Import a export šablon

Funkce Import z Excelu a Exportovat šablony umožňují hromadnou práci se šablonami úkolů. Díky nim lze šablony snadno zálohovat, přenášet mezi katalogy, připravovat ve větším množství mimo systém nebo je sdílet mezi uživateli.

Tyto funkce jsou vhodné zejména při:

zavádění nových procesů,
zakládání většího počtu šablon,
přesunu šablon mezi prostředími,
zálohování důležitých šablon,
hromadných úpravách katalogů.

Export šablon

Funkce Exportovat šablony slouží k vytvoření exportního souboru obsahujícího vybrané šablony nebo obsah celé složky katalogu.

Exportované šablony lze následně:

archivovat,
upravovat,
importovat do jiného katalogu,
použít při zakládání obdobných procesů.

Postup exportu

Otevřete Můj osobní katalog úkolů.
Vyberte požadovanou složku nebo šablony.
Klikněte na tlačítko Exportovat šablony.

Systém vytvoří exportní soubor a nabídne jeho stažení.

Import šablon

Funkce Import z Excelu umožňuje hromadně vytvořit větší množství šablon pomocí připraveného souboru Excel.
Tato funkce je vhodná zejména při prvotním naplnění katalogu, převodu šablon mezi katalogy nebo při hromadném zakládání opakovaných procesů.

Postup importu

Otevřete požadovanou složku katalogu.
Klikněte na tlačítko Import z Excelu.
Otevře se okno Import položek katalogu.
Klikněte na Stáhnout šablonu.
Vyplňte data do staženého souboru podle pokynů uvedených v šabloně.
Klikněte na Zvolit soubor a vyberte vyplněný soubor XLSX.
Spusťte import tlačítkem Importovat.
Po dokončení zkontrolujte vytvořené šablony v katalogu.

Importní šablona

Pro import nelze použít libovolný Excel soubor.

Data musí být připravena ve struktuře definované systémovou šablonou, kterou si stáhnete přímo v importním okně pomocí tlačítka Stáhnout šablonu.
Importní soubor obsahuje požadované sloupce, formát dat a nápovědu k vyplnění jednotlivých hodnot.

Při vyplňování doporučujeme věnovat pozornost:

povinným polím,
formátu dat,
správnému zadání pracovníků,
nastavení termínů a opakování,
vazbám na zakázky a sazby.

Důležité: Systém importuje pouze data, která odpovídají předepsané struktuře. Nesprávně vyplněné nebo neúplné řádky nemusí být importovány.

Pravidla importu

Při importu platí několik důležitých pravidel:

data se načítají pouze ze souboru ve formátu.xlsx,
importované údaje musí odpovídat struktuře systémové šablony,
před samotným vytvořením šablon probíhá kontrola dat,
systém může upozornit na nalezené chyby nebo neplatné hodnoty,
importovaná data začínají na řádku určeném v importní šabloně.

Pouze validní data mohou být úspěšně naimportována

Přenos šablon mezi katalogy

Kombinací exportu a následného importu lze šablony snadno přesouvat mezi katalogy.

Typický postup:

Export šablon z původního katalogu.
Import do jiného osobního nebo firemního katalogu.
Kontrola nastavení pracovníků a opakování.
Ověření správného generování úkolů.

Tento postup se často využívá při převodu šablon z osobního katalogu do firemního katalogu.

Záloha šablon

Export lze využít také jako jednoduchou formu zálohy.

Doporučujeme exportovat zejména:

důležité firemní procesy,
rozsáhlé katalogy šablon,
šablony před větší reorganizací nebo úpravami.

Díky tomu lze v případě potřeby původní nastavení jednoduše obnovit.

Doporučené postupy

Před rozsáhlými změnami katalogu vytvořte export šablon.
Po importu vždy zkontrolujte správnost nastavení šablon.
Firemní procesy ukládejte do sdílených Katalogů úkolů, nikoliv výhradně do osobních katalogů.
Při přesunu šablon mezi katalogy ověřte nastavení pracovníků katalogu.
Pravidelně zálohujte důležité šablony exportem.

Shrnutí

Funkce Import z Excelu a Exportovat šablony umožňují hromadnou správu šablon úkolů.
Usnadňují zakládání většího množství šablon, jejich zálohování, sdílení i přesuny mezi katalogy.
Při správném využití významně zjednodušují správu rozsáhlejších knihoven šablon a firemních procesů.