Pracovníci katalogu
Pracovníci katalogu představují seznam uživatelů, kterým lze ze šablon uložených v katalogu přidělovat nebo automaticky generovat úkoly. Tento seznam slouží jako základ pro vytváření a správu šablon úkolů.
Pracovníky katalogu lze spravovat samostatně pro každý katalog. Díky tomu lze přesně určit, kterým uživatelům budou úkoly ze šablon přidělovány.
Důležité upozornění
Pracovník katalogu není správce katalogu.
Zařazení uživatele mezi pracovníky katalogu neznamená, že:
- vidí šablony uložené v katalogu,
- může šablony upravovat,
- může vytvářet nové šablony,
- má přístup ke správě katalogu.
Pracovník katalogu pouze představuje uživatele, kterému lze ze šablon vytvořit nebo automaticky přidělit úkol.
Příklad
Vedoucí údržby vytvoří šablonu pravidelné kontroly zařízení.
Do pracovníků katalogu zařadí členy svého týmu.
Výsledek:
- systém může těmto pracovníkům automaticky generovat úkoly,
- pracovníci vidí pouze vygenerované úkoly,
- samotnou šablonu ani katalog nevidí.
Zobrazení pracovníků katalogu
Seznam pracovníků je zobrazen v horní části katalogu vedle informací o vlastníkovi katalogu.
U každého katalogu tak okamžitě vidíte, kterým pracovníkům lze úkoly ze šablon přidělovat.
Přidání pracovníka do katalogu
Postup
- Otevřete Můj osobní katalog úkolů.
- Klikněte na tlačítko Upravit pracovníky katalogu.
- V otevřeném okně vyberte uživatele.
- Potvrďte přidání pracovníka.
- Uložte změny.
Po uložení bude pracovník dostupný při vytváření nových šablon nebo při nastavování automatického generování úkolů.
Odebrání pracovníka z katalogu
Pokud již pracovník nemá být příjemcem úkolů ze šablon, lze jej z katalogu odstranit.
Postup
- Otevřete Upravit pracovníky katalogu.
- Vyhledejte požadovaného pracovníka.
- Použijte ikonu pro odebrání pracovníka.
- Potvrďte změnu.
Odebrání pracovníka neovlivní již existující úkoly. Změna se projeví pouze při budoucím přidělování nebo generování úkolů.
Vazba mezi pracovníky a šablonami
Při vytváření nebo úpravě šablony vybíráte pracovníky právě ze seznamu pracovníků katalogu.
To znamená, že:
- pracovník musí být nejprve přidán do katalogu,
- teprve poté jej lze použít v šabloně,
- systém z této šablony následně generuje úkoly vybraným pracovníkům.
Kdo vidí osobní katalog
Osobní katalog je určen především jeho vlastníkovi.
Pracovníci katalogu:
- nevidí šablony uložené v katalogu,
- nemohou je upravovat,
- nemohou spravovat katalog,
- vidí pouze úkoly, které jim byly ze šablon vytvořeny nebo přiděleny.
To je jeden z hlavních rozdílů mezi osobními katalogy a firemními katalogy úkolů.
Doporučené postupy
- Pravidelně kontrolujte seznam pracovníků katalogu.
- Odebírejte pracovníky, kteří již dané činnosti nevykonávají.
- Přidávejte pouze pracovníky, kterým mají být úkoly skutečně generovány nebo přidělovány.
- Při organizačních změnách zkontrolujte všechny šablony navázané na pracovníky katalogu.
- U týmových procesů zvažte využití sdílených Katalogů úkolů místo osobního katalogu.
Shrnutí
Pracovníci katalogu představují seznam uživatelů, kterým lze ze šablon vytvářet nebo automaticky generovat úkoly. Nejde o správce katalogu ani o uživatele s přístupem k jeho šablonám. Správně nastavený seznam pracovníků je základem pro správné fungování opakovaných úkolů a šablon v osobním katalogu. [Napověda K...a 14072026 | Word], [Napověda K...a 14072026 | Word]