Vygenerované úkoly

Vygenerované úkoly představují konkrétní pracovní úkoly, které systém vytvořil na základě šablony a jejího nastaveného opakování.
Jsou výsledkem automatického generování a slouží k vlastní realizaci práce pracovníků.

Jakmile je úkol vygenerován, stává se samostatným úkolem se svým vlastním životním cyklem, historií, diskusí a přílohami.

Zobrazení vygenerovaných úkolů

V detailu každé šablony je k dispozici tlačítko Zobrazit vygenerované úkoly. Pomocí něj otevřete seznam všech úkolů vytvořených z dané šablony.

Tento přehled slouží zejména ke kontrole:

zda jsou úkoly generovány správně,
komu byly přiděleny,
v jakém jsou stavu,
zda byly dokončeny v požadovaném termínu,
jak dlouhou historii generování šablona má.

Vztah mezi šablonou a úkolem

Každý vygenerovaný úkol si uchovává vazbu na šablonu, ze které vznikl. Stejným způsobem si šablona eviduje seznam všech vygenerovaných úkolů.

Díky této vazbě můžete:

dohledat původ úkolu,
zobrazit všechny úkoly vytvořené konkrétní šablonou,
kontrolovat správnost generování,
sledovat historii opakovaných procesů.

Práce s vygenerovanými úkoly

Seznam vygenerovaných úkolů umožňuje stejnou práci jako běžný přehled úkolů.

U jednotlivých úkolů můžete:

otevřít detail úkolu,
upravit úkol,
delegovat úkol jinému pracovníkovi,
sledovat historii změn,
pracovat s diskusí,
přidávat přílohy,
změnit stav úkolu,
odstranit konkrétní úkol.

Úprava vygenerovaného úkolu

Po vytvoření funguje každý úkol samostatně.

Pokud upravíte konkrétní vygenerovaný úkol:

změna ovlivní pouze tento úkol,
nezmění ostatní úkoly vytvořené ze stejné šablony,
nezmění nastavení šablony.

Příklad
Šablona každý měsíc vytváří úkol:

Kontrola požárních uzávěrů

U únorového úkolu potřebujete posunout termín dokončení.

Po úpravě:

změní se pouze únorový úkol,
další měsíce se budou generovat podle původního nastavení šablony.

Změna šablony a již vytvořené úkoly

Jedná se o velmi důležitý princip práce se šablonami.

Změna šablony

Pokud upravíte šablonu:

změna se projeví pouze u budoucích úkolů,
nově generované úkoly budou odpovídat novému nastavení.

Dříve vygenerované úkoly

Úkoly vytvořené před změnou šablony:

zůstávají beze změny,
zachovávají původní nastavení,
je nutné je v případě potřeby upravit samostatně.

Delegování vygenerovaných úkolů

Vygenerovaný úkol lze delegovat jinému pracovníkovi stejně jako jakýkoliv jiný úkol v systému.

Tato možnost se využívá například při:

dovolené,
pracovní neschopnosti,
zastupování,
změně rozdělení práce v týmu.

Poznámka:
Delegování konkrétního úkolu nemění nastavení šablony. Další úkoly budou nadále generovány původně nastavenému pracovníkovi.
Pokud chcete změnit pracovníka trvale, upravte přímo šablonu.

Diskuse, přílohy a historie

Každý vygenerovaný úkol obsahuje vlastní:

historii změn,
diskusi,
komentáře,
přílohy.

Veškerá komunikace související s konkrétním úkolem by měla probíhat právě zde.

Šablona slouží pouze jako vzor pro vytváření úkolů a neobsahuje provozní komunikaci k jednotlivým realizacím.

Smazání vygenerovaného úkolu

Pokud je potřeba odstranit konkrétní vygenerovaný úkol, lze jej smazat stejně jako běžný úkol.

⚠️ Důležité upozornění

Smazáním úkolu:

nedojde ke smazání šablony,
nezastaví se automatické generování dalších úkolů,
odstraní se pouze vybraný úkol.

Pokud chcete ukončit další generování úkolů, je nutné upravit nebo deaktivovat samotnou šablonu.

Kontrola správného generování

Doporučujeme pravidelně kontrolovat seznam vygenerovaných úkolů, zejména:

po vytvoření nové šablony,
po změně opakování,
po změně pracovníků katalogu,
po organizačních změnách.

Pravidelná kontrola pomáhá včas odhalit nesprávné nastavení nebo chybně přiřazené pracovníky.

Doporučené postupy

Pravidelně kontrolujte první vygenerované úkoly po vytvoření nové šablony.
Pro jednorázové změny upravujte konkrétní úkol, nikoliv šablonu.
Při změně procesu upravujte šablonu, nikoliv jednotlivé budoucí úkoly.
Po personálních změnách ověřte správnost generování pracovníkům.
Využívejte vazbu mezi šablonou a úkolem pro snadné dohledání historie procesů.

Shrnutí

Vygenerované úkoly jsou konkrétní pracovní úkoly vytvořené ze šablon.
Ačkoli vznikají automaticky na základě nastavení šablony, po svém vytvoření fungují jako samostatné úkoly s vlastní historií, diskusí, přílohami i životním cyklem.
Správné pochopení vztahu mezi šablonou a vygenerovaným úkolem je klíčové pro efektivní správu opakovaných procesů.