Přehled katalogů šablon úkolů
Záložka Katalogy úkolů poskytuje přehled všech katalogů, ke kterým máte přidělené oprávnění.
Slouží jako vstupní bod pro správu sdílených šablon úkolů určených pro týmy, oddělení nebo celé firemní procesy.
Na rozdíl od Mého osobního katalogu úkolů zde pracujete s katalogy, které mohou spravovat i další oprávnění uživatelé a které nejsou závislé pouze na jednom vlastníkovi.
Co na stránce najdete
Přehled katalogů obsahuje seznam všech katalogů, ke kterým máte přístup.
U každého katalogu jsou zobrazeny základní informace:
- ID katalogu
- Název katalogu
- Vlastník katalogu
- dostupné akce pro správu katalogu.
Kliknutím na název katalogu otevřete jeho obsah a zobrazíte uložené složky a šablony úkolů.
Vyhledávání katalogů
V horní části obrazovky je umístěn vyhledávací panel.
Vyhledávat lze podle:
- ID katalogu,
- názvu katalogu.
Po zadání hodnoty klikněte na tlačítko Hledej.
Pro zobrazení všech katalogů použijte tlačítko Reset.
Otevření katalogu
Detail katalogu otevřete kliknutím na jeho název v seznamu.
V detailu katalogu můžete:
- spravovat složky,
- vytvářet nové šablony,
- upravovat stávající šablony,
- spravovat pracovníky katalogu,
- spravovat oprávnění,
- importovat a exportovat šablony,
- sledovat historii katalogu.
Přehled informací v katalogu
Po otevření katalogu se zobrazí jeho základní informace.
V horní části jsou vždy uvedeny:
Vlastník
Uživatel odpovědný za správu katalogu.
Každý katalog má právě jednoho vlastníka. Vlastníka lze v případě potřeby změnit.
Oprávnění
Seznam uživatelů, kteří mají přístup ke katalogu a mohou s ním pracovat podle přidělených oprávnění. Oprávněných uživatelů může být více
Pracovníci
Seznam pracovníků, kterým lze ze šablon uložených v katalogu přidělovat nebo automaticky generovat úkoly.
Důležité: Pracovníci katalogu nemusí mít přístup ke katalogu. Mohou pouze dostávat úkoly generované ze šablon.
Úprava katalogu
Každý katalog lze upravit pomocí tlačítka Upravit.
V nastavení katalogu můžete spravovat:
- název katalogu,
- vlastníka,
- oprávněné uživatele,
- pracovníky katalogu.
Při změně vlastníka přebírá nový vlastník plnou správu katalogu.
Vytvoření nového katalogu
Nový katalog vytvoříte tlačítkem Nový katalog úkolů v pravé horní části obrazovky.
Postup
- Klikněte na Nový katalog úkolů.
- Zadejte název katalogu.
- Potvrďte vytvoření.
- Otevře se formulář Upravit katalog úkolů.
- Nastavte:
- vlastníka,
- oprávněné uživatele,
- pracovníky katalogu.
- Klikněte na Uložit.
Po vytvoření katalogu je automaticky založena výchozí struktura připravená pro vytváření složek a šablon.
Smazání katalogu
Katalog lze odstranit tlačítkem Smazat.
⚠️ Důležité upozornění
Před odstraněním katalogu doporučujeme ověřit, zda:
- nejsou v katalogu aktivní šablony,
- nejsou generovány důležité opakované úkoly,
- nepracují s katalogem další oprávnění uživatelé.
Smazání katalogu může ovlivnit navazující procesy využívající jeho šablony.
Doporučené postupy
- Vytvářejte samostatné katalogy podle oblastí odpovědnosti nebo oddělení.
- Pravidelně kontrolujte seznam oprávněných uživatelů.
- Udržujte aktuální seznam pracovníků katalogu.
- Pro sdílené procesy používejte katalogy úkolů místo osobních katalogů.
- Pojmenovávejte katalogy jednoznačně, aby bylo zřejmé, jakou oblast pokrývají.
Shrnutí
Záložka Katalogy úkolů poskytuje přehled sdílených katalogů šablon úkolů v organizaci.
Umožňuje vytvářet nové katalogy, spravovat vlastníky, oprávnění a pracovníky katalogu a slouží jako centrální místo pro správu firemních a týmových šablon úkolů.