Řízení přístupů a role v systému
Přístup do Digitálního archivu (a dalších modulů v MySmartplace) je řízen centrálně v modulu Administrace. Tento modul slouží ke:
- správě uživatelů
- přiřazování modulů
- nastavování rolí
- řízení přístupů napříč celou platformou
⚠️ Důležité:
Modul Administrace je dostupný pouze omezenému počtu uživatelů (typicky administrátorům systému).
Běžný uživatel:
- nemění role ani moduly
- pracuje pouze s tím, co má již nastaveno
Praktické použití / postup - Co dělat, když něco nefunguje
Nevidím archiv
- pravděpodobně nemáte přístup k archivu
- řešení: požádejte vlastníka archivu nebo administrátora
Nemůžu upravit dokument
- pravděpodobně máte jen přístup ke čtení
- řešení: požádejte o rozšíření oprávnění
Nevidím celý modul Digitální archiv
- nemáte přidělen modul
- řešení: kontaktujte administrátora
Nevidím funkce (např. Skartace)
- nemáte příslušnou roli v modulu
- řešení: kontaktujte administrátora
✅ Výsledek: Ve většině případů se problém řeší změnou oprávnění, ne chybou systému.
Struktura / prvky (jak fungují přístupy)
Přístup uživatele je složen ze tří úrovní:
Přístup k modulu
- určuje, do kterých modulů se uživatel dostane
- např.:Digitální archiv, Personální agenda
👉 Pokud nemáte přístup k modulu, vůbec ho v menu neuvidíte.
Role v modulu
- určuje, co můžete v rámci modulu dělat obecně
- nastavuje se v modulu Administrace
Přehled rolí v Digitálním archivu
- Bez role (základní přístup)
- vidí pouze archivy, do kterých je přiřazen
- může si vytvářet vlastní archivy
- 👉 nejběžnější nastavení
- Náhled
- vidí všechny archivy v modulu
- nemůže provádět změny
- 👉 vhodné pro kontrolu / audit
- Správce
- plný přístup ke všem archivům
- může vše upravovat
- dostává notifikace (archivace, skartace)
- Senior
- vidí archivy svých podřízených
může:
- kontrolovat a upravovat jejich archivy
- vytvářet tým
👉 využití: např. vedoucí pracovníci
- Archivace
nastavuje:
- typy archivů
- archivační a skartační lhůty
- přístup do konfiguračních částí
- ⚠️ není určeno pro běžnou práci s dokumenty
- Skartace
- přístup k záložce Skartace dokumentů
- práce se skartačními dávkami
- schvalování a spouštění skartace
Oprávnění v konkrétním archivu
- nastavuje vlastník archivu
- určuje práci s konkrétními dokumenty
Role:
- Vlastník
- Editace (disponent)
- Pouze čtení
👉 Tato úroveň je klíčová pro každodenní práci.
Důležité principy
- Přístup k modulu ≠ přístup k datům
můžete mít modul, ale nevidíte žádný archiv
- Role v modulu ≠ oprávnění v archivu
role říká „co obecně“, archiv říká „kde konkrétně“
- Přístupy se kombinují
výsledné chování = kombinace všech 3 úrovní
- Většina změn probíhá mimo modul
v modulu Administrace
- O zobrazení rozhoduje oprávnění
neexistuje „chyba“, že něco nevidíte → je to řízení přístupů
Doporučené postupy
- pokud něco nevidíte: nejdřív zkontrolujte přístup, ne systém
- při problému vždy uveďte: konkrétní archiv / dokument
- neřešte role sami: kontaktujte správce systému
- pracujte primárně s přístupy na úrovni archivů: neřešte vše přes globální role
Shrnutí
Přístup v MySmartplace je řízen třemi úrovněmi:
- Přístup k modulu – zda modul vůbec vidíte
- Role v modulu – co můžete obecně dělat
- Oprávnění v archivu – co můžete dělat konkrétně
👉 Pro běžného uživatele je klíčové zejména:
- oprávnění v archivu
- spolupráce s vlastníkem archivu nebo administrátorem