Automatické generování úkolů

Automatické generování úkolů

Funkce Automatické generování úkolů umožňuje vytvářet nové úkoly automaticky podle nastavení šablony. Uživatel tak nemusí pravidelně zakládat stejné úkoly ručně – systém je vytváří za něj podle nastavené frekvence, termínů a přiřazených pracovníků.

Automatické generování je určeno především pro pravidelně se opakující činnosti, například:

• kontroly a revize,
• údržbu zařízení,
• periodické administrativní činnosti,
• pravidelné porady,
• měsíční a roční uzávěrky,
• kontrolní a inspekční procesy.

Jak automatické generování funguje

Po nastavení opakování se šablona stává zdrojem pro automatické vytváření nových úkolů.

Systém pravidelně kontroluje:

• nastavenou frekvenci opakování,
• období platnosti šablony,
• nastavení pracovníků,
• počet dní pro generování dopředu.

Pokud jsou splněny všechny podmínky, vytvoří nový úkol a přidělí jej příslušnému pracovníkovi.

Výsledkem je běžný úkol, který se zobrazí v:

• Zadaných úkolech (modul Správa úkolů),
• Moje úkoly (Osobní menu),
• Můj kalendář (Osobní menu), ,
• notifikacích uživatele.

Nastavení opakování

Automatické generování je řízeno nastavením v detailu šablony.

Lze definovat například:

• opakování po dnech,
• opakování po týdnech,
• opakování po měsících,
• opakování po letech,
• datum ukončení generování,
• generování s předstihem. 

Příklady

Generovat na ... dní dopředu

Pole Generovat na ... dní určuje, s jakým předstihem budou nové úkoly vytvářeny.

Například:

• 7 dní – pracovník vidí úkol týden dopředu,
• 30 dní – pracovník vidí úkoly měsíc dopředu,
• 90 dní – dlouhodobé plánování práce.
•  

Většina organizací používá hodnotu mezi 14 až 30 dny.

Generování pro více pracovníků

Pokud je v šabloně nastaveno více pracovníků, systém vytváří úkoly podle nastavení šablony pro každého z nich.

Díky tomu lze jednou šablonou řídit pravidelné činnosti celého týmu.

Vliv svátků a víkendů

Při generování systém zohledňuje pracovní kalendář.

Pokud plánovaný začátek nebo termín připadne na:

• víkend,
• státní svátek,
• nepracovní den,
• systém úkol přesune na nejbližší pracovní den.

Další opakování pokračují podle původního harmonogramu.

Zobrazení vygenerovaných úkolů

Každá šablona obsahuje možnost zobrazit úkoly, které z ní byly vytvořeny.

Po kliknutí na Zobrazit vygenerované úkoly se otevře seznam všech úkolů vytvořených danou šablonou.

V seznamu lze:

• otevřít detail úkolu,
• upravit úkol,
• delegovat úkol jinému pracovníkovi,
• pracovat s diskusí a přílohami,
• odstranit konkrétní úkol.

Vazba mezi šablonou a úkoly

Každý vygenerovaný úkol si uchovává vazbu na šablonu, ze které vznikl.

Stejně tak šablona eviduje všechny úkoly, které vytvořila.

To umožňuje:

• zpětně dohledat původ úkolu,
• kontrolovat správnost generování,
• analyzovat historii opakovaných činností,
• sledovat plnění pravidelných procesů. 

Změny šablony a jejich dopad

Při práci se šablonami je důležité rozlišovat mezi šablonou a již vytvořenými úkoly.

Změna šablony

Pokud upravíte šablonu:

• změny se projeví pouze u budoucích úkolů,
• nově generované úkoly budou vytvářeny podle nového nastavení.

Již vygenerované úkoly

Úkoly vytvořené před změnou šablony:

• zůstávají beze změny,
• zachovávají původní nastavení,
• je nutné je případně upravit samostatně. 

Nejčastější scénáře

Týdenní kontrola objektu

Šablona je nastavena na opakování každé pondělí.

Systém automaticky vytváří nový úkol každý týden bez zásahu uživatele. 

Měsíční revize

Šablona vytváří vždy první pracovní den v měsíci nový úkol pro určeného pracovníka.

Pravidelná údržba více objektů

Jedna šablona je nastavena pro více pracovníků. Systém automaticky vytváří jednotlivé úkoly podle nastaveného harmonogramu.

Doporučené postupy

• Pravidelně kontrolujte seznam vygenerovaných úkolů.
• Nastavujte přiměřený předstih generování (obvykle 14–30 dní).
• U firemně důležitých procesů využívejte sdílené katalogy namísto osobních katalogů.
• Při změně procesu upravujte šablonu, nikoliv jednotlivé budoucí úkoly.
• Průběžně kontrolujte, zda jsou ve šablonách nastaveni správní pracovníci.

Shrnutí

Automatické generování úkolů umožňuje plně automatizovat pravidelně se opakující činnosti.
Na základě nastavení šablony systém vytváří nové úkoly ve stanovených termínech, přiřazuje je určeným pracovníkům a udržuje vazbu mezi šablonou a vygenerovanými úkoly.
Správně nastavené šablony výrazně snižují administrativu a pomáhají zajistit, že žádná pravidelná činnost nebude opomenuta.