Evidence času a vykazování práce
Modul Správa úkolů umožňuje evidovat plánovaný čas potřebný pro splnění úkolu a následně tento čas využít pro vykazování práce, výpočet výkonů a nákladů. Pokud je úkol propojen se zakázkou, promítají se vykázané hodnoty také do ekonomiky zakázky.
Evidence času pomáhá:
- plánovat pracovní kapacity,
- sledovat skutečnou pracnost jednotlivých činností,
- vyhodnocovat efektivitu práce,
- evidovat výkony na zakázkách,
- vypočítávat náklady podle nastavených sazeb.
Časový limit úkolu
Při vytváření nebo úpravě úkolu lze zadat časový limit, tedy předpokládaný čas potřebný pro splnění úkolu.
Časový limit slouží zejména k:
- plánování práce,
- odhadu vytížení pracovníků,
- následnému porovnání plánu a skutečnosti,
- výpočtu výkonů a nákladů.
Časový limit nepředstavuje blokaci práce po uplynutí stanoveného času. Jedná se o plánovaný rozsah práce, který lze podle potřeby upravit.
Přechodové stavy během práce
Během realizace může pracovník měnit stav úkolu podle skutečného průběhu práce.
Nejčastější pracovní postup:
Zadaný → Zpracovávaný → Hotový → Uzavřený
Pokud je potřeba práci dočasně pozastavit, lze úkol přepnout do stavu: Přerušený.
Veškeré změny stavů se automaticky zapisují do historie úkolu.
Dokončení úkolu
Po dokončení práce označí řešitel úkol jako Hotový.
Tím potvrzuje, že:
- práce byla dokončena,
- požadovaný výstup byl předán,
- úkol je připraven k uzavření nebo schválení.
Podle nastavení úkolu pak pokračuje proces vykazování práce.
Vykazování bez schválení zadavatelem
Pokud není aktivována volba Povinné uzavření úkolu zadavatelem, probíhá proces automaticky:
- pracovník označí úkol jako Hotový,
- systém vytvoří záznam do výkazu práce,
- případný výkon se promítne do navázané zakázky.
Tento režim je vhodný pro běžné operativní úkoly, u kterých není vyžadována kontrola výsledku.
Vykazování se schválením zadavatelem
Pokud je aktivována volba Povinné uzavření úkolu zadavatelem, probíhá proces ve dvou krocích:
- pracovník označí úkol jako Hotový,
- zadavateli je odeslána notifikace,
- zadavatel provede kontrolu výsledku,
- zadavatel úkol schválí,
- teprve následně dojde k vytvoření záznamu ve výkazu práce a případně i na zakázce.
Tento postup se doporučuje zejména:
- u důležitých výstupů,
- u prací fakturovaných klientům,
- u činností s významným dopadem na náklady.
Vazba na zakázku
Pokud je úkol propojen se zakázkou:
- vzniká výkon na zakázce,
- počítají se náklady podle sazby pracovníka,
- práce vstupuje do ekonomického vyhodnocení projektu.
Výpočet nákladů vychází ze vztahu:
- čas × sazba pracovníka
Pro správné fungování musí mít pracovník v modulu Zakázkový systém nastavenou výchozí sazbu.
Úkol bez zakázky
Úkol může existovat i bez vazby na zakázku.
V takovém případě:
- slouží jako pracovní nebo organizační úkol,
- nepromítá se do ekonomiky zakázek,
- nevytváří výkon na konkrétní zakázce.
Typickým příkladem jsou:
- interní porady,
- administrativní činnosti,
- osobní pracovní úkoly.
Reklamace a vrácení úkolu k dopracování
Pokud zadavatel zjistí nedostatky ve splnění úkolu, může úkol vrátit k dopracování.
V takovém případě:
- zadavatel použije funkci Reaktivovat,
- úkol přejde do stavu Reaktivovaný,
- řešitel může pokračovat v práci,
- po dokončení úkol znovu označí jako Hotový.
Celý průběh je zaznamenán v historii úkolu.
Historie a auditní stopa
Všechny důležité události související s evidencí práce jsou ukládány do historie úkolu:
- změny stavů,
- komentáře,
- schválení,
- delegování,
- nahrané přílohy,
- reaktivace úkolu.
Historie umožňuje zpětně dohledat celý průběh realizace úkolu.
Doporučené postupy
- U každého úkolu vyplňujte realistický časový limit.
- Pravidelně aktualizujte stav úkolu podle skutečného průběhu práce.
- Po dokončení úkol vždy označte jako Hotový.
- U zakázkových činností vždy kontrolujte správné přiřazení zakázky a sazby.
- U nákladově významných úkolů používejte schvalování zadavatelem.
- V případě potřeby dopracování využívejte funkci Reaktivovat, nikoliv vytváření nového úkolu.
Shrnutí
Evidence času a vykazování práce propojuje řízení úkolů s plánováním kapacit, sledováním výkonů a vyhodnocováním nákladů. Správně nastavený časový limit, odpovídající stavy úkolu a případná vazba na zakázku umožňují získat přesný přehled o skutečně odvedené práci a její ekonomické náročnosti.