Nový úkol
Funkce Nový úkol slouží k vytvoření nového pracovního úkolu pro sebe nebo jiného uživatele.
Úkol lze vytvořit:
- ručně v modulu Správa úkolů,
- ze šablony,
- případně z jiných modulů (CRM, Zakázkový systém – viz samostatná kapitola).
Při vytvoření úkolu definujete:
- komu je úkol určen,
- co má být vykonáno,
- kdy má práce začít a být dokončena,
- v jakém stavu úkol vznikne,
- případně vazbu na zakázku (pro evidenci práce a nákladů).
Praktické použití / postup
Vytvoření nového úkolu
- Otevřete Správa úkolů → Zadané úkoly
- Klikněte na tlačítko Nový úkol
- Vyplňte základní údaje:
- název úkolu,
- popis úkolu
- pracovníka,
- termíny (plánovaný začátek, deadline),
- případně časový limit
- Zvolte stav úkolu při vytvoření:
- Plánovaný (výchozí)
- nebo Zadaný
- (Volitelně) nastavte:
- opakování úkolu,
- vazbu na zakázku,
- povinné schválení zadavatelem
- Klikněte na Uložit
👉 Úkol se vytvoří ve stavu:
- Plánovaný/Zadaný (podle vaší volby v detailu úkolu, primárně je přednastaveno Plánovaný),
Zadání úkolu sobě
Pokud zadáváte úkol sami sobě:
- úkol se může rovnou zobrazit mezi aktivními úkoly,
- fáze „Plánovaný“ se často přeskočí.
Vytvoření opakovaného úkolu
- Zaškrtněte Opakování úkolu
- Nastavte:
- frekvenci (např. týdně, měsíčně),
- datum ukončení (volitelné),
- počet dní dopředu pro generování
- Uložte
👉 Systém bude automaticky vytvářet nové úkoly podle nastavení.
Struktura / prvky obrazovky
Formulář pro vytvoření úkolu obsahuje tyto hlavní části:
Základní údaje
- Název úkolu
- Pracovník (komu je úkol přiřazen)
- Zadavatel (automaticky dle přihlášeného uživatele)
Termíny a čas
- Plánovaný začátek
- Deadline
- Časový limit
👉 Tyto údaje určují plán práce a následné vyhodnocení.
Vazba na zakázku (volitelné)
výběr:
- projektu,
- zakázky,
- sazby
👉 Pokud je úkol navázán na zakázku:
- vykázaný čas se promítá do zakázky,
- systém počítá náklady podle nastavené sazby.
Opakování úkolu
- zapnutí opakování
- nastavení frekvence
- generování dopředu (počet dní)
Nastavení schvalování
Povinné uzavření úkolu zadavatelem určuje:
- kdy se úkol považuje za definitivně dokončený,
- kdy se zapíše čas do výkazu práce.
Další parametry
- priorita
- popis / zadání úkolu
Důležité principy
- Úkol bez zakázky ≠ evidence práce
pokud úkol nemá přiřazenou zakázku, limit a sazbu, nepropíše se do výkazu práce,
není zahrnut do nákladů. - Zadání ovlivňuje další práci správně nastavené termíny, pracovník, vazba na zakázku
👉 zásadně ovlivňují průběh a vyhodnocení úkolu. - Opakované úkoly se generují automaticky
systém vytváří nové úkoly na základě nastavení,
zohledňuje: pracovní dny, víkendy a svátky (posun na pracovní den). - Schvalování ovlivňuje vykazování
- pokud je zapnuté:čas se zapíše až po schválení,
- pokud není:čas se zapíše při označení úkolu jako hotový.
- Vliv uživatelských rolí, ne každý uživatel může:
- zadávat úkoly ostatním,
- nastavovat zakázky,
- vytvářet šablony.
- 👉 Rozsah funkcí se řídí rolí (Zadavatel, Správce apod.).
Doporučené postupy
- vždy zadávejte jasný a konkrétní název úkolu,
- doplňte stručný popis, aby bylo zadání jednoznačné,
- nastavujte realistické termíny,
- používejte časový limit pro vyhodnocení efektivity,
- pokud sledujete výkony:vždy vyplňte zakázku a sazbu,
- opakované činnosti řešte pomocí: opakování, nebo ideálně šablon,
- zapínejte schvalování u úkolů: kde je důležitá kontrola kvality.
Shrnutí
Funkce Nový úkol:
- slouží k vytvoření a zadání úkolu pracovníkům,
- umožňuje definovat termíny, odpovědnost i vazbu na zakázky,
- podporuje opakované úkoly a schvalování,
- je základním vstupem pro řízení práce v systému.