Ukončení kontraktu
Funkce Ukončení kontraktu slouží k evidenci skončení pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního vztahu zaměstnance.
Pomocí průvodce ukončením kontraktu lze bezpečně uzavřít pracovní poměr tak, aby byly správně navázány všechny související agendy:
- docházka,
- nepřítomnosti,
- dovolená,
- mzdy,
- personální evidence,
- dokumentace zaměstnance.
Po ukončení zůstává kontrakt v systému zachován a je nadále dostupný pro historii, reporting a legislativní účely.
Kdy ukončit kontrakt
Ukončení kontraktu využijete například při:
- ukončení pracovního poměru,
- skončení dohody o provedení práce (DPP),
- skončení dohody o pracovní činnosti (DPČ),
- odchodu zaměstnance,
- ukončení pracovního vztahu na dobu určitou.
Důležité: Ukončením kontraktu nedochází ke smazání zaměstnance. V systému zůstává zachována historie pracovního poměru i veškeré navazující údaje.
Spuštění ukončení kontraktu
Postup
- Otevřete záložku Zaměstnanci.
- Vyberte požadovaného zaměstnance.
- Otevřete Kontrakty.
- V detailu kontraktu klikněte na Ukončit kontrakt.
Systém následně spustí průvodce ukončením kontraktu.
Krok 1 – Základní údaje ukončení
V prvním kroku průvodce se zadávají základní informace o skončení pracovního poměru.
Vyplňuje se zejména:
Datum ukončení
Datum, ke kterému pracovní poměr končí.
Od tohoto data již nebude kontrakt veden jako aktivní.
Důvod ukončení
Důvod skončení pracovního poměru podle interních pravidel společnosti.
Například:
- výpověď zaměstnance,
- výpověď zaměstnavatele,
- dohoda,
- uplynutí sjednané doby,
- jiné ukončení pracovního vztahu.
Poznámka
Volitelné pole určené pro doplnění dalšího vysvětlení nebo interní informace.
Krok 2 – Kontrola navazujících evidencí
Před dokončením ukončení doporučujeme zkontrolovat:
- neuzavřené nepřítomnosti,
- zbývající dovolenou,
- otevřené docházkové záznamy,
- personální termíny,
- připravované podklady pro mzdy.
Cílem je zajistit, aby byly všechny personální údaje správně uzavřeny ještě před ukončením pracovního poměru.
Krok 3 – Potvrzení ukončení
V posledním kroku průvodce systém zobrazí rekapitulaci ukončení kontraktu.
Po potvrzení:
- bude kontrakt označen jako ukončený,
- pracovní poměr bude uzavřen k uvedenému datu,
- kontrakt se přesune mezi ukončené kontrakty,
- historie zůstane zachována.
Co se stane po ukončení kontraktu
Po dokončení průvodce:
Kontrakt přestává být aktivní
Zaměstnanec nebude prostřednictvím tohoto kontraktu vstupovat do běžných personálních procesů.
Kontrakt se přestane nabízet pro další operace a nebude zahrnován mezi aktivní pracovní vztahy.
Historie zůstává zachována
Nadále lze zobrazovat:
- údaje o pracovním poměru,
- historii úvazků,
- historii mezd,
- docházku,
- dovolenou,
- personální termíny.
Zachovány zůstávají i dokumenty
Veškerá dokumentace navázaná na zaměstnance a kontrakt zůstává v systému beze změny.
Synchronizace figurování po ukončení kontraktu
Pokud organizace využívá moduly Personální agenda nebo Spolupracovníci, systém pravidelně synchronizuje figurování uživatelů podle jejich aktivních kontraktů.
Po ukončení kontraktu zůstává uživatelský účet v systému zachován, ale při noční synchronizaci systém aktualizuje vazbu uživatele na společnosti a oddělení.
Pokud uživatel nemá žádný další aktivní kontrakt, systém automaticky odstraní vazby na společnosti a oddělení, které byly vytvořeny na základě kontraktů.
Pokud organizace využívá funkcionalitu:
Umožnit figurování zaměstnanců i ve firmách, kde nemají kontrakt
může mít uživatel přiřazeny společnosti a oddělení dvěma způsoby:
- automaticky na základě aktivních kontraktů,
- ručně pomocí nastavení figurování v modulu Administrace.
Po ukončení kontraktu systém při noční synchronizaci automaticky odstraní pouze vazby, které vznikly z aktivních kontraktů.
Vazby, které byly:
- vytvořeny ručně,
- uzamčeny pomocí ikony zámku,
zůstávají zachovány.
To znamená, že uživatel se může i po ukončení všech kontraktů dále zobrazovat například:
- v osobním menu v záložce Kontakty,
- při výběru nadřízených pracovníků,
- při výběru schvalovatelů,
- v organizačních vazbách systému,
- v dalších funkcionalitách využívajících figurování uživatelů.
Kontrola po ukončení kontraktu
Pokud se ukončený zaměstnanec nebo spolupracovník stále zobrazuje v systému, doporučujeme zkontrolovat:
- zda byly ukončeny všechny jeho aktivní kontrakty,
- zda proběhla noční synchronizace,
- zda nemá v modulu Administrace ručně nastavené a uzamčené vazby na společnosti nebo oddělení.
