Praktické scénáře

  2. Dokumentace systému
  3. Personální agenda
  4. Personální část
  5. Zaměstnanci/Kontrakty
  6. Praktické scénáře

Praktické scénáře

Tato kapitola obsahuje nejčastější situace, se kterými se personalisté při správě kontraktů setkávají.

Nástup nového zaměstnance

Situace

Do společnosti nastupuje nový zaměstnanec a je potřeba jej připravit pro personální, docházkové a mzdové procesy.

Doporučený postup

  1. Založte zaměstnance nebo proveďte import.
  2. Zkontrolujte osobní údaje zaměstnance.
  3. Vytvořte nový kontrakt.
  4. Nastavte:
    • oddělení,
    • pracovní pozici,
    • nadřízeného pracovníka,
    • typ pracovního poměru.
  5. Vytvořte strukturu úvazku.
  6. Nastavte mzdu.
  7. Nastavte případné personální termíny (vstupní lékařská prohlídka, BOZP apod.).
  8. Zkontrolujte oprávnění a přístupy uživatele.
  9. Uložte dokumentaci do složky zaměstnance.

Výsledek

Zaměstnanec je připraven pro evidenci docházky, nepřítomností i zpracování mezd.

Změna pracovního úvazku

Situace

Zaměstnanec přechází z polovičního úvazku na plný úvazek.

Doporučený postup

Nevyplňujte změnu do stávajícího úvazku.

  1. Otevřete kontrakt zaměstnance.
  2. Přejděte do části Úvazky.
  3. Ukončete původní úvazek (zadejte datum ukončení).
  4. Vytvořte nový úvazek.
  5. Zadejte datum platnosti změny.
  6. Nastavte nový rozsah pracovní doby.
  7. Uložte záznam.

Výsledek

Historie původního úvazku zůstane zachována a systém správně vypočítá docházku i dovolenou pro jednotlivá období.

Zvýšení mzdy

Situace

Zaměstnanci byla schválena nová mzda.

Doporučený postup

  1. Otevřete kontrakt zaměstnance.
  2. Přejděte do části Mzdy.
  3. Ukončete dosud platný záznam.
  4. Vytvořte nový záznam mzdy.
  5. Nastavte datum účinnosti.
  6. Zadejte nové mzdové podmínky.
  7. Záznam uložte.

Výsledek

Nová mzda bude použita od zadaného data a původní mzdové podmínky zůstanou zachovány v historii.

Evidence pravidelného školení

Situace

Zaměstnanec absolvoval školení řidičů, které se opakuje jednou ročně.

Doporučený postup

  1. Otevřete kontrakt zaměstnance.
  2. Přejděte do části Termíny.
  3. Vytvořte nový termín.
  4. Vyberte typ školení.
  5. Zadejte datum absolvování.
  6. Nastavte opakování.
  7. Uložte záznam.
  8. Uložte dokument o absolvování do dokumentace zaměstnance.

Po uložení systém vypočítá příští termín a začne zasílat upozornění.

Výsledek

Personalista bude automaticky upozorňován na nutnost zajistit nové školení.

Evidence lékařské prohlídky

Situace

Zaměstnanec absolvoval periodickou lékařskou prohlídku.

Doporučený postup

  1. Otevřete kontrakt zaměstnance.
  2. V části Termíny vytvořte nový termín typu Lékařská prohlídka.
  3. Zadejte datum absolvování.
  4. Uložte záznam.
  5. Uložte dokument o absolvování do dokumentace zaměstnance.

Po absolvování další prohlídky vytvořte nový záznam.

Výsledek

Vznikne historie absolvovaných prohlídek a systém bude upozorňovat na blížící se termíny dalších kontrol.

Uložení certifikátu nebo potvrzení o školení

Situace

Po absolvování školení obdrží zaměstnanec certifikát nebo potvrzení.

Doporučený postup

  1. Zaevidujte školení v Personálních termínech.
  2. Otevřete Dokumentaci zaměstnance.
  3. Nahrajte certifikát nebo potvrzení.
  4. Uložte dokument do odpovídající složky, například Školení.
Výsledek

Termín je evidován v personální části a související dokument je bezpečně uložen v dokumentaci zaměstnance.

Zaměstnanec odchází ze společnosti

Situace

Dochází k ukončení pracovního poměru.

Doporučený postup
  1. Zkontrolujte:
    • docházku,
    • nepřítomnosti,
    • dovolenou,
    • mzdy.
  2. Spusťte průvodce ukončením kontraktu.
  3. Vyplňte datum a důvod ukončení.
  4. Dokončete ukončení kontraktu.

Výsledek

Kontrakt bude ukončen a převeden do historie.

Zaměstnanec po skončení pracovního poměru potřebuje výplatní pásky

Situace

Pracovní poměr skončil, ale zaměstnanec si potřebuje stáhnout poslední dokumenty.

Doporučený postup

  1. Po ukončení kontraktu nechte účet zaměstnance aktivní.
  2. Odeberte přístupy do pracovních modulů.
  3. Ponechte přístup pouze do osobního menu.
  4. Mzdová účetní doplní:
    • poslední výplatní pásku,
    • mzdový list,
    • případné další dokumenty.

Výsledek

Zaměstnanec má po přechodnou dobu přístup ke svým dokumentům, aniž by mohl využívat interní části systému.

Definitivní ukončení přístupu bývalého zaměstnance

Situace

Uplynula interně stanovená lhůta pro přístup bývalého zaměstnance.

Doporučený postup

  1. Otevřete modul Administrace.
  2. Přejděte do části Uživatelé.
  3. Otevřete detail uživatele.
  4. V záložce Přihlašování použijte volbu Zablokovat uživatele.

Výsledek

  • uživatel se již nemůže přihlásit,
  • veškerá data zůstávají v systému zachována,
  • licence se uvolní pro další použití,
  • historie zaměstnance zůstává kompletní.

Návrat bývalého zaměstnance

Situace

Do společnosti se vrací zaměstnanec, který zde v minulosti již pracoval.

Doporučený postup

  1. Využijte stávající kartu zaměstnance.
  2. Nevytvářejte nového zaměstnance.
  3. Založte nový kontrakt.
  4. Nastavte nové pracovní podmínky.

Výsledek

Zůstane zachována historie předchozího zaměstnání a současně bude oddělena nová etapa pracovního poměru.

Doporučené zásady práce s kontrakty

✅ Historické úvazky neupravujte, vytvářejte nové.

✅ Historické mzdy nepřepisujte, zakládejte nové mzdové záznamy.

✅ Po absolvování školení nebo prohlídky vždy vytvořte nový termín.

✅ Ukončení kontraktu neznamená automatické zablokování uživatele.

✅ Po skončení pracovního poměru nejprve odeberte oprávnění a až následně po uplynutí interní lhůty účet zablokujte.

✅ Historické kontrakty ani uživatele nemažte. Systém je navržen tak, aby uchovával kompletní historii pracovního vztahu.