Subjekty

Subjekty

Záložka Subjekty je je nejdůležitější částí kolekce. Slouží pro práci s firmami a kontakty, se kterými komunikujete..

Subjekt může být:

• firma nebo organizace
• fyzická osoba (pokud není vedena pod firmou)

Způsoby vstupu do subjektu

Do detailu subjektu lze vstoupit dvěma způsoby.

Vstup z kolekce

• otevřete konkrétní kolekci
• přejdete do záložky Subjekty
• kliknete na název subjektu

Tento způsob je doporučený, protože pracujete přímo v kontextu dané kolekce. Vidíte aktivity, kroky interakce a práci vztahující se k této kolekci. 

Vstup z levého menu – Subjekty (globální přehled)

• kliknete na záložku Subjekty v levém menu
• zobrazí se subjekty dle použitého filtru (systém si pamatuje poslední zvolený filtr)
• pro vstup do subjektu použijte tlačítko s očičkem a ID subjektu nebo klik na název subjektu
• zobrazí se vizitka subjektu
• přiřazené kolekce subjektu a osoby subjektu
• klikem na danou kolekci vstoupíte do detailu subjektu ve vybrané kolekci 

Tento pohled zobrazuje subjekty napříč systémem, ale výsledek závisí na nastavení filtru kolekce.

Filtr kolekce v globálním pohledu

Při práci v globálních Subjektech je důležité sledovat filtr kolekce.

• pokud je kolekce vybraná, zobrazí se pouze subjekty z této kolekce
• pokud není filtr nastaven, zobrazí se subjekty napříč celým CRM

Systém si pamatuje poslední kolekci, ve které uživatel pracoval. Proto může být filtr automaticky předvyplněný.

To je častý důvod, proč uživatel nevidí očekávaný subjekt.

Doporučení:

• při hledání vždy zkontrolujte filtr Kolekce
• pokud hledáte globálně, nastavte filtr bez výběru

Vyhledávání a filtry

Subjekty lze filtrovat podle různých kritérií:

• název, IČ nebo DIČ
• krok interakce
• štítek
• odvětví
• osoba
• odpovědný uživatel
• zdroj
• souhlasy
• aktivní / neaktivní stav

Systém si nastavené filtry pamatuje i při dalším otevření.

Tabulka subjektů

Tabulka zobrazuje seznam subjektů a základní informace:

• ID
• název subjektu
• IČ
• odpovědný uživatel
• počet aktivit
• počet plánovaných aktivit
• krok interakce
• souhlasy
• zdroj kontaktu
• štítky a odvětví

Kliknutím na název subjektu nebo tlačítko očička s ID subjektu otevřete jeho detail.

Akce u subjektu

U každého subjektu můžete:

• upravit údaje - tlačítko Upravit
• zobrazit detail - tlačítko Očička s ID subjektu nebo klik na název subjektu
• přejít na aktivity (klikem na tlačítka s počtem aktivit)
• odstranit subjekt - červené tlačítko Křížek
• spravovat štítky - tlačítko štítku ve sloupci Štítky

Hromadné akce

Pomocí označení více subjektů lze provádět hromadné operace:

• přiřazení do kolekce
• spravovat štítky
• změnit kroky interakce
• upravit subjekty v kolekci
• přidat do mailing kampaně
• vytvoření plánované aktivity
• export do Excelu
• změna souhlasů

Hromadné akce se vztahují pouze na aktuálně vybrané záznamy.

Vytvoření nového subjektu

Nový subjekt vytvoříte tlačítkem „Nový subjekt“.

Postup:

• zadat název
• vyplnit IČ (pokud existuje)
• doplnit kontaktní údaje
• nastavit souhlasy
• uložit

Napojení na ARES 

Při zadání IČ či názvu subjektu systém umožňuje načíst data z registru ARES.

Díky tomu se automaticky doplní:

• název firmy
• adresa
• identifikační údaje

Tím se zrychlí práce a zajistí správnost dat.

Je potřeba počítat s tím, že jde o oficiální data, která mohou při aktualizaci přepsat ruční úpravy.

Import subjektů

Import subjektů slouží pro hromadné vytvoření nebo přiřazení subjektů do kolekce.

Funkci otevřete pomocí tlačítka „Import subjektů“, kde si vyberete typ importu.

