Verze
Sekce Verze slouží k evidenci jednotlivých verzí dokumentu (vnitřního předpisu).
Umožňuje:
- sledovat vývoj dokumentu v čase
- přehledně zobrazit jednotlivé verze
- vrátit se ke konkrétní verzi
👉 Každá změna dokumentu může být evidována jako nová verze.
Praktické použití / postup
Zobrazení verzí dokumentu
- Otevřete dokument
- Přejděte do záložky Verze
👉 Výsledek: zobrazí se seznam všech verzí dokumentu
Práce s verzemi
V seznamu verzí můžete:
- zobrazit konkrétní verzi
- přejít na detail vybrané verze
Každá verze obsahuje:
- datum vytvoření
- stav dokumentu
- autora změny
Vytvoření nové verze dokumentu
- Otevřete dokument
- Klikněte na: Vytvořit novou verzi (v horní části detailu)
- Proveďte změny:
- upravte obsah dokumentu
- nahrajte nové soubory (PDF / zdrojový soubor)
- Uložte dokument
👉 Výsledek:
- vytvoří se nová verze dokumentu
- původní verze zůstává zachována
Struktura / prvky obrazovky
- seznam verzí dokumentu
- informace o verzích:
- datum vytvoření
- stav
- uživatel (autor změny)
- možnost otevření konkrétní verze
Důležité principy
- Každá verze je samostatně evidovaná
změny neovlivňují historii
- Zveřejněná je vždy pouze jedna verze
ostatní verze slouží jako historie
- Nová verze = nový proces
👉 při vytvoření nové verze je nutné znovu:
- případně schválit
- zveřejnit
- distribuovat
- Historie verzí je zachována
- nelze ji běžně odstranit
- slouží jako auditní stopa
Doporučené postupy
- při větších změnách vytvářejte novou verzi
- evidujte změny pomocí Shrnutí změn
- nepracujte dlouhodobě s přepisováním jedné verze
- používejte verze pro dohledání historie
Shrnutí
Sekce Verze:
- slouží ke sledování vývoje dokumentu
- umožňuje pracovat s historickými verzemi
- podporuje kontrolu změn
👉 Každá zásadní změna dokumentu by měla být prováděna formou nové verze.