Doporučené postupy

Katalogy úkolů jsou určeny především pro správu sdílených firemních procesů.
Správně navržená struktura katalogů a šablon výrazně usnadňuje dlouhodobou správu opakovaných činností a zajišťuje jejich zastupitelnost napříč organizací.

Pro firemní procesy používejte katalogy úkolů

Pokud mají být šablony používány více pracovníky nebo spravovány dlouhodobě v rámci organizace, ukládejte je do Katalogů úkolů, nikoliv do osobních katalogů.

Tím zajistíte, že:

proces nebude závislý na jednom uživateli,
šablony budou dostupné oprávněným osobám,
bude možné jednoduše řešit zastupitelnost,
správa procesů zůstane zachována i při personálních změnách.

Udržujte přehlednou strukturu katalogů

Již při zakládání katalogu si promyslete jeho strukturu.

Doporučené členění:

podle oddělení,
podle provozů,
podle budov,
podle projektů,
podle zákazníků,
podle typů činností.

Přehledná struktura výrazně usnadňuje orientaci v katalogu i správu většího množství šablon.

Používejte jednoznačné názvy katalogů a šablon

Názvy by měly jasně popisovat účel katalogu nebo šablony.

Vhodné příklady

Údržba budov
BOZP
Měsíční kontrola hasicích přístrojů
Týdenní kontrola serverů

Méně vhodné příklady

Kontrola
Revize
Úkol 1
Test

Jasné názvy usnadňují vyhledávání i správu katalogů.

Pravidelně kontrolujte vlastníka a oprávnění

Každý katalog by měl mít jednoznačně určeného vlastníka a aktuální seznam oprávněných uživatelů.

Doporučujeme pravidelně ověřovat:

aktuálnost vlastníka katalogu,
správnost oprávnění,
potřebu odebrání bývalých pracovníků,
potřebu přidání nových správců.

U důležitých procesů doporučujeme mít více oprávněných uživatelů, aby správa katalogu nebyla závislá pouze na jedné osobě.

Nepřidělujte oprávnění běžným příjemcům úkolů

Pokud pracovník pouze plní úkoly generované ze šablon, postačí jeho zařazení mezi Pracovníky katalogu.

Není nutné a zpravidla ani vhodné přidělovat mu oprávnění ke správě katalogu.

Tím snížíte riziko nechtěných změn šablon a konfigurace katalogu.

Pravidelně kontrolujte automatické generování

Po vytvoření nové šablony nebo po změně jejího nastavení doporučujeme zkontrolovat:

správnost vygenerovaných úkolů,
přiřazené pracovníky,
termíny,
nastavení opakování,
vazby na zakázky.

Včasná kontrola pomůže odhalit případné chyby v nastavení.

Změny procesu provádějte v šabloně

Pokud dochází ke změně pracovního postupu:

upravte šablonu,
neupravujte jednotlivé budoucí úkoly ručně.

Změna šablony zajistí správné nastavení všech nově generovaných úkolů.

Pro jednorázové výjimky upravujte konkrétní úkol

Pokud potřebujete změnit pouze jeden konkrétní úkol:

upravte vygenerovaný úkol,
neměňte kvůli tomu nastavení celé šablony.

Typicky se jedná o:

posunutí termínu,
změnu pracovníka,
jednorázové navýšení pracnosti,
mimořádný požadavek.

Využívejte klonování šablon

Pokud vytváříte podobný proces:

naklonujte existující šablonu,
upravte pouze odlišné údaje,
zachováte ověřené nastavení.

Tento postup snižuje riziko chyb a zrychluje správu katalogu.

Pravidelně zálohujte důležité šablony

Před rozsáhlými úpravami nebo reorganizací katalogu doporučujeme využít funkci Exportovat šablony.

Export lze využít jako:

zálohu katalogu,
archivaci procesů,
podklad pro přesun šablon do jiného katalogu.

Doporučený postup při zakládání nového procesu

Vytvořte nebo vyberte vhodný katalog.
Navrhněte strukturu složek.
Nastavte vlastníka a oprávněné uživatele.
Přidejte pracovníky katalogu.
Vytvořte šablonu.
Nastavte opakování a generování.
Ověřte první vygenerované úkoly.
Průběžně kontrolujte správnost fungování procesu.

Shrnutí

Katalogy úkolů představují doporučený nástroj pro správu sdílených firemních procesů.
Přehledná struktura, správně nastavená oprávnění, pravidelná kontrola generování a využívání šablon místo ručního zadávání úkolů výrazně usnadňují řízení opakovaných činností a zajišťují jejich dlouhodobou udržitelnost v organizaci.