Klonování a kopírování úkolu

Funkce Klonování (kopírování) úkolu umožňuje vytvořit nový úkol na základě již existujícího zadání. Nový úkol převezme nastavení původního úkolu a uživatel následně upraví pouze údaje, které se mají změnit.

Tato funkce výrazně urychluje zadávání podobných nebo opakovaně vznikajících úkolů a snižuje riziko chyb při ručním vyplňování údajů.

Kdy použít klonování

Klonování je vhodné například tehdy, když:

vytváříte stejný úkol pro více pracovníků,
zadáváte pravidelně obdobné činnosti,
potřebujete zachovat stejné nastavení zakázky, termínů nebo časového limitu,
chcete vytvořit novou verzi již dříve realizovaného úkolu.

Vytvoření kopie úkolu

Postup

Otevřete záložku Zadané úkoly.
Vyhledejte úkol, který chcete použít jako vzor.
Klikněte na ikonu Klonovat v řádku úkolu.
Systém otevře formulář nového úkolu s předvyplněnými údaji.
Upravte potřebné informace.
Klikněte na Uložit.

Po uložení vznikne nový samostatný úkol.

Jaké údaje se kopírují

Do nového úkolu se obvykle přenesou:

název úkolu,
popis a zadání,
priorita,
časový limit,
vazba na zakázku,
nastavení schvalování,
další parametry původního úkolu.

Všechny údaje lze před uložením upravit.

Co doporučujeme zkontrolovat před uložením

Po vytvoření kopie doporučujeme ověřit zejména:

pracovníka, kterému bude úkol přidělen,
plánovaný začátek,
deadline,
vazbu na zakázku,
aktuálnost zadání a popisu úkolu.

Nejčastější chybou bývá ponechání původních termínů nebo původního řešitele.

Vztah mezi původním a kopírovaným úkolem

Po vytvoření kopie jsou oba úkoly na sobě nezávislé.

To znamená, že:

změna nového úkolu neovlivní původní úkol,
změna původního úkolu neovlivní vytvořenou kopii,
každý úkol má vlastní historii,
každý úkol má vlastní diskusi a přílohy.

Klonování nevytváří mezi úkoly žádnou systémovou vazbu. Vznikne pouze nová kopie vybraného úkolu.

Typické použití

Stejný úkol pro více pracovníků

Vedoucí vytvoří úkol pro jednoho pracovníka a následně jej naklonuje pro ostatní členy týmu.

Výsledkem je několik samostatných úkolů se stejným zadáním.

Opakovaně vznikající úkol

Úkol nevzniká pravidelně podle kalendáře, ale opakuje se nepravidelně.

Místo vytváření nového zadání od začátku lze použít kopii předchozího úkolu.

Navázání na dříve realizovaný úkol

Potřebujete provést obdobnou práci jako v minulosti a chcete zachovat osvědčené zadání.

Klonování umožňuje využít předchozí úkol jako vzor.

Klonování nebo šablona?

Použijte klonování, pokud:

potřebujete vytvořit několik podobných úkolů,
se jedná o jednorázovou nebo nepravidelnou činnost,
nevyžadujete automatické generování úkolů.

Použijte šablonu, pokud:

se úkol opakuje pravidelně,
chcete automatické generování úkolů,
potřebujete dlouhodobě řídit opakující se proces.

Doporučené postupy

Klonujte pouze správně nastavené a ověřené úkoly.
Před uložením vždy zkontrolujte termíny a přiřazeného pracovníka.
U pravidelných činností preferujte šablony a opakované úkoly.
Aktualizujte zadání tak, aby odpovídalo aktuální situaci.
Nepoužívejte klonování jako náhradu za opakované úkoly u dlouhodobých procesů.

Shrnutí

Funkce Klonování a kopírování úkolu umožňuje rychle vytvářet nové úkoly na základě již existujících zadání. Šetří čas, snižuje chybovost a usnadňuje práci s podobnými nebo opakovaně vznikajícími úkoly. Každá vytvořená kopie je samostatným úkolem s vlastním životním cyklem, historií a komunikací.