Webové formuláře
Sekce Webové formuláře slouží pro automatický sběr kontaktů z webových stránek a jejich ukládání do CRM systému.
Díky této funkci lze získávat nové kontakty bez nutnosti ručního přepisování a okamžitě s nimi dále pracovat v CRM.
Princip fungování
Webový formulář je umístěn na vašich webových stránkách.
Jakmile návštěvník formulář vyplní a odešle:
- data se automaticky přenesou do CRM
- systém zpracuje informace
- vytvoří nebo aktualizuje záznam
Vytvoření nebo aktualizace subjektu
Systém při zpracování formuláře nejprve ověřuje, zda kontakt již existuje.
Pokud kontakt neexistuje:
- vytvoří se nový subjekt (a případně osoba)
- uloží se všechny vyplněné údaje
Pokud kontakt již existuje:
- nový subjekt se nevytváří
- k existujícímu subjektu se přidá nová aktivita
Vytvoření aktivity
Každé odeslání formuláře se zapisuje jako aktivita.
To znamená, že v CRM vznikne záznam:
- kdo formulář odeslal
- kdy byl odeslán
- jaký formulář byl použit
- jaký byl obsah
Díky tomu máte kompletní historii komunikace.
Využití v praxi
Webové formuláře se využívají například pro:
- poptávkové formuláře
- kontaktní formuláře
- registraci zájemců
- přihlášení k odběru informací
Výhody použití
Použití webových formulářů přináší:
- automatizaci sběru dat
- eliminaci chyb při ručním zadávání
- okamžitý přehled o nových kontaktech
- rychlou reakci na poptávky
Vazba na kolekci
Formuláře jsou vždy navázány na konkrétní kolekci.
To znamená:
- nově vytvořené subjekty se ukládají do dané kolekce
- aktivity se zapisují v kontextu této kolekce
Vazba na další části systému
Webové formuláře jsou propojeny s:
- subjekty (vznik nebo aktualizace)
- osobami (kontaktní údaje)
- aktivitami (historie komunikace)
Tyto vazby umožňují okamžitě navázat další práci.
Doporučený postup práce
Po přijetí nového kontaktu doporučujeme:
- zkontrolovat údaje
- doplnit chybějící informace
- vytvořit plánovanou aktivitu
- reagovat na poptávku
Nejčastější chyby
- kontrola nových kontaktů se neprovádí
- chybí reakce na vyplněný formulář
- duplicitní záznamy (bez ověření)
- nevyužití aktivit pro další práci
Shrnutí
Webové formuláře umožňují automatický sběr kontaktů do CRM:
- data se ukládají bez ruční práce
- systém vytváří nebo aktualizuje subjekty
- každé odeslání je zaznamenáno jako aktivita
Tato funkce zajišťuje efektivní propojení webu a CRM systému a umožňuje rychlou reakci na nové zájemce.
