Vygenerované úkoly
Každá šablona může vytvářet konkrétní úkoly, které jsou následně přidělovány pracovníkům.
Tyto úkoly označujeme jako vygenerované úkoly.
Jsou výsledkem automatického generování podle nastavení šablony nebo vznikají v návaznosti na nastavenou frekvenci opakování.
Vygenerované úkoly jsou běžné systémové úkoly, se kterými pracovníci pracují v záložkách Zadané úkoly, Moje úkoly nebo Náhled kalendáře.
Zobrazení vygenerovaných úkolů
V detailu šablony je k dispozici tlačítko Zobrazit vygenerované úkoly. Po jeho použití se zobrazí seznam všech úkolů, které byly z dané šablony vytvořeny.
Tento přehled slouží ke kontrole:
- zda systém úkoly správně generuje,
- komu byly úkoly přiděleny,
- v jakém jsou stavu,
- zda byly splněny v požadovaném termínu.
Vztah mezi šablonou a úkolem
Mezi šablonou a vygenerovanými úkoly existuje obousměrná vazba.
To znamená, že:
- ze šablony lze zobrazit všechny vygenerované úkoly,
- z úkolu lze dohledat šablonu, ze které vznikl.
Díky této vazbě je možné snadno dohledat původ úkolu a zpětně ověřit nastavení procesu, který vedl k jeho vytvoření.
Co lze s vygenerovanými úkoly dělat
Po otevření seznamu vygenerovaných úkolů můžete s jednotlivými úkoly pracovat stejně jako v záložce Zadané úkoly.
U jednotlivých úkolů můžete například:
- otevřít detail úkolu,
- upravit jeho parametry,
- změnit termíny,
- delegovat úkol jinému pracovníkovi,
- pracovat s diskusí,
- přidávat přílohy,
- sledovat historii úkolu,
- odstranit konkrétní úkol.
Úprava vygenerovaného úkolu
Každý vygenerovaný úkol je po svém vytvoření samostatným objektem.
Pokud upravíte konkrétní úkol:
- změna ovlivní pouze tento úkol,
- neovlivní ostatní úkoly vytvořené ze stejné šablony,
- nezmění nastavení samotné šablony.
Příklad
Šablona generuje každý měsíc úkol Kontrola požárních uzávěrů.
U jednoho konkrétního měsíce potřebujete posunout termín dokončení.
Upravíte pouze daný úkol.
Další měsíce se budou generovat podle původního nastavení šablony.
Změna šablony vs. změna úkolu
Jedná se o jeden z nejdůležitějších principů práce se šablonami.
Změna šablony
Provede změnu pouze u budoucích úkolů.
Nově generované úkoly budou vytvářeny podle aktualizovaného nastavení.
Změna existujícího úkolu
Ovlivní pouze konkrétní úkol.
Nemění šablonu ani další již vygenerované úkoly.
Delegování vygenerovaného úkolu
Vygenerovaný úkol lze delegovat jinému pracovníkovi stejně jako běžný úkol.
Delegování je vhodné například při:
- dovolené,
- dlouhodobé nepřítomnosti,
- změně odpovědnosti,
- nerovnoměrném vytížení týmu.
Delegováním se nemění nastavení šablony. Další úkoly budou nadále generovány původnímu pracovníkovi, pokud neupravíte samotnou šablonu.
Diskuse, přílohy a historie
Každý vygenerovaný úkol obsahuje vlastní:
- historii změn,
- diskusi,
- komentáře,
- přílohy.
Veškerá komunikace související s realizací konkrétního úkolu by měla probíhat právě zde, nikoliv v šabloně.
Šablona slouží pouze jako vzor pro vytváření úkolů.
Smazání vygenerovaného úkolu
Pokud je potřeba konkrétní úkol odstranit, lze jej smazat stejně jako běžný úkol.
⚠️ Pozor
Smazáním úkolu:
- nedochází ke smazání šablony,
- nezastaví se budoucí generování,
- odstraní se pouze vybraný úkol.
Pokud chcete ukončit automatické vytváření dalších úkolů, je nutné upravit nebo deaktivovat samotnou šablonu.
Kontrola správného generování
Doporučujeme pravidelně kontrolovat seznam vygenerovaných úkolů, zejména:
- po vytvoření nové šablony,
- po změně nastavení opakování,
- po změně pracovníků katalogu,
- po změně procesů nebo organizační struktury.
Tím lze včas odhalit případné nesprávné nastavení šablony nebo neočekávané generování úkolů.
Doporučené postupy
- Pravidelně kontrolujte seznam generovaných úkolů.
- Úpravy procesů provádějte primárně v šablonách, nikoliv v jednotlivých úkolech.
- Využívejte vazbu mezi šablonou a úkolem pro dohledání původu úkolu.
- Při jednorázové změně upravujte konkrétní úkol, nikoliv šablonu.
- Po personálních změnách zkontrolujte, zda jsou úkoly generovány správným pracovníkům.
Shrnutí
Vygenerované úkoly jsou konkrétní úkoly vytvořené ze šablony.
Lze je plně spravovat, upravovat, delegovat i dokončovat stejně jako běžné úkoly.
Důležité je rozlišovat mezi změnou šablony a změnou jednotlivého úkolu, protože každá z těchto akcí ovlivňuje jinou část procesu.