Pokud takové vazby existují a již nejsou potřeba, je nutné je odstranit ručně v: modulu Administrace/Uživatelé/Základní informace/Firmy a oddělení uživatele
Po odstranění vazeb a následném uložení se uživatel přestane zobrazovat v místech, která jsou na figurování navázána.
Opětovný návrat zaměstnance
Pokud se zaměstnanec po určité době vrátí zpět do společnosti, doporučujeme vytvořit nový kontrakt.
Tím zůstane:
- zachována historie původního pracovního poměru,
- oddělena jednotlivá období zaměstnání,
- správně vedeny personální a mzdové evidence.
Ukončení kontraktu neznamená zrušení uživatelského účtu
Po ukončení kontraktu zůstává uživatel v systému nadále aktivní.
To znamená, že:
- uživatelský účet stále existuje,
- zaměstnanec se může nadále přihlásit do platformy svými přihlašovacími údaji,
- uživatelský účet nadále využívá licenci systému
- přístupy do modulů zůstávají zachovány.
Proto je vhodné po ukončení pracovního poměru provést kontrolu přidělených oprávnění. Ukončení kontraktu proto samo o sobě neznamená odebrání přístupů do systému.
Doporučený postup po ukončení pracovního poměru
Po ukončení kontraktu doporučujeme:
- Odebrat zaměstnanci přístupy do jednotlivých modulů v modulu Administrace.
- Ponechat zaměstnanci přístup pouze k osobnímu menu po přechodnou dobu.
- Po uplynutí této doby účet zablokovat/zneaktivnit.
Tento postup umožňuje zaměstnanci přístup k dokumentům souvisejícím s ukončením pracovního poměru a současně zamezuje přístupu do interních částí systému.
Přístup k osobním dokumentům po skončení pracovního poměru
Mnoho společností ponechává bývalému zaměstnanci přístup do osobního menu ještě po určitou dobu po skončení pracovního poměru.
Typicky se jedná o období: 2 až 3 měsíce po ukončení kontraktu.
Během této doby si zaměstnanec může stáhnout například:
- výplatní pásky,
- mzdový list,
- potvrzení o zaměstnání,
- další dokumenty předané zaměstnavatelem.
Tento postup je vhodný zejména proto, že některé dokumenty vznikají až po zpracování posledních mezd.
Doplnění dokumentů po ukončení pracovního poměru
Po skončení pracovního poměru obvykle ještě probíhá:
- zpracování posledních mezd,
- uzavření mzdové agendy,
- vytvoření mzdových dokumentů,
- vystavení zákonných dokumentů,
- předání závěrečných podkladů zaměstnanci.
Mzdová účetní může následně doplnit do dokumentace zaměstnance například:
- poslední výplatní pásku,
- mzdový list,
- potvrzení o zaměstnání,
- další související dokumenty.
Z tohoto důvodu bývá vhodné ponechat zaměstnanci přístup do osobního menu ještě po určitou přechodnou dobu.
Zneaktivnění/zablokování uživatelského účtu
Po uplynutí stanovené lhůty, po kterou má mít bývalý zaměstnanec přístup k dokumentům, doporučujeme uživatelský účet zablokovat/zneaktivnit v modulu Administrace.
Postup
- Otevřete modul Administrace.
- Přejděte do části Uživatelé.
- Otevřete detail uživatele.
- Vyberte záložku Přihlašování.
- V části Přístup použijte volbu Zablokovat uživatele.
Po zablokování:
- se uživatel nemůže přihlásit do systému,
- všechna data zaměstnance zůstávají zachována,
- účet zůstává archivován,
- licence je uvolněna pro další použití.
Doporučení: Účet nemažte. Zablokování uživatele zachovává veškerou historii zaměstnance, dokumentaci i vazby na personální a mzdová data.
Nejčastější situace
Zaměstnanec odchází ze společnosti
Spusťte průvodce ukončením kontraktu a zadejte datum skončení pracovního poměru.
Končí pracovní poměr na dobu určitou
Použijte ukončení kontraktu ke dni skončení sjednané doby.
Zaměstnanec nastupuje znovu po několika letech
Původní kontrakt ponechte uzavřený a vytvořte nový kontrakt.
Potřebuji dohledat údaje bývalého zaměstnance
Otevřete ukončený kontrakt. Veškerá historie je nadále dostupná.
Doporučení
✅ Před ukončením kontraktu zkontrolujte docházku a nepřítomnosti.
✅ Ověřte správnost nároku na dovolenou a jeho vyčerpání.
✅ Zkontrolujte, že jsou zpracovány všechny podklady pro mzdy.
✅ Historické kontrakty nikdy nemažte.
✅ Při opětovném nástupu zaměstnance vytvářejte nový kontrakt namísto znovuotevření původního.
✅ Po ukončení pracovního poměru nezapomeňte zkontrolovat přístupy uživatele do systému.
✅ Po předání všech dokumentů účet zablokujte, nikoliv smažte.