Jednorázové přidělení úkolu
Funkce Jednorázově přidělit úkol umožňuje vytvořit nový úkol ze šablony bez ohledu na nastavené opakování.
Je určena pro situace, kdy potřebujete využít existující šablonu mimo její běžný harmonogram nebo úkol přidělit jinému pracovníkovi.
Díky této funkci není nutné vytvářet nový úkol od začátku ani čekat na automatické vygenerování podle nastavené frekvence.
Kdy použít jednorázové přidělení
Funkce je vhodná například v těchto situacích:
- potřebujete úkol vytvořit okamžitě,
- chcete zadat mimořádnou kontrolu nebo revizi,
- potřebujete provést stejnou činnost mimo běžný harmonogram,
- chcete úkol přidělit jinému pracovníkovi než tomu, kterému je standardně generován,
- potřebujete vytvořit jednorázovou kopii opakovaného procesu.
Vytvoření jednorázového úkolu ze šablony
V seznamu šablon klikněte u vybrané šablony na tlačítko Jednorázově přidělit úkol.
Po spuštění akce systém otevře formulář nového úkolu vycházející z nastavení vybrané šablony.
Uživatel může před vytvořením úkolu upravit například:
- pracovníka,
- plánovaný začátek,
- deadline,
- časový limit,
- prioritu,
- vazbu na zakázku,
- další parametry úkolu.
Po uložení vznikne běžný úkol, se kterým lze dále pracovat stejně jako s jakýmkoliv jiným úkolem v systému.
Vazba na původní šablonu
Jednorázově vytvořený úkol vzniká ze šablony, ale následně funguje jako samostatný úkol.
To znamená, že:
- má vlastní životní cyklus,
- má vlastní historii,
- může být upravován nezávisle na šabloně,
- může být delegován jinému pracovníkovi,
- lze do něj přidávat komentáře a přílohy.
Změny provedené na jednorázově vytvořeném úkolu neovlivní původní šablonu.
Stejně tak pozdější změny šablony neovlivní již vytvořený úkol.
Rozdíl mezi jednorázovým přidělením a automatickým generováním
Jednorázové přidělení
- úkol vzniká na vyžádání uživatele,
- lze jej vytvořit kdykoliv,
- není závislý na frekvenci opakování,
- vhodné pro mimořádné situace.
Automatické generování
- úkoly vznikají automaticky podle nastaveného harmonogramu,
- uživatel jejich vznik nemusí ručně spouštět,
- vhodné pro pravidelné a opakované činnosti.
Typické scénáře použití
Mimořádná kontrola
Šablona generuje kontrolu zařízení jednou měsíčně.
Vedoucí však potřebuje provést kontrolu ihned po nahlášené závadě.
Využije funkci Jednorázově přidělit úkol a vytvoří mimořádný úkol mimo běžný plán.
Zástup během dovolené
Pravidelný úkol bývá generován konkrétnímu pracovníkovi.
Během dovolené je potřeba úkol jednorázově přidělit náhradníkovi.
Namísto úpravy celé šablony stačí vytvořit jednorázový úkol a zvolit jiného pracovníka.
Mimořádný požadavek zákazníka
Existuje šablona pro standardní servisní zásah.
Zákazník požaduje další mimořádný zásah ještě před termínem pravidelné návštěvy.
Jednorázové přidělení umožní rychlé vytvoření úkolu bez zásahu do nastavení opakování.
Doporučené postupy
- Pro mimořádné situace používejte jednorázové přidělení místo úprav harmonogramu šablony.
- Pokud potřebujete změnit pouze jeden konkrétní úkol, neupravujte kvůli tomu celou šablonu.
- Před uložením zkontrolujte pracovníka a termíny.
- U pravidelných procesů ponechte správně nastavené automatické generování a jednorázové přidělení využívejte pouze výjimečně.
- Využívejte existující šablony namísto zakládání nových podobných úkolů.
Shrnutí
Funkce Jednorázově přidělit úkol umožňuje rychle vytvořit nový úkol ze stávající šablony bez ohledu na nastavené opakování.
Je ideální pro mimořádné situace, zástupy nebo jednorázové požadavky.
Vytvořený úkol je samostatný a dále funguje nezávisle na původní šabloně.