30. 6.) tedy nerozehrává běh skartační lhůty – rozhodující je pouze rok. Tzn:

• datum Začátku archivační lhůty určuje rok, nikoliv přesný den zahájení skartace
• běh lhůty se zarovnává na 1. 1. následujícího kalendářního roku

Přesná logika v MSPL

• Systém nastaví Začátek archivační lhůty (den vyřazení z provozu)
• Skartační lhůta začne běžet:
  • 1. ledna. následujícího roku
• Skartační datum se vypočte jako:
  • 1.ledna(rok archivace + 1) + skartační lhůta (v letech)

Příklady – skartační lhůta 5 let

Příklad 1

• Archivace: 30. 6. 2025
• Začátek běhu skartační lhůty: 1. 1. 2026
• Skartační lhůta: 5 let
• Skartační datum: 1. 1. 2031

✅ Dokument může být skartován nejdříve od 1. 1. 2031

Příklad 2

• Archivace: 31. 12. 2025
• Začátek běhu skartační lhůty: 1. 1. 2026
• Skartační datum: 1. 1. 2031

➡ Stejný výsledek bez ohledu na konkrétní den v roce

Přehledová tabulka