Práce s dokumenty v archivu
Tato část popisuje práci s dokumenty uvnitř konkrétního archivu.
Umožňuje:
- nahrávat dokumenty (více způsoby)
- upravovat jejich údaje
- organizovat dokumenty do složek
- měnit stav dokumentu (aktivní / archivovaný)
- využívat hromadné operace
- pracovat s více dokumenty najednou (hromadné akce)
- sdílet dokumenty s uživateli (u omezených archivů)
👉 Všechny tyto operace probíhají v detailu archivu.
Praktické použití / postup
Nahrání dokumentu (všechny možnosti)
- Otevřete archiv a vyberte složku.
- Přetáhněte soubor do nahrávací oblasti
- nebo použijte výběr souboru z PC
- nebo použijte tlačítko Nový dokument
- Nahrání se spustí automaticky.
- Výsledek: dokument se zobrazí v seznamu.
Úprava dokumentu
- U dokumentu klikněte na ikonu editace.
- Upravte:
- název
- popis
- doplňující údaje (např. datum podpisu)
- Uložte změny.
- Výsledek: dokument má aktualizované informace.
Změna stavu dokumentu
- Otevřete editaci dokumentu.
- V poli Stav vyberte:
- Aktivní
- Archivovaný
- Při archivaci vyplňte: Začátek archivační lhůty
- (volitelně) nastavte zámek data
- Uložte.
- Výsledek: dokument je zařazen do odpovídajícího stavu.
Hromadné akce
Jak spustit hromadnou akci
- V seznamu dokumentů zaškrtněte jeden nebo více dokumentů.
- Klikněte na tlačítko Akce.
- Vyberte požadovanou operaci.
Jaké akce lze provádět hromadně
Hromadná změna složky
přesune vybrané dokumenty do jiné složky
Postup:
- Akce → Hromadná změna složky
- Vyberte cílovou složku
- Potvrďte
Export do ZIPu
stáhne dokumenty do počítače
Postup:
- Akce → Export do ZIPu
- systém vytvoří ZIP soubor
Hromadná změna stavu
změní stav více dokumentů najednou
Možnosti:
- Aktivní → Archivovaný
- Archivovaný → Aktivní
👉 při hromadné archivaci může být vyžadováno zadání data
Dle nastavení systému může být dostupné
- hromadné kopírování do jiného archivu
- hromadné přiřazení uživatelů
⚠️ Dostupnost těchto funkcí se může lišit podle nastavení systému.
✔ Výsledek: všechny vybrané dokumenty jsou upraveny jednou operací.
Přesun dokumentu (ručně vs. hromadně)
Ruční přesun
- obvykle přes editaci nebo přetažením (pokud je dostupné)
Hromadný přesun
- doporučený způsob při práci s více dokumenty
- viz Hromadná změna složky
Stažení dokumentů
Stažení jednoho dokumentu
- klikněte na ikonu stažení u dokumentu
Stažení více dokumentů
- zaškrtněte dokumenty
- použijte hromadnou akci Export do ZIPu
Sdílení dokumentu (omezený archiv)
- Klikněte na ikonu přiřazení uživatele (panáček).
- Vyberte uživatele.
- Klikněte na Přidat.
- Výsledek: uživatel získá přístup k dokumentu.