Vytvoření nové šablony
Šablona úkolu představuje předdefinovaný vzor, ze kterého lze vytvářet jednotlivé úkoly. Pomocí šablon lze standardizovat opakující se činnosti, omezit ruční zadávání a zajistit, že budou pracovníkům pravidelně přidělovány správné úkoly.
Šablona může sloužit:
- pro jednorázové přidělování úkolů,
- pro automatické generování opakovaných úkolů,
- jako vzor pro další podobné šablony,
- pro standardizaci firemních procesů.
Vytvoření nové šablony
Novou šablonu vytvoříte přímo v osobním katalogu.
Postup
- Otevřete záložku Můj osobní katalog úkolů.
- V levé části vyberte složku, do které chcete šablonu uložit.
- Klikněte na tlačítko Nová šablona úkolu.
- Zadejte název šablony.
- Potvrďte tlačítkem Vytvořit.
Po vytvoření se otevře detail šablony, ve kterém nastavíte všechny parametry budoucích úkolů.
Vyplnění šablony
Editor šablony je velmi podobný formuláři pro vytvoření nového úkolu.
Vyplňují se zejména:
- název úkolu,
- popis a zadání,
- pracovníci,
- priorita,
- plánovaný začátek,
- časový limit,
- deadline,
- vazba na zakázku,
- opakování,
- schvalování zadavatelem.
Všechny údaje uložené v šabloně budou použity při vytváření nových úkolů.
Výběr pracovníků
Šablona může generovat úkoly pouze pracovníkům, kteří jsou zařazeni mezi Pracovníky katalogu.
Při vytváření šablony vyberete jednoho nebo více pracovníků, kterým budou úkoly ze šablony přidělovány.
Pokud požadovaný pracovník není dostupný v seznamu:
- vraťte se do katalogu,
- použijte tlačítko Upravit pracovníky katalogu,
- přidejte chybějícího pracovníka,
- následně se vraťte k editaci šablony.
Jednorázová a opakovaná šablona
Při vytváření šablony se rozhodujete, zda bude sloužit pouze pro ruční zadávání úkolů, nebo pro jejich automatické generování.
Jednorázová šablona
Slouží jako vzor, ze kterého budete vytvářet úkoly ručně podle potřeby.
Typické příklady:
- mimořádná kontrola,
- jednorázová revize,
- nepravidelné administrativní úkoly.
Opakovaná šablona
Obsahuje nastavení frekvence opakování.
Systém z ní následně automaticky vytváří nové úkoly podle zadaného harmonogramu.
Typické příklady:
- týdenní porady,
- měsíční kontroly,
- pravidelná údržba,
- periodické revize.
Vazba na zakázku
Stejně jako u běžných úkolů lze šablonu propojit se zakázkou.
Při generování úkolů se potom automaticky přenáší:
- projekt,
- zakázka,
- sazba,
- nastavení vykazování práce.
Tento způsob je vhodný zejména u pravidelných činností vykazovaných na konkrétní zakázky.
Schvalování dokončení
V šabloně lze předem určit, zda bude po dokončení úkolu vyžadováno schválení zadavatelem.
Pokud je tato volba aktivní:
- pracovník dokončí úkol,
- zadavatel obdrží notifikaci,
- úkol bude uzavřen až po schválení.
Toto nastavení se automaticky přenáší na všechny nově generované úkoly.
Uložení šablony
Po vyplnění všech požadovaných údajů klikněte na Uložit.
Od tohoto okamžiku je šablona připravena:
- pro jednorázové přidělení úkolu,
- pro automatické generování úkolů,
- pro další úpravy a správu.
Doporučené postupy
- Používejte jednoznačné názvy šablon.
- U složitějších procesů vyplňujte detailní popis zadání.
- Šablony ukládejte do správné složky již při jejich vytvoření.
- Pravidelně kontrolujte nastavené pracovníky a termíny.
- Opakované činnosti řešte pomocí opakovaných šablon, nikoliv ručním vytvářením úkolů.
- U firemních procesů zvažte využití záložky Katalogy úkolů namísto osobního katalogu.
Shrnutí
Funkce Nová šablona úkolu umožňuje vytvořit vzor pro budoucí úkoly.
Správně nastavená šablona šetří čas, sjednocuje pracovní postupy a umožňuje automatické generování opakovaných úkolů bez nutnosti jejich ručního zadávání.