Vlastník, oprávnění a pracovníci
Každý katalog úkolů obsahuje tři samostatné skupiny uživatelů:
- Vlastník
- Oprávnění
- Pracovníci
Správné nastavení těchto skupin je zásadní pro fungování katalogu i generovaných úkolů. Každá skupina má v systému jinou roli a jiné oprávnění.
Vlastník katalogu
Vlastník je hlavní správce katalogu.
Každý katalog může mít vždy pouze jednoho vlastníka. Vlastník odpovídá za strukturu katalogu, správu šablon i nastavení uživatelů. [Napověda K...a 14072026 | Word]
Vlastník:
- vidí celý katalog,
- spravuje složky,
- vytváří a upravuje šablony,
- nastavuje oprávnění,
- spravuje pracovníky katalogu,
- může změnit vlastníka katalogu.
Pokud je vlastník změněn, nový vlastník automaticky přebírá plná oprávnění ke správě katalogu.
Doporučení: Vlastníkem katalogu by měl být pracovník, který dlouhodobě odpovídá za daný proces nebo oblast práce.
Oprávnění
Oprávnění určují, kdo má ke katalogu přístup a může jej spravovat.
Na rozdíl od vlastníka může být oprávněných uživatelů více.
Oprávnění uživatelé mohou například:
- otevřít katalog,
- pracovat se šablonami,
- vytvářet nové šablony,
- upravovat existující šablony,
- sledovat historii katalogu,
- provádět další operace podle svých oprávnění.
Tato skupina se nejčastěji využívá pro:
- vedoucí pracovníky,
- zástupce vedoucích,
- koordinátory procesů,
- administrátory systému.
Pracovníci katalogu
Pracovníci katalogu představují osoby, kterým lze ze šablon přidělovat nebo automaticky generovat úkoly.
Je důležité si uvědomit, že pracovníci katalogu nejsou správci katalogu.
Jejich zařazení do katalogu slouží pouze pro účely generování a přidělování úkolů.
Pracovník katalogu:
- může být příjemcem úkolů,
- může dostávat automaticky generované úkoly,
- nemusí mít přístup ke katalogu,
- nemusí vidět šablony,
- nemůže katalog spravovat pouze na základě zařazení mezi pracovníky.
Kdo katalog vidí
Katalog vidí pouze:
- vlastník katalogu,
- uživatelé uvedení v části Oprávnění.
Pracovníci katalogu katalog standardně nevidí.
Vidí pouze úkoly, které jim byly:
- přiděleny,
- vygenerovány ze šablon.
Příklad
Katalog: Údržba budov
Vlastník
- Vedoucí údržby
Oprávnění
- Vedoucí údržby
- Technik správy budov
Pracovníci
- Jan Novák
- Petr Svoboda
Výsledek:
- Vedoucí údržby a Technik správy budov katalog vidí a mohou jej spravovat.
- Jan Novák a Petr Svoboda katalog nevidí, ale dostávají úkoly generované ze šablon uložených v katalogu.
Nastavení uživatelů v katalogu
Při vytváření nebo úpravě katalogu lze uživatele přidávat přímo v okně Upravit katalog úkolů.
K dispozici jsou následující akce:
- Změnit vlastníka
- Přidat oprávnění
- Přidat pracovníka
- Přidat všechny
Po provedení změn nezapomeňte vše potvrdit tlačítkem Uložit.
Doporučené postupy
- Každý katalog by měl mít jasně určeného vlastníka.
- U důležitých firemních procesů nastavte více oprávněných uživatelů.
- Nepoužívejte oprávnění pro běžné příjemce úkolů.
- Pravidelně kontrolujte seznam pracovníků katalogu.
- Po organizačních změnách ověřte správnost vlastníka, oprávněných uživatelů i pracovníků.
Shrnutí
Každý katalog úkolů pracuje se třemi skupinami uživatelů.
Vlastník katalog řídí a spravuje, oprávnění uživatelé mají přístup ke katalogu a jeho šablonám a pracovníci představují osoby, kterým jsou ze šablon vytvářeny nebo generovány úkoly.
Správné rozdělení těchto rolí je základem pro bezpečnou a přehlednou správu firemních procesů.