Pozvánky
Sekce Pozvánky v Detailu dokumentu slouží k distribuci dokumentu konkrétním uživatelům.
Používá se v případě, kdy je dokument nastaven jako: 👉 Pouze pro pozvané
Umožňuje:
- vybrat konkrétní uživatele
- odeslat jim dokument
- nastavit povinné seznámení
- sledovat, zda dokument otevřeli a potvrdili
👉 Záložka Pozvánky je hlavním nástrojem pro cílené sdílení dokumentů.
Praktické použití / postup
Odeslání dokumentu uživatelům
- Otevřete dokument
- Přejděte do záložky Pozvánky
- Vyhledejte uživatele pomocí filtrů:
jméno
firma
oddělení
- Klikněte na Přidat
- Uživatel se přesune do seznamu vybraných
- (Volitelné) zaškrtněte: Povinné seznámení s VP
- Klikněte: 👉 Odeslat pozvánku
👉 Výsledek:
- dokument se zpřístupní vybraným uživatelům
- uživatelé obdrží notifikaci
- dokument uvidí v: 👉 Osobní menu → Vnitřní předpisy
Odebrání uživatele
- V seznamu pozvaných klikněte na: 👉 Odebrat
👉 Výsledek: uživatel ztratí přístup k dokumentu
Kontrola stavu pozvánky
V přehledu pozvánek můžete sledovat:
- zda uživatel dokument otevřel
- zda dokument potvrdil
- datum vytvoření pozvánky
- datum seznámení
👉 Výsledek: máte přehled o splnění povinností
Struktura / prvky obrazovky
Tabulka odeslaných pozvánek
Obsahuje:
- uživatele
- stav:zobrazeno (ano/ne)
- potvrzeno
- datum vytvoření
- datum seznámení
- tlačítko Odebrat
Výběr uživatelů
- filtry:
- seznam dostupných uživatelů
- seznam vybraných uživatelů
Hlavní akce
- Přidat → přidání uživatele
- Odeslat pozvánku → odeslání dokumentu
- checkbox Povinné seznámení
Důležité principy
- Pozvánky jsou nutné při zabezpečení „Pouze pro pozvané“
👉 bez pozvánky:uživatel dokument neuvidí
- Dokument musí být zveřejněný
👉 jinak: pozvánka nemá efekt
- Povinné seznámení lze nastavit při odeslání
platí pro všechny vybrané uživatele
- Systém eviduje aktivitu uživatele
otevření dokumentu
potvrzení seznámení
- Distribuce může probíhat i jiným způsobem
👉 Alternativně lze dokumenty přiřazovat: ze záložky Uživatelé (hromadně)
Doporučené postupy
- vždy ověřte, že je dokument zveřejněný
- kontrolujte seznam pozvaných uživatelů
- používejte povinné seznámení u důležitých dokumentů
- sledujte stav potvrzení
- využívejte hromadné přiřazení ze záložky Uživatelé
Shrnutí
Záložka Pozvánky:
- slouží k cílenému sdílení dokumentů
- umožňuje vybrat konkrétní uživatele
- eviduje jejich aktivitu
👉 Je klíčová pro práci s dokumenty omezenými na vybrané uživatele.