Vytvoření nové šablony
Šablona úkolu představuje předdefinovaný vzor, podle kterého lze vytvářet jednorázové nebo opakované úkoly.
V katalogu úkolů slouží šablony především k řízení sdílených firemních procesů, které využívá více uživatelů nebo celé týmy.
Na rozdíl od běžného úkolu není šablona určena ke zpracování.
Slouží jako předloha, ze které systém vytváří konkrétní úkoly pro pracovníky.
Vytvoření nové šablony
Novou šablonu vytvoříte přímo v otevřeném katalogu.
Postup
- Otevřete požadovaný katalog úkolů.
- Ve stromu složek vyberte složku, do které chcete šablonu uložit.
- Klikněte na tlačítko Nová šablona úkolů.
- Zadejte název šablony.
- Potvrďte vytvoření.
- Otevře se detail šablony, ve kterém nastavíte její parametry.
Nastavení šablony
Editor šablony je velmi podobný formuláři pro vytvoření nového úkolu.
Vyplňují se zejména:
- název úkolu,
- popis a zadání,
- pracovníci,
- priorita,
- plánovaný začátek,
- časový limit,
- deadline,
- vazba na zakázku,
- opakování úkolu,
- schvalování dokončení.
Všechna nastavení se následně přenášejí do nově vytvářených úkolů.
Výběr pracovníků
Při vytváření šablony lze vybírat pouze pracovníky, kteří jsou zařazeni mezi Pracovníky katalogu.
Pokud v seznamu požadovaný pracovník chybí:
- otevřete nastavení katalogu,
- přidejte pracovníka do části Pracovníci,
- vraťte se zpět k editaci šablony.
Jednorázová šablona
Šablona nemusí obsahovat nastavení opakování.
Taková šablona slouží jako vzor pro ruční vytváření úkolů prostřednictvím funkce Jednorázově přidělit úkol.
Typické využití:
- mimořádné kontroly,
- jednorázové projekty,
- nepravidelné administrativní činnosti,
- individuální požadavky zákazníků.
Opakovaná šablona
Pokud nastavíte opakování, systém bude podle šablony automaticky vytvářet nové úkoly.
Lze nastavit například:
- denní opakování,
- týdenní opakování,
- měsíční opakování,
- roční opakování,
- datum ukončení generování,
- generování s předstihem.
Typické využití:
- pravidelné kontroly,
- servisní činnosti,
- porady,
- revize,
- měsíční uzávěrky.
Vazba na zakázku
Stejně jako u běžných úkolů lze i v šabloně nastavit vazbu na zakázku.
Při generování úkolů se následně automaticky přenáší:
- projekt,
- zakázka,
- sazba,
- nastavení vykazování práce.
To je vhodné zejména u pravidelných činností vykazovaných na konkrétní zakázky nebo projekty.
Schvalování dokončení
V šabloně lze předem určit, zda musí být dokončený úkol schválen zadavatelem.
Pokud je volba "Povinné uzavření úkolu zadavatelem" aktivní:
- pracovník označí úkol jako Hotový,
- zadavatel obdrží notifikaci,
- úkol bude uzavřen až po schválení.
Nastavení se automaticky přenáší do všech nově vytvářených úkolů.
Uložení šablony
Po dokončení nastavení klikněte na Uložit.
Šablona je následně připravena:
- pro jednorázové vytváření úkolů,
- pro automatické generování,
- pro další úpravy,
- pro sdílené používání v rámci katalogu.
Doporučené postupy
- Vytvářejte šablony ve správné složce již od začátku.
- Používejte jednoznačné názvy šablon.
- U pravidelných procesů nastavujte automatické generování.
- Pravidelně kontrolujte pracovníky přiřazené k šabloně.
- U procesů navázaných na zakázky využívejte vazbu na zakázkový systém.
- Pro podobné procesy používejte klonování šablon namísto vytváření nových od začátku.
Shrnutí
Funkce Nová šablona úkolů umožňuje vytvářet předlohy pro sdílené firemní procesy.
Šablony mohou sloužit pro jednorázové vytváření úkolů nebo pro jejich automatické generování.
Správně nastavené šablony usnadňují řízení opakovaných činností, omezují ruční zadávání práce a zajišťují jednotný pracovní postup napříč organizací.