Povinné seznámení s VP
Funkce Povinné seznámení s vnitřním předpisem (VP) slouží k tomu, aby uživatelé museli potvrdit, že se s dokumentem seznámili.
👉 Pokud je tato funkcionalita zapnutá:
- uživatel musí dokument otevřít a potvrdit
- bez potvrzení nemůže pokračovat v práci v systému
👉 Funkce se využívá zejména u:
- důležitých směrnic
- bezpečnostních dokumentů (např. BOZP)
- dokumentů s legislativním dopadem
Praktické použití / postup
✅ Nastavení povinného seznámení – veřejný dokument
- Otevřete dokument
- V záložce Popis nastavte:Zabezpečení = Veřejný
- Zapněte: Povinné seznámení s VP
👉 Výsledek: povinnost se vztahuje na všechny uživatele, kteří dokument vidí
✅ Nastavení povinného seznámení – pouze pro pozvané
👉 Nastavuje se při distribuci dokumentu
Varianta A – z detailu dokumentu
- Otevřete záložku Pozvánky
- Vyberte uživatele
- Zaškrtněte: 👉 Povinné seznámení s VP
- Klikněte Odeslat pozvánku
Varianta B – ze záložky Uživatelé (hromadně)
- Otevřete záložku Uživatelé v hlavním menu modulu
- Klikněte u uživatele na Odeslat pozvánky
- Vyberte dokumenty
- Zaškrtněte: 👉 Povinné seznámení s VP
- Klikněte Odeslat pozvánky na vybrané dokumenty
👉 Výsledek: povinnost se vztahuje pouze na vybrané uživatele
Co vidí uživatel
Po přihlášení do systému:
- uživateli se zobrazí seznam dokumentů, které musí potvrdit
- dokumenty najde v: Osobní menu → Vnitřní předpisy
Postup uživatele
- Otevře dokument (proklikem)
- Klikne na Potvrdit / Seznámit se
👉 Výsledek:
- dokument je označen jako splněný
- uživatel může pokračovat v práci
Rozdíl: s povinným seznámením × bez něj
| Varianta | Chování uživatele |
|---|---|
| Bez povinného seznámení | dokument může otevřít, nic se nepotvrzuje |
| Povinné seznámení | musí potvrdit, jinak nemůže pokračovat v práci v platformě MySmartplace |
Kontrola splnění
- Otevřete dokument
- Přejděte na: 👉 Historie seznámení s VP
👉 Zobrazí se:
- kdo dokument potvrdil
- datum potvrzení
Struktura / prvky obrazovky
- checkbox Povinné seznámení s VP
- seznam dokumentů
- seznam uživatelů
- tlačítko Odeslat pozvánky
- potvrzovací tlačítko u uživatele
Důležité principy
- povinné seznámení blokuje práci uživatele
- lze nastavit: globálně (veřejný dokument)
- selektivně (pozvánky)
- eviduje se datum potvrzení
- vztahuje se i na aktualizované dokumenty
Doporučené postupy
- používejte pouze u důležitých dokumentů
- nepoužívejte plošně (zatěžuje uživatele)
- kombinujte s jasným Shrnutím změn
- pravidelně kontrolujte splnění
- používejte při změnách klíčových předpisů
Shrnutí
Funkce Povinné seznámení:
- zajišťuje, že se uživatelé s dokumentem skutečně seznámí
- umožňuje kontrolu splnění
- lze ji nastavit: pro všechny uživatele
- nebo jen pro vybrané
👉 Jedná se o klíčový nástroj pro řízení povinností a kontrolu dodržování pravidel ve firmě.
Ovládání této funkcionality:
·Správce modulu VP může nastavit tuto funkcionalitu jako povinnou v záložce Nastavení modulu VP.
