Úprava a klonování šablony

Po vytvoření šablony lze její nastavení kdykoliv upravit nebo z ní vytvořit novou kopii.
Díky tomu není nutné opakovaně vytvářet podobné šablony od začátku a lze jednoduše reagovat na změny procesů, pracovníků nebo termínů.

Úprava šablony

Úprava slouží ke změně nastavení existující šablony.

Lze upravovat například:

název šablony,
popis a zadání úkolu,
pracovníky, kterým jsou úkoly generovány,
prioritu,
plánovaný začátek,
časový limit,
deadline,
opakování,
sezónu,
vazbu na zakázku,
schvalování zadavatelem.

Otevření šablony k úpravě

Šablonu lze otevřít několika způsoby:

kliknutím na název šablony,
kliknutím na ikonu oka s ID šablony,
kliknutím na ikonu tužky v seznamu šablon

Po otevření detailu šablony klikněte na tlačítko Upravit a proveďte požadované změny.

Jak se projeví změny v šabloně

Šablona slouží jako předloha pro budoucí úkoly.

Proto platí:

změny provedené v šabloně se projeví pouze u nově generovaných úkolů,
již vygenerované úkoly zůstávají beze změny,
pokud potřebujete upravit již existující úkol, musíte upravit přímo tento konkrétní úkol.

Příklad

Šablona generuje každý měsíc úkol:

Kontrola hasicích přístrojů

Dnes změníte časový limit ze 30 minut na 45 minut.

Výsledek:

nově vytvořené úkoly budou mít limit 45 minut,
dříve vygenerované úkoly si ponechají původní hodnotu 30 minut.

Klonování šablony

Funkce Klonovat vytvoří kopii existující šablony.

Nová šablona převezme většinu nastavení původní šablony a uživatel upraví pouze údaje, které mají být jiné.

Klonování je vhodné například tehdy, když:

vytváříte podobné procesy pro více oddělení,
potřebujete obdobnou šablonu s jiným termínem,
chcete použít stejné zadání pro jinou zakázku,
vytváříte novou verzi již existující šablony.

Vytvoření kopie šablony

Postup

V seznamu šablon vyhledejte požadovanou šablonu.
Klikněte na tlačítko Klonovat.
Systém vytvoří novou kopii šablony.
Otevřete novou šablonu a upravte potřebné údaje.
Uložte změny.

Co se kopíruje

Při klonování se přebírají zejména:

název a popis úkolu,
nastavení pracovníků,
priorita,
časový limit,
termíny,
nastavení opakování,
sezónnost,
vazba na zakázku,
schvalovací pravidla.

Po vytvoření kopie lze všechny hodnoty upravit.

Vztah mezi původní a klonovanou šablonou

Po vytvoření kopie jsou obě šablony zcela samostatné.

To znamená, že:

změna nové šablony neovlivní původní šablonu,
změna původní šablony neovlivní vytvořenou kopii,
každá šablona generuje své vlastní úkoly,
každá šablona má vlastní historii.

Klonování nevytváří mezi šablonami žádnou systémovou vazbu.

Typické scénáře použití

Nová šablona pro jinou zakázku

Máte funkční šablonu pravidelné kontroly zařízení a potřebujete stejný proces použít na jiné zakázce.

Šablonu naklonujete a změníte pouze vazbu na zakázku.

Nová šablona pro jiné pracoviště

Existující proces chcete používat na více provozech.

Místo vytváření nové šablony od začátku vytvoříte kopii a upravíte pracovníky nebo lokalitu.

Nová verze procesu

Při změně pracovního postupu je možné původní šablonu zachovat a vytvořit její novou verzi pomocí klonování.

Doporučené postupy

Před většími změnami zvažte vytvoření kopie šablony.
Po klonování vždy upravte název šablony tak, aby bylo jasné, k čemu slouží.
Pravidelně kontrolujte, zda nastavení šablon odpovídá aktuálním procesům.
Pokud potřebujete zachovat původní nastavení pro archivaci nebo porovnání, využijte klonování místo přímé úpravy stávající šablony.
U podobných procesů používejte klonování namísto opakovaného vytváření nových šablon.

Shrnutí

Funkce Úprava a klonování šablony umožňuje průběžně přizpůsobovat šablony aktuálním potřebám a současně rychle vytvářet nové varianty již existujících procesů.
Úpravy ovlivňují pouze budoucí generování úkolů, zatímco klonování vytváří zcela samostatnou šablonu s vlastním nastavením a historií.