Historie seznámení

Historie seznámení

Sekce Historie seznámení s VP slouží k evidenci práce uživatelů s dokumentem.

Umožňuje sledovat:

• kdo dokument otevřel
• kdo dokument potvrdil (pouze u povinného seznámení)
• kdy k těmto akcím došlo

👉 Tato záložka slouží jako přehled, zda se uživatelé s dokumentem seznámili a zda splnili případnou povinnost potvrzení.

Praktické použití / postup

Zobrazení historie seznámení

• Otevřete dokument
• Přejděte do sekce Historie seznámení s VP

👉 Výsledek: zobrazí se seznam uživatelů, kterým byl dokument zpřístupněn

Kontrola práce uživatelů s dokumentem

V přehledu sledujte:

• zda uživatel dokument otevřel
• zda dokument potvrdil (pokud je povinné seznámení)
• datum seznámení 

👉 Pomocí těchto údajů zjistíte:

• kdo dokument viděl
• kdo splnil povinnost (pokud byla nastavena)

Rozdíl chování podle typu dokumentu

Dokument bez povinného seznámení

• uživatel dokument pouze otevře
• otevření je automaticky bráno jako: seznámení s dokumentem
• Důležité: neexistuje tlačítko pro potvrzení, uživatel nic nepotvrzuje

Dokument s povinným seznámením

• uživatel musí:dokument otevřít
• kliknout na potvrzení / seznámit se
• Bez potvrzení: není povinnost splněna, systém to eviduje

Struktura / prvky obrazovky

Záložka obsahuje tabulku s údaji:

• Uživatel
• Zobrazeno (Ano/Ne) → zda uživatel dokument otevřel
• Povinné seznámení (Ano/Ne) → zda se na uživatele vztahuje povinnost
• Datum seznámení
  • → u nepovinného = datum otevření
  • → u povinného = datum potvrzení
• Datum vytvoření pozvánky 

👉 Každý řádek = jeden uživatel

Důležité principy

• Seznámení má dvě formy

• Otevření ≠ potvrzení (jen u povinného režimu)
  u povinného seznámení:
  
  • otevření nestačí
  • nutné potvrzení
• Historie eviduje skutečné chování uživatele
  
  • otevření dokumentu
  • potvrzení (pokud existuje) 
• Evidence je auditní
  
  • záznamy nelze mazat
  • slouží jako kontrola plnění

Doporučené postupy

• u důležitých dokumentů používejte povinné seznámení
• u běžných dokumentů ponechte pouze otevření
• pravidelně kontrolujte uživatele bez potvrzení
• využívejte při auditech a kontrolách
• kombinujte s notifikacemi 

Shrnutí

Záložka Historie seznámení s VP:

• eviduje práci uživatelů s dokumentem
• rozlišuje:
  • otevření dokumentu
  • potvrzení (u povinného režimu)

👉 Klíčové pravidlo:

• bez povinného seznámení = stačí otevření
• s povinným seznámením = nutné potvrzení