Přehled zadaných úkolů

Záložka Zadané úkoly je hlavním pracovním přehledem všech úkolů, ke kterým máte oprávnění. Slouží k jejich vyhledávání, kontrole, zadávání i průběžné správě.

V této záložce můžete:

zobrazit úkoly, které máte sami splnit,
sledovat úkoly zadané ostatním pracovníkům,
vytvářet nové úkoly,
filtrovat a vyhledávat úkoly podle různých kritérií,
provádět hromadné změny nad více úkoly současně,
otevřít detail úkolu a pracovat s jeho historií, diskusí a přílohami.

Rozsah zobrazených úkolů závisí na vašich uživatelských oprávněních.
Běžný uživatel zpravidla vidí své úkoly a úkoly, které zadal jiným pracovníkům.
Vedoucí pracovníci nebo správci mohou mít přístup také k úkolům svého týmu nebo celé organizace.

Zobrazení úkolů v systému

Stejná data o úkolech se v systému zobrazují v několika různých pohledech podle způsobu práce uživatele:

Zadané úkoly – hlavní přehled určený pro vyhledávání, kontrolu, hromadné akce a správu úkolů,
Moje úkoly – záložka v Osobním menu uživatele - osobní pohled zaměřený na každodenní práci konkrétního uživatele,
Můj Kalendář – záložka v Osobním menu uživatele - zobrazení úkolů v časové ose podle plánovaného začátku a termínů plnění.

Ve všech případech pracujete se stejnými daty. Změna provedená na jednom místě se okamžitě projeví i v ostatních pohledech.

Doporučení: Záložku Zadané úkoly používejte především pro správu, kontrolu a hromadnou práci s úkoly. Pro každodenní plnění vlastních úkolů je zpravidla vhodnější pohled Moje úkoly nebo Můj Kalendář.

Orientace v přehledu úkolů

Na horní části obrazovky se nachází stavové filtry, vyhledávací pole a další nástroje pro omezení zobrazených dat.
Pod nimi je umístěn seznam nalezených úkolů.
Každý řádek představuje jeden úkol a obsahuje základní informace o jeho stavu, termínech a odpovědných osobách.

Hlavní části obrazovky

Stavové filtry

Pomocí stavových tlačítek můžete rychle zobrazit pouze úkoly v požadovaném stavu.

K dispozici jsou stavy:

Plánovaný
Zadaný
Zpracovávaný
Přerušený
Hotový
Reaktivovaný
Uzavřený

Je možné označit jeden nebo více stavů současně a kombinovat je s dalšími filtry.

Filtrační panel

Filtrační panel slouží k rychlému vyhledání konkrétních úkolů.

Můžete filtrovat například podle:

ID úkolu,
názvu nebo textu zadání,
pracovníka,
období plánovaného začátku,
období termínu dokončení (deadline).

Podrobněji je práce s filtry popsána v kapitole Vyhledávání a filtrování.

Seznam úkolů

Výsledkem hledání je seznam úkolů zobrazený v tabulce.

Nejčastěji používané sloupce jsou:

ID,
Priorita,
Stav,
Název úkolu,
Pracovník,
Plánovaný začátek,
Časový limit,
Deadline,
Zadal / uživatel.

Vybrané sloupce lze řadit vzestupně i sestupně kliknutím na jejich záhlaví.

Rychlé akce

Na pravé straně každého řádku jsou k dispozici rychlé akce nad konkrétním úkolem.

Podle oprávnění můžete:

upravit úkol,
delegovat úkol jinému pracovníkovi,
vytvořit kopii úkolu (klonovat).

Akce nad seznamem

Nad seznamem úkolů jsou dostupné hlavní funkce modulu:

Nový úkol – vytvoření nového úkolu,
Export do Excelu – export vybraných nebo zobrazených dat,
Hromadné akce – změny nad více úkoly současně.

Otevření detailu úkolu

Kliknutím na název úkolu otevřete jeho detail. V detailu jsou dostupné všechny informace o úkolu včetně historie změn, komentářů, příloh a navazujících akcí.

Doporučení pro práci

Pro každodenní práci využívejte kombinaci stavových a datumových filtrů.
Pravidelně kontrolujte úkoly ve stavech Zadaný a Zpracovávaný.
Komunikaci k úkolu veďte přímo v jeho diskusi.
Opakované nebo rozsáhlejší změny provádějte pomocí hromadných akcí.
Pro kontrolu termínů využívejte současně přehled úkolů i kalendář.

Shrnutí

Záložka Zadané úkoly představuje centrální místo pro práci s úkoly.
Umožňuje jejich vyhledávání, filtrování, správu i kontrolu průběhu plnění.
Z tohoto přehledu se dostanete ke všem běžným činnostem – od založení nového úkolu až po jeho dokončení a vyhodnocení