Vytvoření úkolu z CRM / Zakázkového systému
Úkoly není nutné vytvářet pouze v modulu Správa úkolů. V řadě situací je výhodnější založit úkol přímo v místě, kde vzniká potřeba práce.
MySmartplace umožňuje vytvářet úkoly zejména:
- z modulu CRM,
- z modulu Zakázkový systém.
Tím vzniká přirozená návaznost mezi jednotlivými procesy:
Aktivita / Zakázka → Úkol → Realizace práce → Evidence výkonů a nákladů.
Výsledkem je lepší dohledatelnost informací, méně ručního přepisování dat a jednodušší kontrola práce.
Vytvoření nového úkolu z CRM
Úkol lze vytvořit přímo z aktivity v modulu CRM. Tato možnost je vhodná například po schůzce, telefonátu, jednání nebo při práci s obchodní příležitostí.
Vytvořený úkol zůstává propojený s původní aktivitou a je možné jej kdykoliv otevřít přímo z CRM.
Postup:
- Otevřete konkrétní aktivitu v CRM (např. plánovaná aktivita)
- V sekci Připojené úkoly klikněte na:+ Nový úkol
- Otevře se formulář Nový úkol
- Vyplňte:
- pracovníka,
- název,
- termíny,
- případně zakázku
- Zvolte požadovaný stav:Plánovaný nebo Zadaný
- Klikněte na Uložit
👉 Výsledkem je nový úkol automaticky navázaný na danou CRM aktivitu.
Výhody vytvoření úkolu z CRM
- neztratí se návaznost na komunikaci s klientem,
- je zřejmé, proč úkol vznikl,
- všechny související úkoly jsou evidovány přímo u aktivity,
- obchodní a realizační tým pracují se stejnými informacemi
Připojení existujícího úkolu k CRM aktivitě
Pokud již úkol existuje, není nutné vytvářet nový. Můžete jej jednoduše propojit s CRM aktivitou.
Postup:
- Otevřete aktivitu v CRM
- V CRM aktivitě přejděte do sekce Připojené úkoly
- Klikněte na Připojit existující úkol
- Systém vás vyzve k zadání ID úkolu
- Zadejte ID a potvrďte tlačítkem OK
Tento postup je vhodný například tehdy, když:
- byl úkol vytvořen ručně,
- vznikl ze šablony,
- existuje již delší dobu a potřebujete pouze doplnit obchodní souvislost.
Vytvoření úkolu ze zakázky z modulu Zakázkový systém
Úkol lze vytvořit přímo z konkrétní zakázky v modulu Zakázkový systém. Tento postup je doporučený u všech činností, které mají být evidovány jako výkon na zakázce.
Postup
- Otevřete konkrétní zakázku
- Klikněte na Nový úkol
- Systém automaticky předvyplní:
- projekt,
- zakázku,
- Doplníte:
- název úkolu,
- pracovníka,
- termíny plnění
- Uložte
👉 Výsledkem je úkol, který je od začátku správně propojený se zakázkou a připravený pro evidenci výkonů a nákladů.
Výhody vytvoření úkolu ze zakázky
- odpadá ruční výběr projektu a zakázky,
- minimalizuje se riziko chybného přiřazení,
- výkon i náklady jsou automaticky evidovány ke správné zakázce,
- vedoucí projektu získává přehled o návazných úkolech.
Kombinace CRM a zakázky
Jeden úkol může být současně navázán:
- na CRM aktivitu,
- i na zakázku.
Takové propojení umožňuje sledovat:
- obchodní kontext (odkud úkol vznikl),
- realizaci práce (kdo a kdy úkol plnil),
- ekonomické vyhodnocení (čas, výkon a náklady). [
Typický příklad:
- Proběhne schůzka s klientem (CRM).
- Ze schůzky vznikne úkol „Připravit cenovou nabídku“.
- Úkol je navázán na zakázku klienta.
- Po dokončení se práce promítne do výkonů a nákladů zakázky
Nejčastější scénáře
- Úkol ze schůzky - Po obchodním jednání vznikne úkol:
- Připravit nabídku pro klienta - Úkol zůstává propojený se schůzkou a lze jej kdykoliv dohledat z CRM.
- Úkol z telefonátu - Po telefonické komunikaci vznikne úkol:
- Odeslat doplňující informace klientovi - Požadavek je ihned evidován a nezůstane pouze v poznámkách.
- Úkol ze zakázky - Vedoucí projektu založí přímo na zakázce úkol:
- Zpracovat projektovou dokumentaci - Práce je automaticky navázána na správnou zakázku a projekt.
- Připojení existujícího úkolu - Úkol již existuje, ale dodatečně potřebujete doplnit jeho vazbu na aktivitu v CRM. Místo vytváření duplikátu využijete propojení pomocí ID úkolu.
Doporučené postupy
- Úkoly vzniklé z komunikace s klientem zakládejte přímo z CRM.
- Úkoly související se zakázkou vytvářejte přímo ze zakázky.
- Pokud úkol již existuje, propojte jej pomocí ID místo zakládání nové kopie.
- Využívejte vazbu CRM + zakázka pro úplný přehled o průběhu práce.
- Pravidelně kontrolujte sekci Připojené úkoly u důležitých aktivit a zakázek
Shrnutí
Úkoly mohou vznikat přímo v CRM nebo v Zakázkovém systému. Díky tomu zůstává zachovaná vazba mezi obchodní komunikací, realizací práce a ekonomickým vyhodnocením zakázek. Uživatelé tak pracují s informacemi na jednom místě a nemusí data zadávat opakovaně.