Vytvoření nového katalogu úkolů
Nový katalog úkolů slouží k vytvoření samostatného prostoru pro sdílené šablony úkolů.
Katalog může představovat například oddělení, projekt, provoz, budovu, zákazníka nebo jinou oblast, ve které budou společně spravovány šablony úkolů.
Katalogy úkolů jsou určeny především pro firemní a týmové procesy, které mají být dostupné více oprávněným uživatelům a nemají být závislé na osobním katalogu jednoho pracovníka.
Vytvoření nového katalogu
Nový katalog vytvoříte přímo v záložce Katalogy úkolů.
Postup
- Otevřete záložku Katalogy úkolů.
- Klikněte na tlačítko Nový katalog úkolů.
- Zadejte název nového katalogu.
- Potvrďte vytvoření katalogu.
Automaticky se otevře okno Upravit katalog úkolů, kde nastavíte další parametry katalogu.
Nastavení katalogu
Po vytvoření katalogu je potřeba definovat osoby, které budou katalog spravovat nebo které budou příjemci úkolů generovaných ze šablon.
V nastavení katalogu vyplňujete:
Název
Název by měl jednoznačně vyjadřovat účel katalogu.
Příklady:
- Údržba budov
- Recepce
- Personalistika
- BOZP
- Správa vozového parku
- Projekt Alfa
Vlastník
Vlastník je hlavní správce katalogu.
- každý katalog má právě jednoho vlastníka,
- vlastník má plná oprávnění ke správě katalogu,
- vlastnictví lze kdykoliv převést na jiného uživatele.
Oprávnění
Do této části přidáváte uživatele, kteří budou mít ke katalogu přístup.
Oprávnění uživatelé:
- vidí katalog,
- mohou pracovat se šablonami podle přidělených práv,
- mohou spravovat obsah katalogu.
Oprávněných uživatelů může být více.
Pracovníci
Pracovníci katalogu představují osoby, kterým lze ze šablon přidělovat nebo automaticky generovat úkoly.
Důležité:
Pracovník katalogu automaticky nezískává přístup ke katalogu ani jeho šablonám.
Vidí pouze úkoly, které mu byly přiděleny nebo vygenerovány.
První kroky po vytvoření katalogu
Po uložení nového katalogu doporučujeme:
- Zkontrolovat vlastníka katalogu.
- Přidat oprávněné uživatele, kteří budou katalog spravovat.
- Nastavit pracovníky, kterým budou přidělovány úkoly.
- Vytvořit strukturu složek.
- Začít vytvářet jednotlivé šablony úkolů.
Po vytvoření katalogu je připravena výchozí složka, do které lze okamžitě ukládat nové šablony.
Doporučené postupy
- Vytvářejte samostatné katalogy podle oblastí odpovědnosti.
- Nepoužívejte jeden katalog pro všechny procesy ve firmě.
- Přidělujte oprávnění pouze uživatelům, kteří budou katalog skutečně spravovat.
- Pravidelně kontrolujte správnost nastavení pracovníků katalogu.
- U důležitých firemních procesů nastavte více oprávněných uživatelů, aby správa katalogu nebyla závislá pouze na jednom člověku.
Shrnutí
Funkce Nový katalog úkolů umožňuje vytvořit samostatný sdílený katalog pro správu firemních šablon úkolů.
Při zakládání katalogu nastavujete jeho název, vlastníka, oprávněné uživatele a pracovníky.
Správně nastavený katalog vytváří základ pro dlouhodobou správu opakovaných procesů a týmových úkolů v organizaci.