Přehled osobního katalogu

Záložka Můj osobní katalog úkolů slouží ke správě vlastních šablon úkolů. Umožňuje vytvářet nové šablony, organizovat je do složek, generovat z nich úkoly a spravovat pracovníky, kterým budou úkoly přidělovány.

Osobní katalog je určen především pro individuální správu šablon konkrétního uživatele. Všechny šablony uložené v osobním katalogu spravuje jejich vlastník.

Hlavní části obrazovky

Obrazovka osobního katalogu je rozdělena do několika oblastí:

informace o katalogu,
seznam pracovníků katalogu,
strom složek,
seznam šablon úkolů,
nástroje pro vytváření a správu šablon.

Informace o katalogu

V horní části stránky jsou zobrazeny základní informace o katalogu:

Vlastník
Udává uživatele, которому katalog patří a který jej spravuje.
Pracovníci
Seznam pracovníků, kterým lze ze šablon v katalogu přidělovat nebo generovat úkoly.

Důležité:
Pracovníci katalogu nejsou správci katalogu a nemají automaticky přístup k jeho šablonám. Slouží pouze jako seznam uživatelů, kterým lze úkoly přidělovat.

Tlačítkem Upravit pracovníky katalogu lze tento seznam kdykoliv změnit.

Složky

Levá část obrazovky obsahuje strom složek.
Složky slouží k organizaci šablon a pomáhají udržovat přehled zejména ve větším množství šablon.

Do složek lze rozdělit například:

jednotlivá oddělení,
typy činností,
projekty,
zakázky,
pravidelné procesy.

Správa složek

Pro správu struktury složek slouží tlačítko Spravovat.

Pomocí něj můžete:

vytvářet nové složky,
upravovat názvy složek,
mazat složky,
vytvářet víceúrovňovou strukturu katalogu.

Přesouvání složek

Složky lze v rámci stromové struktury přesouvat metodou drag & drop (tažením myší). Díky tomu lze katalog průběžně reorganizovat bez nutnosti vytváření nové struktury.

Po kliknutí na složku se v pravé části zobrazí pouze šablony uložené v dané složce.

Seznam šablon úkolů

V pravé části obrazovky se nachází přehled všech šablon uložených ve vybrané složce.

U každé šablony jsou zobrazeny základní informace:

ID šablony,
název,
priorita,
plánovaný začátek,
časový limit,
deadline,
sezóna (pokud je využívána).

Otevření detailu šablony

Detail šablony otevřete:

kliknutím na název šablony,
kliknutím na ikonu oka s ID šablony.

V detailu šablony jsou dostupná všechna nastavení šablony včetně nastavení opakování, generování úkolů, vazeb na zakázky nebo správy pracovníků.

Úprava šablony

Šablonu lze upravit dvěma způsoby:

kliknutím na ikonu tužky v seznamu šablon,
kliknutím na tlačítko Upravit v detailu šablony.

Změny provedené v šabloně se projeví u nově generovaných úkolů.

Vyhledávání šablon

Nad seznamem šablon je umístěn filtr pro rychlé vyhledávání.

Vyhledávat lze například podle:

názvu šablony,
části názvu,
data vytvoření nebo úprav.

Pomocí tlačítka Reset lze filtr kdykoliv vymazat.

Akce nad šablonami

U jednotlivých šablon jsou k dispozici rychlé akce.

Jednorázově přidělit úkol
Vytvoří nový úkol ze šablony bez ohledu na nastavený harmonogram opakování.
Klonovat
Vytvoří kopii šablony, kterou lze následně upravit.
Upravit
Otevře detail šablony a umožní změnit její nastavení.
Smazat
Odstraní šablonu z katalogu.

Hromadné akce

Výběrem jedné nebo více šablon aktivujete nabídku Akce. Současně se zobrazí počet vybraných šablon.

Hromadné akce umožňují pracovat s více šablonami najednou.

Přesunout do složky
Vybrané šablony lze přesunout do jiné složky katalogu.
Tato funkce je vhodná při reorganizaci katalogu nebo přesunu šablon mezi projekty, zakázkami nebo oblastmi činností.
Smazat vybrané
Umožňuje odstranit více šablon najednou.
⚠️ Před potvrzením doporučujeme pečlivě zkontrolovat vybrané záznamy.
Přesouvání šablon tahem myši
Stejně jako složky je možné i jednotlivé šablony přesouvat mezi složkami pomocí drag & drop. Tento způsob bývá nejrychlejší při běžné správě katalogu.

Akce nad katalogem

V horní části seznamu jsou dostupné hlavní funkce katalogu:

Nová šablona úkolu
Vytvoření nové šablony.
Import z Excelu
Hromadné vytvoření nebo doplnění šablon pomocí importního souboru.
Exportovat šablony
Export vybraných šablon pro zálohu nebo přenos do jiného katalogu.

Historie katalogu

Součástí katalogu je také záložka Historie, která slouží k přehledu provedených změn a aktivit souvisejících se správou šablon.

Historie umožňuje zpětně dohledat provedené změny a sledovat vývoj katalogu v čase.

Doporučené postupy

Organizujte šablony do logických složek.
Pravidelně kontrolujte seznam pracovníků katalogu.
Používejte jednoznačné názvy šablon.
Přesouvání šablon a složek využívejte pro průběžné udržování přehledné struktury.
Pro firemní a týmové procesy používejte raději záložku Katalogy úkolů.
Osobní katalog využívejte především pro vlastní nebo dočasné šablony.

Shrnutí

Přehled osobního katalogu poskytuje centrální místo pro správu vlastních šablon úkolů.
Umožňuje organizovat šablony do složek, vytvářet nové šablony, spravovat pracovníky katalogu, přesouvat šablony mezi složkami a generovat z nich konkrétní úkoly.
Správně organizovaný katalog výrazně usnadňuje práci s opakovanými činnostmi a automatizací zadávání úkolů.