Hromadné akce
Funkce Hromadné akce umožňuje provádět stejnou operaci nad více úkoly současně. Díky tomu není nutné upravovat každý úkol samostatně, což výrazně urychluje správu většího množství úkolů.
Hromadné akce jsou určeny zejména pro vedoucí pracovníky, manažery a uživatele, kteří pravidelně pracují s větším počtem úkolů.
Kdy použít hromadné akce
Hromadné akce jsou vhodné například v těchto situacích:
- je potřeba změnit stav většího počtu úkolů,
- došlo ke změně odpovědného pracovníka,
- úkoly je potřeba přesunout na jiné datum,
- je nutné změnit zakázku u více úkolů najednou,
- chcete sjednotit nastavení notifikací,
- potřebujete odstranit více úkolů současně.
Postup použití
- Otevřete Správa úkolů → Zadané úkoly.
- Pomocí filtrů vyhledejte požadované úkoly.
- Zaškrtněte jeden nebo více úkolů.
- Klikněte na tlačítko Akce.
- Vyberte požadovanou operaci.
- Doplňte potřebné údaje.
- Potvrďte změnu.
Dostupné hromadné akce
Hromadná změna stavu
Umožňuje změnit stav více úkolů najednou.
Typické využití:
- převod úkolů do stavu Zadaný,
- označení větší skupiny úkolů jako Hotový,
- změna stavu po reorganizaci práce.
Hromadná změna zakázky
Umožňuje změnit přiřazenou zakázku u více úkolů současně.
Vhodné například při:
- změně projektu,
- přesunu práce mezi zakázkami,
- opravě chybně přiřazených zakázek.
Hromadné delegování
Umožňuje převést vybrané úkoly na jiného pracovníka.
Využívá se například při:
- zastupování během dovolené,
- změně pracovního zařazení,
- rozdělení kapacit mezi členy týmu.
Poznámka: Delegováním se mění odpovědný řešitel úkolu. Historie úkolu zůstává zachována.
Hromadná změna zadavatele
Umožňuje změnit zadavatele u větší skupiny úkolů.
Typické využití:
- změna vedoucího pracovníka,
- organizační změny,
- převzetí agendy jiným uživatelem.
Hromadný přesun na jiné datum
Umožňuje změnit plánovaný začátek vybraných úkolů na společné datum.
Vhodné například při:
- změně harmonogramu projektu,
- odložení prací,
- přesunu aktivit na další období.
Po výběru nové hodnoty systém nastaví stejné datum všem označeným úkolům.
Hromadná změna notifikací
Umožňuje hromadně upravit nastavení:
- notifikací o dokončení úkolu,
- notifikací o nesplnění úkolu v termínu.
Tato funkce se využívá zejména při zavádění nových procesů nebo při změnách způsobu řízení práce.
Smazat vybrané
Umožňuje odstranit více úkolů najednou.
⚠️ Důležité upozornění
Smazání je nevratná operace.
Při odstranění úkolu dochází současně ke smazání:
- historie úkolu,
- komentářů,
- příloh,
- všech souvisejících dat.
Před potvrzením hromadného mazání doporučujeme pečlivě zkontrolovat označené záznamy.
Doporučené postupy
- Před spuštěním hromadné akce vždy zkontrolujte počet označených úkolů.
- Nejprve si pomocí filtrů zobrazte pouze úkoly, se kterými chcete pracovat.
- Hromadné změny stavu a delegování využívejte při řízení větších týmů.
- U změn zakázek ověřte správnost přiřazení před potvrzením.
- Hromadné mazání používejte pouze ve výjimečných případech.
Shrnutí
Funkce Hromadné akce umožňuje efektivně spravovat větší množství úkolů najednou. Podporuje změnu stavu, delegování, změnu zadavatele, změnu zakázky, přesun termínů i správu notifikací. Správné využívání hromadných akcí výrazně zrychluje každodenní práci a usnadňuje řízení týmových úkolů.