Karta Zaměstnanec
Karta Zaměstnanec slouží k evidenci osobních, kontaktních a dalších údajů potřebných pro personální a mzdovou agendu zaměstnance.
Na rozdíl od karty Uživatel, která obsahuje údaje související s uživatelským účtem, karta Zaměstnanec slouží k vedení personální evidence a obsahuje informace potřebné pro pracovněprávní vztahy, mzdy a komunikaci se státní správou.
Právě zde jsou uloženy údaje, které personalisté nejčastěji spravují a aktualizují.
Otevření karty zaměstnance
- Otevřete záložku Zaměstnanci.
- Vyhledejte požadovaného zaměstnance.
- Klikněte na tlačítko Zaměstnanec.
Otevře se evidenční karta zaměstnance, ve které můžete zobrazovat nebo upravovat personální údaje.
Co je na kartě zaměstnance evidováno
Osobní údaje
- titul před jménem,
- jméno a příjmení,
- rodné příjmení,
- předchozí příjmení,
- rodné číslo,
- místo a datum narození,
- pohlaví,
- občanství,
- národnost,
- číslo dokladu totožnosti.
Pracovně-právní údaje
- zdravotní pojišťovna,
- druh důchodu,
- daňová příslušnost,
- rodinný stav,
- student,
- exekuce,
- podpis daňového prohlášení,
- podpora v nezaměstnanosti,
- datum odchodu do důchodu.
Adresy
- adresa trvalého bydliště,
- adresa přechodného bydliště,
- kontaktní adresa.
Rodinní příslušníci a děti
- evidence vyživovaných osob,
- evidence dětí,
- údaje potřebné pro daňové účely.
Bankovní spojení
- způsob výplaty mzdy,
- číslo účtu,
- předčíslí účtu,
- kód banky.
Informace o zdravotním stavu a omezeních
- zdravotní omezení,
- důležité informace pro zaměstnavatele.
Ostatní údaje
- osobní kontaktní údaje,
- datová schránka,
- poznámky personalisty.
Aktualizace údajů zaměstnance
Údaje lze kdykoliv doplnit nebo upravit přímo v evidenční kartě zaměstnance.
Po provedení změn:
- Zkontrolujte správnost vyplněných údajů.
- Klikněte na tlačítko Uložit.
Doporučujeme pravidelně kontrolovat správnost údajů, zejména při změně adresy, bankovního spojení, osobních dokladů nebo kontaktních údajů zaměstnance.
Datum poslední aktualizace
V pravé horní části evidenční karty je zobrazováno datum poslední aktualizace údajů zaměstnance.
Tento údaj umožňuje personalistům snadno zjistit, zda jsou evidované informace aktuální nebo zda je vhodné zaměstnance vyzvat k jejich aktualizaci.
Stejnou informaci lze sledovat také v sestavě Vyplnění dotazníků zaměstnance.
Odeslání výzvy k aktualizaci údajů
Pokud nemáte k dispozici aktuální údaje zaměstnance nebo potřebujete ověřit jejich správnost, můžete zaměstnanci odeslat odkaz pro vyplnění osobního dotazníku.
Postup
- Otevřete kartu zaměstnance.
- Klikněte na tlačítko Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem.
- Systém odešle zaměstnanci e-mail s odkazem na elektronický formulář.
- Zaměstnanec údaje doplní nebo zkontroluje.
- Po potvrzení se údaje automaticky propíší do personální evidence a systém uloží PDF s vyplněnými údaji do dokumentů zaměstnance.
Tento postup významně zjednodušuje sběr a aktualizaci údajů a zároveň snižuje riziko chyb způsobených ručním přepisováním.
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Součástí elektronického dotazníku zaměstnance je také souhlas se zpracováním osobních údajů.
Text souhlasu nastavuje správce systému v části Nastavení PA.
Po potvrzení zaměstnancem systém:
- uloží vyplněné údaje,
- vytvoří PDF dokument,
- připojí GDPR souhlas,
- zaznamená čas potvrzení,
- uloží dokument do dokumentace zaměstnance.
Zaměstnanci – cizinci
Při evidenci zaměstnanců s jiným než českým občanstvím systém umožňuje evidovat doplňující údaje potřebné pro zaměstnávání cizinců.
Pokud je v údajích zaměstnance vyplněno jiné občanství než české, doporučujeme zkontrolovat a doplnit také všechny navazující údaje požadované pro evidenci zahraničních pracovníků.
Nejčastější situace
Zaměstnanec změnil adresu
Otevřete kartu zaměstnance, upravte příslušnou adresu a změny uložte.
Zaměstnanec změnil číslo účtu
Aktualizujte bankovní spojení co nejdříve, aby nedošlo ke komplikacím při zpracování mezd.
Personalista nemá všechny potřebné údaje
Využijte funkci odeslání elektronického dotazníku zaměstnanci.
Potřebujete ověřit aktuálnost údajů
Zkontrolujte datum poslední aktualizace nebo odešlete zaměstnanci novou výzvu k aktualizaci údajů.
Tipy a doporučení
✅ Doporučujeme využívat dotazník zaměstnance namísto ručního sběru údajů.
✅ Při nástupu zaměstnance zkontrolujte správnost rodného čísla, adres a bankovního spojení.
✅ Pravidelně ověřujte aktuálnost kontaktních údajů.
✅ U zaměstnanců – cizinců věnujte zvýšenou pozornost úplnosti evidovaných údajů.
✅ Po významných životních změnách zaměstnance (svatba, změna bydliště, změna banky apod.) doporučujeme údaje aktualizovat bez zbytečného odkladu.