Vyplnění osobního dotazníku zaměstnancem

Osobní dotazník zaměstnance slouží ke sběru a aktualizaci osobních údajů přímo od zaměstnance.
Díky tomu není nutné údaje přepisovat ručně a zároveň se výrazně snižuje riziko chyb při jejich zadávání.

Po finálním potvrzení dotazníku se údaje automaticky uloží do personální evidence zaměstnance a současně se vytvoří PDF dokument, který se uloží do dokumentace zaměstnance.

Kdy využít osobní dotazník

Osobní dotazník doporučujeme využít zejména:

při nástupu nového zaměstnance,
při změně osobních údajů,
při pravidelné aktualizaci personální evidence,
pokud personalista nemá k dispozici všechny potřebné údaje,
při doplnění údajů o dětech nebo rodinných příslušnících,
při doplnění údajů potřebných pro mzdovou evidenci.

Odeslání dotazníku zaměstnanci

Dotazník lze odeslat přímo z karty zaměstnance.

Postup

Otevřete kartu zaměstnance.
Klikněte na tlačítko Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem.
Zaměstnanci bude automaticky odeslán e-mail s odkazem na elektronický formulář.
Zaměstnanec otevře odkaz a vyplní požadované údaje.

Hromadné odeslání dotazníků

Pokud potřebujete oslovit větší počet zaměstnanců současně, můžete využít hromadné rozeslání.

Postup

V přehledu zaměstnanců označte požadované zaměstnance.
Klikněte na tlačítko Akce.
Zvolte možnost Odeslat odkazy pro vyplnění dotazníku zaměstnancem.
Systém odešle jednotlivým zaměstnancům e-mail s odkazem na formulář.

Po dokončení odeslání systém zobrazí seznam:

úspěšně odeslaných e-mailů,
neúspěšně odeslaných e-mailů.

Díky tomu lze snadno odhalit chybně zadané nebo chybějící e-mailové adresy.

Platnost odkazu

Odkaz pro vyplnění osobního dotazníku je platný po dobu:

168 hodin (7 dní)

Po uplynutí této doby již nebude možné dotazník pomocí původního odkazu otevřít. V takovém případě lze zaměstnanci odeslat nový odkaz.

Co zaměstnanec vyplňuje

Rozsah údajů závisí na nastavení společnosti a požadovaných personálních údajích.

Typicky zaměstnanec vyplňuje:

Osobní údaje

jméno a příjmení,
tituly,
rodné příjmení,
rodné číslo,
datum narození,
místo narození,
občanství,
národnost.

Kontaktní údaje

telefon,
kontaktní e-mail,
datová schránka.

Adresy

trvalé bydliště,
přechodné bydliště,
kontaktní adresa.

Bankovní spojení

způsob výplaty mzdy,
číslo účtu,
kód banky.

Rodinné údaje

manžel/manželka,
děti,
údaje pro daňové zvýhodnění.

Další personální údaje

zdravotní pojišťovna,
důchod,
studium,
daňové informace,
další údaje požadované zaměstnavatelem.

Vyplňování adres

Při zadávání adres systém využívá našeptávač adres napojený na registry adres.

Jak funguje

Zaměstnanec začne zapisovat adresu.
Systém nabídne odpovídající adresy.
Zaměstnanec vybere správnou adresu ze seznamu.
Jednotlivá pole adresy se automaticky doplní.

Tento postup pomáhá zajistit správnost adres a sjednocuje jejich zápis v celé personální evidenci.

Zaměstnanci – cizinci

Součástí dotazníku je také evidence údajů o cizincích.

Pokud zaměstnanec vybere v poli Občanství jiné občanství než Česká republika, systém automaticky zpřístupní část formuláře určenou pro evidenci cizinců.

Tyto údaje jsou následně povinné.

Pokud nejsou vyplněny, systém nedovolí dotazník finálně odeslat a upozorní zaměstnance na chybějící informace.

Zaměstnanci s českým občanstvím tuto část vyplňovat nemusí.

GDPR souhlas

Před potvrzením údajů zaměstnanec současně potvrzuje souhlas se zpracováním osobních údajů.

Text souhlasu nastavuje správce modulu Personální agenda v záložce:

Nastavení PA → Text GDPR souhlasu

Součástí souhlasu může být například:

souhlas se zpracováním osobních údajů,
souhlas s elektronickým doručováním pracovněprávních dokumentů,
souhlas s elektronickým schvalováním a podepisováním dokumentů.

