Popis

Popis

Popis v Detailu dokumentu slouží k nastavení základních údajů a chování vnitřního předpisu.

Na této záložce redaktor:

• nastavuje identitu dokumentu (název, popis)
• určuje, kdo dokument uvidí
• zařazuje dokument do struktury (firma, složky)
• eviduje změny dokumentu

👉 Záložka Popis je klíčová pro správné nastavení dostupnosti a práce s dokumentem.

Praktické použití / postup

Úprava základních údajů dokumentu

• Otevřete dokument
• Přejděte do Popis
• Upravte požadovaná pole:
  
  • Název
  • Popis
• Klikněte:
  
  • Uložit
    nebo
  • Administrátorské uložení 

👉 Výsledek:

• změny se uloží
• při klasickém uložení odchází notifikace 

Nastavení dostupnosti dokumentu (zabezpečení)

• Pole: 👉 Zabezpečení
• Vyberte jednu z možností:
  
  • Veřejný
  • Pouze pro pozvané 

👉 Výsledek:

• Veřejný = dokument uvidí všichni uživatelé
• Pouze pro pozvané = dokument uvidí jen vybraní uživatelé 

Důležité: při volbě Pouze pro pozvané je nutné následně použít záložku Pozvánky

Nastavení firmy a složky

Vyberte:

• Firmu
• Složku

👉 Dokument se zařadí do struktury systému

Shrnutí změn (velmi důležité)

• Vyplňte pole: 👉 Shrnutí změn

👉 Slouží k:

• informování uživatelů o změnách
• lepší orientaci v historii
   

Uložení změn

Po provedení změn:

• klikněte Uložit → uživatelé jsou informováni
  NEBO
• klikněte Administrátorské uložení → bez notifikace 

👉 Výsledek:

• dokument se aktualizuje
• změny se zapíší do historie 

Struktura / prvky obrazovky

Záložka obsahuje následující prvky:

• Základní údaje - Název, Popis
• Zabezpečení - výběr:
  • Veřejný
  • Pouze pro pozvané 
• Organizační zařazení - Firma, Složka
• Další pole - Platnost dokumentu (pokud je využíváno), Shrnutí změn
• Tlačítka - Uložit , Administrátorské uložení 

Důležité principy 

• Zabezpečení určuje dostupnost dokumentu - rozhoduje, kdo dokument uvidí
• Veřejný × pouze pro pozvané
  
  • Veřejný: automaticky dostupný
  • Pouze pro pozvané: nutné poslat pozvánky
• Shrnutí změn je klíčové
  • zobrazí se uživatelům
  • pomáhá orientaci
• Uložení může vyvolat notifikaci
  • Uložit - odesílá notifikaci
  • Administrátorské - bez notifikace
• Změna dokumentu může ovlivnit schvalování
  • pokud upravíte dokument: může být nutné schvalování spustit znovu

Doporučené postupy

• nastavte zabezpečení hned při vytváření dokumentu
• vždy vyplňujte Shrnutí změn
• používejte Administrátorské uložení pouze u drobných úprav
• kontrolujte správné zařazení do složek
• používejte jasné názvy dokumentů

Shrnutí

Sekce Popis:

• slouží k nastavení základních údajů dokumentu
• určuje jeho dostupnost (veřejný / pozvaní)
• eviduje změny

👉 Správné nastavení této záložky je klíčové pro to, kdo dokument uvidí a jak s ním bude pracováno.