Vytvoření úkolu z CRM / zakázky
Úkoly lze vytvářet přímo z dalších částí systému, nejčastěji:
- z modulu CRM (z aktivit),
- ze Zakázkového systému (ze zakázky).
👉 Díky tomu vzniká návaznost:
- CRM aktivita → vznik potřeby
- Úkol → realizace práce
- Zakázka → sledování výkonu a nákladů
Úkol vytvořený z CRM je navázán na konkrétní aktivitu a lze ho dále sledovat v kontextu komunikace s klientem.
Praktické použití / postup
Vytvoření nového úkolu z CRM
- Otevřete konkrétní aktivitu v CRM (např. plánovaná aktivita)
- V sekci Připojené úkoly klikněte na:+ Nový úkol
- Otevře se formulář Nový úkol
- Vyplňte:
- pracovníka,
- název,
- termíny,
- případně zakázku
- Zvolte stav:Plánovaný nebo Zadaný
- Klikněte na Uložit
👉 Výsledek:
- úkol se automaticky propojí s CRM aktivitou,
- zobrazí se v sekci Připojené úkoly,
- lze s ním dále pracovat jako s běžným úkolem.
Připojení existujícího úkolu k CRM aktivitě
- V CRM aktivitě přejděte do sekce Připojené úkoly
- Klikněte na:Připojit existující úkol
- Systém vás vyzve k zadání:ID úkolu
- Zadejte ID a potvrďte tlačítkem OK
👉 Výsledek:
- existující úkol se naváže na aktivitu,
- zobrazí se v přehledu připojených úkolů.
- Vhodné použití:
úkol už existuje a chcete ho jen propojit s CRM,
vznikl mimo CRM (např. ručně nebo ze šablony).
Vytvoření úkolu ze zakázky
- Otevřete konkrétní zakázku
- Klikněte na:Nový úkol
- Systém automaticky předvyplní:
- projekt,
- zakázku,
- Doplníte:
- název,
- pracovníka,
- termíny
- Uložíte
👉 Výsledek:
- úkol je ihned:propojen se zakázkou,
- připraven pro vykazování nákladů.
Důležité principy
Úkol vzniká v kontextu aktivity
- úkol vytvořený z CRM je přímo navázán na konkrétní aktivitu,
- lze zpětně dohledat, proč vznikl.
U jednoho úkolu může být více vazeb
- úkol může být: z CRM a zároveň ze zakázky
- kontext (CRM) + náklady (zakázka)
Propojení přes ID úkolu
- systém umožňuje napojit úkol ručně přes ID úkolu
Automatické vs. ruční vytvoření
- z CRM vzniká kontext práce
- ze zakázky vzniká ekonomická vazba
Úkol lze dále upravovat
- po vytvoření je možné:doplnit zakázku,
- změnit pracovníka,
- nastavit opakování.
Typické scénáře
Úkol ze schůzky
- CRM aktivita: „Schůzka s klientem“
- vytvoříte úkol:„Zpracovat nabídku“
- máte vazbu: schůzka → výstup
Úkol z telefonátu
- CRM aktivita: „Telefonát“
- vytvoříte:„Odeslat informace klientovi“
- žádný požadavek se neztratí
Napojení existujícího úkolu
- úkol už existuje
- doplníte ho k aktivitě přes ID
- zpětně doplníte kontext
Úkol ze zakázky
- vytvoříte úkol přímo ze zakázky
- automaticky: připravený pro vykazování
Doporučené postupy
- úkoly vzniklé z komunikace vždy zakládejte přímo z CRM,
- úkoly s náklady vytvářejte ze zakázky nebo doplňte zakázku dodatečně,
- využívejte sekci Připojené úkoly jako kontrolní seznam,
- pokud úkol už existuje připojte ho přes ID místo duplikace,
- kombinujte CRM (pro kontext) + zakázku (pro náklady).
Shrnutí
Vytváření úkolů z CRM a zakázek:
- propojuje celý proces práce,
- zajišťuje návaznost mezi aktivitami a realizací,
- umožňuje sledovat výkon i náklady,
- zjednodušuje práci uživatelům a eliminuje chyby,
- poskytuje komplexní přehled o průběhu práce.