Jednorázové přidělení úkolu
Funkce Jednorázově přidělit úkol umožňuje vytvořit konkrétní úkol ze šablony bez ohledu na nastavené opakování.
Je určena pro situace, kdy potřebujete využít existující šablonu mimo její běžný harmonogram nebo zadat úkol jinému pracovníkovi, než kterému je standardně generován.
Jedná se o velmi praktickou funkci, která umožňuje využívat připravené šablony i pro mimořádné nebo jednorázové požadavky bez nutnosti vytvářet nový úkol od začátku.
Kdy funkci použít
Jednorázové přidělení je vhodné například v těchto situacích:
- je potřeba vytvořit úkol ihned,
- vznikne mimořádný požadavek mimo běžný plán,
- chcete vytvořit další úkol mezi pravidelnými termíny,
- potřebujete úkol přidělit jinému pracovníkovi,
- nechcete měnit nastavení celé šablony.
Vytvoření jednorázového úkolu
V seznamu šablon klikněte u vybrané šablony na tlačítko Jednorázově přidělit úkol.
Po spuštění akce se otevře formulář, kde nastavíte:
- plánovaný začátek úkolu
- zvolíte pracovníka, kterému chcete úkol přidělit
Po uložení vznikne běžný úkol se všemi detaily šablony, který se zobrazí v příslušných přehledech úkolů.
Přidělení jinému pracovníkovi
Jednou z hlavních výhod této funkce je možnost přidělit úkol jinému pracovníkovi, než kterému jsou úkoly ze šablony standardně generovány.
To je užitečné například při:
- zastupování během dovolené,
- nemoci pracovníka,
- mimořádném rozdělení práce,
- dočasné změně odpovědnosti.
Díky tomu není nutné měnit nastavení šablony pouze kvůli jednorázové situaci.
Vztah mezi šablonou a jednorázovým úkolem
Jednorázově vytvořený úkol vychází ze šablony, ale po svém vytvoření funguje jako samostatný úkol.
To znamená, že:
- má vlastní historii,
- má vlastní diskusi,
- lze jej upravovat,
- lze jej delegovat,
- lze k němu přidávat přílohy,
- má vlastní životní cyklus.
Pozdější změny šablony již tento úkol neovlivní.
Stejně tak změny provedené na úkolu neovlivní nastavení šablony.
Jednorázové přidělení vs. automatické generování
Jednorázové přidělení
- úkol vytváří uživatel ručně,
- vzniká okamžitě,
- není závislé na nastavené frekvenci,
- vhodné pro mimořádné situace.
Automatické generování
- úkoly vytváří systém automaticky,
- vznikají podle nastaveného harmonogramu,
- nevyžadují zásah uživatele,
- vhodné pro pravidelné procesy.
Typické scénáře
Mimořádná kontrola
Šablona vytváří kontrolu objektu jednou měsíčně.
Po nahlášení problému je potřeba provést kontrolu ihned.
Namísto úpravy harmonogramu použijete Jednorázově přidělit úkol a vytvoříte mimořádný úkol.
Zástup za nepřítomného pracovníka
Pravidelné úkoly jsou standardně generovány konkrétnímu zaměstnanci.
Během dovolené potřebujete úkol přidělit náhradníkovi.
Jednorázové přidělení umožňuje změnit pracovníka pouze pro tento konkrétní úkol.
Opakování mimo plán
Pravidelná údržba probíhá jednou za měsíc.
Z důvodu mimořádné události je třeba provést další zásah ještě před dalším plánovaným termínem.
Šablonu není nutné upravovat – stačí vytvořit jednorázový úkol.
Doporučené postupy
- Pro mimořádné situace využívejte jednorázové přidělení místo úpravy šablony.
- Pokud se změna týká pouze jednoho úkolu, neměňte kvůli tomu nastavení celé šablony.
- Před uložením vždy zkontrolujte pracovníka a termíny.
- U pravidelných procesů ponechte automatické generování a jednorázové přidělení používejte pouze pro výjimky.
- Využívejte existující šablony namísto vytváření nových podobných úkolů.
Shrnutí
Funkce Jednorázově přidělit úkol umožňuje rychle vytvořit konkrétní úkol ze stávající šablony bez zásahu do nastaveného harmonogramu.
Je ideální pro mimořádné požadavky, zastupování pracovníků nebo situace, kdy potřebujete využít existující šablonu mimo její běžný cyklus generování.