Nový úkol

Nový úkol

Funkce Nový úkol slouží k vytvoření nového pracovního úkolu pro sebe nebo jiného uživatele.
Pomocí jednoho formuláře lze zadat jednorázový i opakovaný úkol, nastavit termíny plnění, určit odpovědného pracovníka a případně propojit úkol se zakázkou pro evidenci výkonů a nákladů.

Úkol může vzniknout:

• ručně v modulu Správa úkolů,
• ze šablony úkolu,
• z jiných částí systémů ( např. modulu CRM, Zakázkový systém – viz samostatná kapitola).

Při vytvoření úkolu určujete:

• kdo bude úkol řešit,
• co má být vykonáno,
• kdy má práce začít,
• kdy má být úkol dokončen,
• jaká je jeho priorita,
• zda bude navázán na zakázku,
• zda bude po dokončení vyžadováno schválení zadavatelem.

Vytvoření nového úkolu

• Otevřete Správa úkolů → Zadané úkoly
• Klikněte na tlačítko Nový úkol
• Vyplňte základní údaje o úkolu
• Vyberte pracovníka, kterému úkol přidělujete.
• Nastavte termíny a případně časový limit.
• Zvolte stav úkolu při vytvoření: Plánovaný (výchozí) nebo Zadaný
• Podle potřeby nastavte opakování, vazbu na zakázku nebo schvalování.(Volitelně) nastavte:
• Klikněte na Uložit

👉 Úkol se následně vytvoří ve zvoleném stavu a zobrazí se v přehledu úkolů.

Formulář nového úkolu

Základní údaje

Povinnou součástí zadání jsou základní informace o úkolu:

• Název úkolu – stručné a výstižné označení úkolu,
• Popis úkolu – podrobnější zadání a požadovaný výstup,
• Pracovník – osoba odpovědná za splnění úkolu,
• Zadavatel – uživatel, který úkol vytváří.

Termíny a čas

Pro plánování práce slouží:

• Plánovaný začátek – datum a čas zahájení práce,
• Deadline – termín dokončení úkolu,
• Časový limit – předpokládaná pracnost úkolu v minutách.

Tyto údaje slouží k plánování práce a následnému vyhodnocení plnění úkolu.

Priorita

Priorita pomáhá určit důležitost úkolu a usnadňuje organizaci práce při větším množství úkolů.

Stav při vytvoření

Nově založený úkol lze vytvořit například ve stavu:

• Plánovaný – úkol je připraven k budoucímu zadání - úkolovaný pracovník jej zatím nevidí
• Zadaný – úkol je připraven k okamžitému zpracování a zobrazí se úkolovanému pracovníkovi. 

Ve většině případů se doporučuje vytvářet úkoly nejprve ve stavu Plánovaný a následně je zadat v okamžiku, kdy mají být skutečně řešeny.

Zadání úkolu sobě

Pokud zadáváte úkol sami sobě:

• budete zároveň zadavatelem i řešitelem,
• úkol se okamžitě zařadí mezi vaše pracovní úkoly,
• často není nutné využívat stav Plánovaný a úkol lze vytvořit přímo jako Zadaný.

Tento způsob je vhodný například pro evidenci vlastních pracovních činností nebo osobních připomínek.

Opakování úkolu

Pokud se jedná o pravidelně se opakující činnost, lze již při vytváření úkolu zapnout opakování.

Nastavuje se:

• frekvence opakování,
• období opakování,
• počet dní dopředu pro generování úkolů.

Podrobné nastavení je popsáno v kapitole Opakované úkoly.

Propojení se zakázkou

Úkol lze propojit s konkrétní zakázkou v modulu Zakázkový systém.

V takovém případě se zadává:

• projekt,
• zakázka,
• sazba pracovníka.

Propojení umožňuje evidovat výkon pracovníka a sledovat náklady vzniklé při plnění úkolu.

Podrobnosti jsou popsány v kapitole Propojení úkolu se zakázkou.

Schválení dokončení úkolu

Volba Povinné uzavření úkolu zadavatelem určuje, zda musí zadavatel dokončení úkolu potvrdit.

Pokud je schvalování zapnuto:

• pracovník označí úkol jako Hotový,
• zadavatel obdrží notifikaci,
• úkol je dokončen až po schválení zadavatelem.

Tato možnost je vhodná zejména u důležitých nebo nákladově významných úkolů.

Důležité zásady

Úkol bez zakázky se nevykazuje do zakázkového systému

Pokud úkol nemá přiřazenou zakázku a sazbu:

• nevstupuje do ekonomického vyhodnocení zakázky,
• nevytváří výkony na zakázce,
• není zahrnut do nákladů projektu.

Správně vyplněné zadání šetří čas

Kvalitně vyplněný název, popis, termíny a odpovědná osoba výrazně snižují množství doplňujících dotazů a usnadňují následnou kontrolu plnění. 

Schvalování ovlivňuje vykazování práce

Pokud je zapnuté schvalování, navazující procesy proběhnou až po potvrzení zadavatelem.

Doporučené postupy

• používejte stručné a jednoznačné názvy úkolů,
• do popisu uvádějte očekávaný výstup nebo požadavek,
• nastavujte realistické termíny dokončení,
• využívejte časový limit pro porovnání plánované a skutečné pracnosti,
• u úkolů souvisejících se zakázkami vždy vyplňte vazbu na zakázku,
• pravidelně opakované činnosti řešte pomocí opakovaných úkolů nebo šablon,
• schvalování využívejte u úkolů, kde je požadována kontrola kvality nebo převzetí výsledku.

Shrnutí

Funkce Nový úkol slouží k zadávání práce jednotlivcům i týmům. Umožňuje definovat odpovědnost, termíny, prioritu, opakování, vazbu na zakázku i schvalovací proces. Správně založený úkol vytváří základ pro efektivní plánování, realizaci a vyhodnocení práce v systému.