Každá společnost si může text souhlasu přizpůsobit vlastním potřebám.

Uložit rozpracované × Uložit a potvrdit údaje

Při vyplňování dotazníku jsou k dispozici dvě možnosti uložení.

Uložit rozpracované

Slouží pouze k průběžnému uložení vyplněných údajů.

Po použití této volby:

údaje zůstávají rozpracované,
nevytvoří se PDF dokument,
neodešle se notifikace personalistům,
nedojde k finálnímu potvrzení dotazníku,
odkaz zůstává platný.

Tuto možnost využijte, pokud zaměstnanec nemá všechny údaje k dispozici a chce se k formuláři později vrátit.

Uložit a potvrdit údaje

Slouží k finálnímu odeslání dotazníku.

Pouze po použití této volby dojde k:

finálnímu uložení údajů,
vytvoření PDF dokumentu,
odeslání notifikací odpovědným osobám,
evidenci data potvrzení,
ukončení procesu vyplnění.

Důležité: Pokud zaměstnanec použije pouze tlačítko Uložit rozpracované, není dotazník považován za dokončený.

Automatické vytvoření PDF

Po finálním potvrzení údajů systém automaticky vytvoří PDF dokument obsahující:

vyplněné osobní údaje,
údaje o dětech a rodinných příslušnících,
text GDPR souhlasu,
datum a čas potvrzení.

PDF dokument je následně automaticky uložen do dokumentace zaměstnance.

Personalista tak má k dispozici archivovanou verzi údajů potvrzenou samotným zaměstnancem.

Notifikace po vyplnění dotazníku

Po finálním potvrzení dotazníku tlačítkem Uložit a potvrdit údaje systém automaticky:

uloží údaje do personální evidence zaměstnance,
vytvoří PDF dokument s vyplněnými údaji,
uloží PDF do dokumentace zaměstnance,
odešle notifikaci odpovědným personalistům.

Personalista je následně informován prostřednictvím systémové notifikace, že zaměstnanec vyplnil osobní dotazník.
Díky tomu může bez zbytečného odkladu zkontrolovat doplněné údaje a pokračovat v dalších personálních procesech.

Notifikace se zobrazuje v přehledu notifikací modulu Personální agenda.

Poznámka: Notifikace se vytvoří pouze v případě, že zaměstnanec použije tlačítko Uložit a potvrdit údaje. Při použití tlačítka Uložit rozpracované se notifikace personalistům neodesílá.

Kontrola vyplnění dotazníků

Informace o odeslaných a vyplněných dotaznících lze sledovat v sestavě:

Sestavy → Vyplnění dotazníků zaměstnance

Sestava umožňuje sledovat například:

datum posledního odeslání odkazu,
datum vyplnění dotazníku,
datum poslední aktualizace údajů,
stav vyplnění zaměstnancem.

Pokud má zaměstnanec více kontraktů, dotazník se standardně vztahuje k hlavnímu kontraktu zaměstnance.

Nejčastější situace

Zaměstnanec neobdržel e-mail

Zkontrolujte:

správnost e-mailové adresy,
složku Spam nebo Hromadné,
případně odešlete nový odkaz.

Zaměstnanec nestihl dotazník vyplnit

Pokud vypršela platnost odkazu, odešlete nový odkaz.

Zaměstnanec formulář vyplnil, ale neobjevilo se PDF

Zkontrolujte, zda použil tlačítko Uložit a potvrdit údaje. Pouhé rozpracované uložení PDF nevytváří.

Zaměstnanec nemůže formulář odeslat

Nejčastější příčinou je:

nevyplněné povinné pole,
chybějící údaje o cizinci při jiném než českém občanství.

Tipy a doporučení

✅ Dotazník doporučujeme využívat při každém nástupu nového zaměstnance.

✅ Pravidelně obnovujte údaje zaměstnanců pomocí opětovného rozeslání dotazníků.

✅ Využívejte hromadné odesílání při větších aktualizacích personální evidence.

✅ Před zpracováním mezd doporučujeme ověřit správnost bankovních údajů zaměstnance.

✅ V případě zaměstnanců – cizinců vždy zkontrolujte úplnost doplněných údajů.