Stavy úkolu a životní cyklus

Každý úkol během svého zpracování prochází několika stavy, které vyjadřují aktuální fázi jeho životního cyklu. Správné používání stavů pomáhá zadavatelům i řešitelům sledovat průběh práce, kontrolovat termíny a vyhodnocovat plnění úkolů.

Přechod mezi jednotlivými stavy zpravidla provádí pracovník, který úkol řeší, nebo zadavatel úkolu podle svých oprávnění. Každá změna stavu se automaticky zapisuje do historie úkolu.

Životní cyklus úkolu

Typický průběh zpracování úkolu vypadá následovně:

Plánovaný → Zadaný → Zpracovávaný → Hotový → Uzavřený

V průběhu realizace může být úkol také:

přerušen,
vrácen k dopracování (reaktivován),
převeden jinému pracovníkovi.

Plánovaný

Stav Plánovaný slouží pro úkoly, které jsou připravené k budoucímu zpracování, ale zatím nebyly oficiálně zadány.

Typické použití:

plánování budoucích aktivit,
příprava práce na další období,
evidence připravovaných úkolů.

Ve stavu Plánovaný pracovník obvykle ještě nezačíná na úkolu pracovat.

Zadaný

Stav Zadaný znamená, že úkol byl přidělen pracovníkovi a je připraven k realizaci.

Úkol:

má určeného řešitele,
má definované termíny,
čeká na zahájení práce.

V tomto stavu by měl pracovník úkol převzít a zahájit jeho řešení.

Zpracovávaný

Stav Zpracovávaný označuje úkol, na kterém již probíhá práce.

Používá se v okamžiku, kdy:

pracovník zahájil realizaci,
úkol je aktivně rozpracovaný,
zadavatel potřebuje vidět skutečný průběh plnění.

Tento stav poskytuje nejpřesnější informaci o aktuální vytíženosti pracovníků.

Přerušený

Stav Přerušený slouží pro dočasné pozastavení práce.

Důvodem může být například:

čekání na podklady,
rozhodnutí klienta,
schválení jiné osoby,
změna priorit,
technické překážky.

Po odstranění překážky lze práci znovu obnovit a vrátit úkol do stavu Zpracovávaný.

Doporučení: Pokud na úkolu dočasně nepracujete, používejte stav Přerušený místo ponechání úkolu ve stavu Zpracovávaný.

Hotový

Stav Hotový znamená, že pracovník dokončil všechny požadované činnosti a úkol považuje za splněný.

V závislosti na nastavení úkolu mohou nastat dvě situace:

Bez schvalování zadavatelem

Po označení jako Hotový:

je úkol považován za dokončený,
dochází k navazujícím procesům vykazování práce.

S povinným schválením zadavatelem

Po označení jako Hotový:

zadavatel obdrží notifikaci,
čeká se na jeho kontrolu a schválení,
úkol ještě není definitivně uzavřen.

Uzavřený

Stav Uzavřený představuje konečný stav životního cyklu úkolu.

Úkol:

byl dokončen,
případně schválen zadavatelem,
nevyžaduje žádnou další práci.

Uzavřené úkoly zůstávají v systému dostupné pro zpětné dohledání a vyhodnocení.

Reaktivovaný

Stav Reaktivovaný vzniká v případě, že je dokončený úkol vrácen k dopracování.

Typické důvody:

nalezená chyba,
neúplné zpracování,
potřeba doplnit výstupy,
změna požadavků zadavatele.

Po reaktivaci se úkol vrací zpět do procesu zpracování a pracovník může pokračovat v jeho řešení.

Změny stavů v historii úkolu

Všechny změny stavů jsou automaticky zaznamenány v sekci Historie úkolu / diskuse. Díky tomu lze zpětně dohledat:

kdy byl úkol vytvořen,
kdy začala realizace,
jak dlouho byl přerušen,
kdy byl dokončen,
zda byl vrácen k dopracování.

Historie poskytuje úplný přehled o průběhu zpracování úkolu.

Doporučené postupy

Používejte stavy průběžně a aktuálně.
Nenechávejte dokončené úkoly dlouhodobě ve stavu Zpracovávaný.
Při čekání na podklady využívejte stav Přerušený.
Po dokončení práce vždy označte úkol jako Hotový.
Pokud je vyžadováno schválení, vyčkejte na reakci zadavatele.
Vrácené úkoly řešte prostřednictvím stavu Reaktivovaný, nikoliv vytvářením nového úkolu. [Zadané úko...ce10072026 | Word]

Shrnutí

Stavy úkolu slouží ke sledování průběhu práce od vytvoření až po dokončení. Správně používané stavy poskytují okamžitý přehled o tom, které úkoly čekají na zahájení, které jsou rozpracované, pozastavené nebo dokončené. Zároveň tvoří základ pro plánování práce, kontrolu termínů a vyhodnocení plnění úkolů.