Správně nastavený osobní katalog úkolů výrazně usnadňuje správu opakovaných činností a snižuje množství ruční práce. Následující doporučení vycházejí z osvědčené praxe při správě šablon a katalogů úkolů.
Již od začátku vytvářejte přehlednou strukturu složek podle oblasti využití šablon.
Například:
Přehledná struktura výrazně usnadňuje správu katalogu při větším počtu šablon.
Název šablony by měl jasně vystihovat, jaká činnost bude úkolem prováděna.
Vhodné příklady:
Méně vhodné jsou obecné názvy typu:
Jednoznačné názvy usnadňují vyhledávání i orientaci v katalogu.
Při personálních změnách doporučujeme ověřit:
Nesprávně nastavení pracovníci mohou způsobit generování úkolů nesprávným uživatelům.
Po vytvoření nové šablony nebo změně jejího nastavení doporučujeme zkontrolovat:
Tím lze včas odhalit případné chyby v nastavení.
Pokud dochází ke změně pracovního postupu:
Změna šablony zajistí, že budou správně vytvořeny všechny budoucí úkoly.
Pokud potřebujete změnit pouze jeden konkrétní termín nebo jednorázově přidělit úkol jinému pracovníkovi:
Pokud vytváříte podobné procesy:
Před větší reorganizací katalogu doporučujeme provést export šablon.
Export je vhodný například:
⚠️ Firemní nebo týmové procesy neukládejte dlouhodobě do osobního katalogu, pokud mají být spravovány více uživateli.
Pokud při vytváření opakovaného úkolu neurčíte firemní katalog:
Pro sdílené procesy proto využívejte záložku Katalogy úkolů.
Osobní katalog úkolů je nejefektivnější tehdy, pokud obsahuje přehledně organizované šablony, správně nastavené pracovníky a pravidelně kontrolované automatické generování.
Důležité je rozlišovat mezi osobními a firemními procesy a využívat osobní katalog především pro vlastní nebo dočasné šablony, zatímco sdílené procesy spravovat v záložce Katalogy úkolů.