Založení nového zaměstnance

Založení nového zaměstnance

Založení nového zaměstnance představuje první krok personální evidence v systému.
Při založení vznikne uživatelský účet zaměstnance, který lze následně doplnit o osobní údaje, pracovní kontrakty, dokumentaci a další personální informace.

Nový zaměstnanec je po založení automaticky evidován také v modulu Administrace, kde lze nastavit jeho role a oprávnění.

Důležité:
Samotné vytvoření zaměstnance nezakládá pracovní poměr.
Pro zařazení zaměstnance do společnosti a zahájení personálních procesů je následně nutné vytvořit alespoň jeden kontrakt.

Kdy založit nového zaměstnance

Nového zaměstnance zakládejte například v situaci, kdy:

• nastupuje nový pracovník,
• bude vytvořen budoucí pracovní poměr,
• potřebujete připravit nástup zaměstnance před jeho prvním pracovním dnem,
• chcete zaměstnanci předem zpřístupnit systém nebo zaslat dotazník k vyplnění osobních údajů. 

Vytvoření nového zaměstnance

Nového zaměstnance založíte pomocí tlačítka Nový uživatel.

Postup

• Otevřete záložku Zaměstnanci.
• Klikněte na tlačítko Nový uživatel.
• Vyplňte základní údaje:
  • jméno,
  • příjmení,
  • e-mailovou adresu,
  • případně další dostupné údaje.
• Vyberte společnost nebo společnosti, ke kterým bude zaměstnanec přiřazen.
• Každou vybranou společnost potvrďte tlačítkem Přidat.
• Uložte záznam.

Po uložení dojde k vytvoření uživatelského účtu v systému. 

Odeslání pozvánky zaměstnanci

Při zakládání zaměstnance můžete rovnou aktivovat volbu:

• Poslat pozvánku / informaci o zřízení profilu novému uživateli

Po uložení systém odešle zaměstnanci e-mail obsahující:

• informaci o vytvoření účtu,
• odkaz pro nastavení hesla,
• instrukce k prvnímu přihlášení.

Platnost zaslaného odkazu je 168 hodin (7 dní).

Pokud zaměstnanec:

• e-mail nenajde,
• nestihne odkaz využít,
• zapomene heslo,
• lze pozvánku kdykoliv odeslat znovu. 

Odeslání osobního dotazníku zaměstnanci

Pokud nemáte k dispozici všechny osobní údaje zaměstnance, doporučujeme využít elektronický osobní dotazník.

Zaměstnanec vyplní požadované údaje prostřednictvím zabezpečeného odkazu, čímž se minimalizuje množství ručně přepisovaných informací a riziko chyb.

Postup

• Otevřete detail zaměstnance.
• Přepněte se do záložky Zaměstnanec.
• Klikněte na tlačítko Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem.
• Systém odešle zaměstnanci e-mail s odkazem na elektronický dotazník.
• Zaměstnanec doplní požadované údaje a formulář odešle.

Po finálním potvrzení dotazníku:

• se údaje automaticky zapíší do evidenční karty zaměstnance,
• vytvoří se PDF dokument s vyplněnými údaji,
• uloží se souhlas GDPR,
• dokument se automaticky uloží do dokumentace zaměstnance.

Podrobné informace o fungování dotazníku naleznete v kapitole Vyplnění osobního dotazníku zaměstnancem.

Co se stane po vytvoření zaměstnance

Po vytvoření zaměstnance:

• vznikne nový uživatelský účet,
• zaměstnanec se propíše do modulu Administrace,
• je možné nastavit oprávnění a role,
• je možné založit kontrakt,
• je možné odeslat osobní dotazník k doplnění údajů.

Dokud není vytvořen kontrakt, zaměstnanec se považuje za zaměstnance bez pracovního poměru (nováčci). 

Zaměstnanci bez kontraktu (nováčci)

Nově vytvoření zaměstnanci, kteří dosud nemají založený kontrakt, se mohou zobrazovat mezi zaměstnanci bez kontraktů.

Pro jejich zobrazení použijte filtr:

• Pouze bez kontraktů (nováčci).

Tento přehled je vhodný například pro kontrolu rozpracovaných nástupů zaměstnanců. 

Doporučený postup při nástupu zaměstnance

Pro co nejrychlejší založení nového zaměstnance doporučujeme následující postup:

Varianta A – zaměstnanec si údaje vyplní sám

• Vytvořte nového zaměstnance.
• Odešlete pozvánku do systému.
• Odešlete osobní dotazník zaměstnance.
• Zaměstnanec údaje vyplní a potvrdí.
• Vytvořte kontrakt.
• Doplňte nebo vygenerujte potřebné dokumenty.

Varianta B – údaje zadává personalista

• Vytvořte nového zaměstnance.
• Vyplňte osobní údaje ručně.
• Vytvořte kontrakt.
• Nahrajte nebo vygenerujte dokumenty.
• Dokončete nastavení zaměstnance.

Nejčastější situace

Zaměstnanec nedostal pozvánku

Zkontrolujte:

• správnost e-mailové adresy,
• složku Spam nebo Hromadné,
• případně odešlete pozvánku znovu.

Zaměstnanec již v systému existuje

Nezakládejte nového uživatele.
Nejprve vyhledejte existující záznam podle jména, e-mailu nebo ID zaměstnance a ověřte, zda již není evidován.

Zaměstnanec nastupuje až za několik měsíců

Zaměstnance můžete založit s předstihem a připravit potřebnou dokumentaci i kontrakt před samotným nástupem.

Tipy a doporučení

✅ Doporučujeme vždy vyplnit e-mailovou adresu zaměstnance již při založení účtu.

✅ Pokud je to možné, využívejte elektronický osobní dotazník. Údaje zadává přímo zaměstnanec a minimalizuje se riziko chyb při přepisu.

✅ Po vytvoření zaměstnance nezapomeňte založit pracovní kontrakt.

✅ Pravidelně kontrolujte filtr Pouze bez kontraktů (nováčci), který pomáhá odhalit nedokončené nástupy zaměstnanců.

✅ V případě změny e-mailové adresy zaměstnance aktualizujte údaj co nejdříve, aby bylo možné bez problémů zasílat notifikace a systémové zprávy.