 
Typy importu

Systém umožňuje několik způsobů importu:

• import ze zakázkového systému
• přidání existujících subjektů
• import z Excelu typu firma nebo fyzická osoba

 

Import ze zakázkového systému

Tento typ importu slouží pro načtení partnerů z modulu Zakázkový systém platformy MySmartplace.

Postup:

• vyberte zdroj (zakázkový systém)
• použijte filtr pro vyhledání partnerů:
  • jméno
  • IČ
  • DIČ
  • typ partnera
• vyberte požadované subjekty:
  • jednotlivě zaškrtáváním
  • nebo hromadně (všechny zobrazené)
• potvrďte import
   

Další možnosti

• filtrování podle typu partnera (odběratel / dodavatel)
• zobrazení počtu nalezených a vybraných záznamů
• opakované načtení dat
   

Poznámka – skupinové DIČ

U některých subjektů může ARES vracet tzv. skupinové DIČ.

To znamená:

• více firem sdílí jedno DIČ pro účely DPH
• systém toto DIČ automaticky vyplní
• subjekt je tímto označen
• DIČ lze následně upravit ručně.

Import/Přidání existujících subjektů

Tato možnost slouží pro přiřazení již existujících subjektů do aktuální kolekce.

Postup

• vyhledejte subjekty podle:
  • názvu
  • IČ / DIČ
  • kolekce
• vyberte subjekty:
  • jednotlivě
  • nebo hromadně
• klikněte na „Importovat“
   

Chování systému

• subjekt se nepřidává znovu → nevzniká duplicita
• subjekt se pouze přiřadí do kolekce
   

Zdroj subjektu

Je možné:

• nastavit zdroj ručně
• nebo použít zdroj z kolekce

Import z Excelu

Import z Excelu slouží pro hromadné nahrání nových subjektů nebo osob.

Postup

• stáhněte si šablonu Excelu
• připravte data podle požadovaného formátu
• nahrajte soubor pomocí tlačítka „Vybrat soubor“
• nastavte možnosti importu
• klikněte na „Importovat“

Nastavení při importu

Při importu lze nastavit:

• zdroj kontaktu
• doplnění údajů z ARES
• přepsání údajů podle Excelu

Doplnění dat z ARES

Volba:

• „Doplnit nevyplněná pole z ARES“

umožňuje:

• doplnit údaje podle IČ
• získat aktuální data

Doporučení:

• importovat maximálně cca 500 záznamů najednou

Přepisování údajů

Volba:

• „Propisovat všechny údaje podle Excelu“

určuje:

• zda se data z Excelu mají použít jako hlavní
• nebo pouze doplnit existující data

 

Důležité zásady

Při importu doporučujeme:

• ověřit, zda subjekty již existují
• používat správnou strukturu dat
• kontrolovat IČ (klíčový identifikátor)
• importovat data postupně
• po importu provést kontrolu
   

Nejčastější chyby

• duplicitní záznamy (bez kontroly)
• špatný formát Excelu
• přepsání správných dat špatnými
• nevyplněné klíčové údaje
• nepochopení typu importu
   

Shrnutí

Import subjektů umožňuje:

• rychlé nahrání většího množství dat
• napojení na externí systémy
• práci s existující databází

Systém nabízí tři základní přístupy:

• import ze zakázkových systémů platformy MySmartplace
• přiřazení existujících subjektů
• import z Excelu

Správné použití importu výrazně zrychluje práci a pomáhá udržet kvalitní databázi.

Detail subjektu (návaznost na kapitolu Detail subjektu)

Kliknutím na název subjektu nebo tlačítka Očička s ID subjektu se otevře jeho detail, který obsahuje:

• profil subjektu
• seznam aktivit
• plánované aktivity
• osoby přiřazené k subjektu

Detail subjektu je hlavním místem pro práci s komunikací a historií.

Další části práce v kolekci

Na práci se subjekty navazují další záložky:

• Kanban – zobrazení subjektů podle kroků interakce
• Lidé / osoby – správa kontaktů
• Aktivity a plánované aktivity – řízení komunikace a úkolů
• Mailing kampaně – hromadná komunikace
• Webové formuláře – sběr nových kontaktů
• Nastavení – konfigurace kolekce

 

Shrnutí 

Práce v kolekci probíhá v jednoduchém sledu:

• vyhledáte nebo vytvoříte subjekt
• zapíšete komunikaci
• naplánujete další krok
• posunete subjekt  - Kroky interakce

Kolekce je hlavní pracovní prostředí CRM a všechny ostatní funkce na ni navazují.