Povinné seznámení s VP

Funkce Povinné seznámení s vnitřním předpisem (VP) slouží k tomu, aby uživatelé museli potvrdit, že se s dokumentem seznámili.

👉 Pokud je tato funkcionalita zapnutá:

uživatel musí dokument otevřít a potvrdit
bez potvrzení nemůže pokračovat v práci v systému

👉 Funkce se využívá zejména u:

důležitých směrnic
bezpečnostních dokumentů (např. BOZP)
dokumentů s legislativním dopadem

Praktické použití / postup

✅ Nastavení povinného seznámení – veřejný dokument

Otevřete dokument
V záložce Popis nastavte:Zabezpečení = Veřejný
Zapněte: Povinné seznámení s VP

👉 Výsledek: povinnost se vztahuje na všechny uživatele, kteří dokument vidí

✅ Nastavení povinného seznámení – pouze pro pozvané

👉 Nastavuje se při distribuci dokumentu

Varianta A – z detailu dokumentu

Otevřete záložku Pozvánky
Vyberte uživatele
Zaškrtněte: 👉 Povinné seznámení s VP
Klikněte Odeslat pozvánku

Varianta B – ze záložky Uživatelé (hromadně)

Otevřete záložku Uživatelé v hlavním menu modulu
Klikněte u uživatele na Odeslat pozvánky
Vyberte dokumenty
Zaškrtněte: 👉 Povinné seznámení s VP
Klikněte Odeslat pozvánky na vybrané dokumenty

👉 Výsledek: povinnost se vztahuje pouze na vybrané uživatele

Co vidí uživatel

Pokud je u dokumentu nastaveno Povinné seznámení s VP, systém po přihlášení uživatele nejprve zkontroluje, zda byla povinnost splněna. Pokud uživatel dokument ještě nepotvrdil:

zobrazí se obrazovka se souhlasem s dokumentem,
dokument musí otevřít a seznámit se s jeho obsahem,
musí kliknout na tlačítko Souhlasím s dokumentem / Potvrdit seznámení.

Důležité

👉 Dokud uživatel dokument nepotvrdí, nedostane se do platformy MySmartplace a nemůže pracovat v ostatních modulech systému. >Povinné seznámení tedy funguje jako povinný krok, který musí být splněn před pokračováním v běžné práci.

Výsledek

Po potvrzení:

dokument je označen jako splněný,
systém uloží datum potvrzení,
uživatel získá přístup do platformy a může pokračovat v práci.

👉 Výsledek:

dokument je označen jako splněný
uživatel může pokračovat v práci

Rozdíl: s povinným seznámením × bez něj

Varianta	Chování uživatele
Bez povinného seznámení	Dokument může otevřít kdykoliv. Otevření dokumentu je automaticky považováno za seznámení. Uživatel nic nepotvrzuje a není nijak omezen v práci v platformě.
Povinné seznámení	Uživatel musí dokument potvrdit. Dokud tak neučiní, nemůže pokračovat do dalších částí platformy MySmartplace a pracovat v systému.