Nastavení kontraktu

Po vytvoření nového kontraktu je potřeba doplnit jeho detailní nastavení.
Právě zde určujete, jak bude zaměstnanec veden v personální a mzdové agendě, jak bude evidována jeho docházka a jaké údaje budou využívány pro další výpočty a navazující procesy.

Správné nastavení kontraktu je důležité zejména pro:

evidenci pracovního poměru,
generování docházky,
výpočet nároků na dovolenou,
přípravu podkladů pro mzdy,
zařazení zaměstnance do organizační struktury,
správnou funkčnost navazujících modulů.

Otevření detailu kontraktu

Otevřete záložku Zaměstnanci.
Vyberte zaměstnance.
Klikněte na Kontrakty.
V přehledu kontraktů otevřete požadovaný kontrakt pomocí tlačítka Detail.
V levé horní části obrazovky se zobrazí základní informace o kontraktu a jeho nastavení.

Základní informace o kontraktu

V detailu kontraktu najdete zejména:

Firma
Určuje společnost, ve které je zaměstnanec zaměstnán.
Oddělení
Určuje organizační zařazení zaměstnance.
Pracovní pozice
Určuje pracovní zařazení zaměstnance v organizační struktuře společnosti.
Nadřízený pracovník
Slouží k evidenci přímého nadřízeného. Tento údaj může být využíván například ve schvalovacích procesech.
Pracoviště
Volitelná informace o místě výkonu práce.
Typ pracovního poměru
Určuje druh pracovněprávního vztahu, například:
- HPP,
- DPP,
- DPČ,
- SVF - Smlouva o výkonu funkce.

Hlavní kontrakt

Pokud má zaměstnanec více kontraktů současně, lze jeden z nich označit jako: Hlavní kontrakt

Hlavní kontrakt slouží jako výchozí pracovní poměr pro některé výpočty a navazující funkce systému.

Kdy označit kontrakt jako hlavní:

hlavní pracovní poměr zaměstnance,
pracovní poměr s největším úvazkem,
pracovní poměr, ze kterého jsou čerpány základní personální nároky.

Doporučení: U zaměstnanců s více kontrakty vždy zkontrolujte, zda je hlavní kontrakt nastaven správně.

Sledovat docházku

Volba Sledovat docházku určuje, zda bude kontrakt zahrnut do evidence docházky.

Pokud je volba aktivní:

zaměstnanec se zobrazí v docházkových agendách,
lze evidovat příchody a odchody,
lze generovat docházku,
docházka vstupuje do podkladů pro mzdy.

Kdy funkci využít

Obvykle u:

hlavních pracovních poměrů,
pracovních poměrů s evidencí pracovní doby.

Naopak nemusí být využívána u některých specifických pracovněprávních vztahů.

Vynutit generování mezd

Volba Vynutit generování mezd určuje, zda bude kontrakt zahrnut do přípravy podkladů pro mzdy i v případě, že v daném měsíci neexistuje žádná docházka ani výkaz práce.

Pokud není volba zaškrtnuta

Kontrakt bude do výpočtu mezd zařazen pouze tehdy, pokud je v daném měsíci splněna alespoň jedna z následujících podmínek:

zaměstnanec má evidovánu docházku,
zaměstnanec má evidován výkaz práce.

Pokud není splněna ani jedna z těchto podmínek, nebude kontrakt do zpracování mezd v daném měsíci zahrnut.

Pokud je volba zaškrtnuta

Kontrakt bude zahrnut do generování podkladů pro mzdy vždy, bez ohledu na to, zda je v daném období evidována docházka nebo výkaz práce.

Kdy funkci využít, typicky například:

u zaměstnanců s fixní měsíční mzdou,
u vedení společnosti,
u zaměstnanců, kteří v některých obdobích nevykazují docházku,
ve specifických pracovněprávních vztazích, kde je potřeba pracovníka zahrnout do mezd i bez odpracovaných záznamů.

Doporučení: Pokud si nejste jistí správným nastavením, konzultujte tuto volbu s mzdovou účetní. Nesprávné nastavení může způsobit, že zaměstnanec nebude zahrnut do přípravy podkladů pro mzdy.

Použít zjednodušený výpočet mezd

Volba Použít zjednodušený výpočet mezd slouží zejména pro kontrakty, u kterých je mzda složena z:

fixní složky mzdy,
pohyblivé složky mzdy.

Pohyblivá složka mzdy je přitom stanovována procentuálně podle výsledků zaměstnance.

Jak funkce funguje

V kontraktu je nastavena fixní a pohyblivá složka mzdy.
Manažer zaměstnance stanoví v průběhu měsíce procento splnění výkonu.
Systém následně vypočítá částku pohyblivé složky mzdy podle zadaného procenta.
Výsledek je zahrnut do podkladů pro mzdy.

Kde manažer zadává hodnocení

Procento splnění pohyblivé složky mzdy zadává manažer v modulu Efektivita.

Vazby na ostatní moduly

Funkcionalita je propojena s:

modulem Personální agenda,
modulem Zakázkový systém,

Díky tomu lze výkonnost zaměstnance zohlednit přímo při přípravě mzdových podkladů.

Kdy funkci využít, nejčastěji například:

u obchodních pozic,
u manažerských pozic,
u zaměstnanců s bonusovou složkou mzdy,
u firem využívajících výkonnostní odměňování.

Poznámka: Pokud není využíváno procentuální hodnocení výkonu zaměstnanců, doporučujeme ponechat tuto volbu vypnutou.

Pokud si nejste jisti správným nastavením, doporučujeme konzultaci s naší podporou: podpora@mysmartplace.cz.

Vazba na organizační strukturu

Pro správné fungování kontraktu je důležité správné přiřazení:

firmy,
oddělení,
pracovní pozice.

Tyto údaje ovlivňují například:

zobrazení zaměstnance v organizační struktuře,
přístupová oprávnění,
schvalovací procesy,
personální sestavy,
přehledy zaměstnanců.

Na co navazuje detail kontraktu

Po založení kontraktu zpravidla pokračujete nastavením dalších částí:

Struktura úvazku

Definuje:

pracovní fond,
pracovní dobu,
nárok na dovolenou,
generování docházky.

Struktura mzdy

Definuje:

mzdové složky,
sazby,
odměny.

Dovolená

Řeší:

nárok na dovolenou,
čerpání,
korekce nároku.

Sick Days

Řeší:

nárok na Sick Days,
čerpání,
korekce nároku.

Termíny

Slouží k evidenci:

lékařských prohlídek,
školení,
certifikací,
dalších personálních termínů.

Nejčastější situace

Zaměstnanec se nezobrazuje v docházce
Zkontrolujte, zda je u kontraktu aktivní volba Sledovat docházku.

Zaměstnanec není zahrnut do mzdových podkladů
Ověřte nastavení volby Vynutit generování mezd.

Zaměstnanec má více pracovních poměrů
Zkontrolujte správné označení hlavního kontraktu.

Zaměstnanec změnil pracovní pozici
Aktualizujte příslušné údaje v detailu kontraktu a následně zkontrolujte návaznost na organizační strukturu.

Tipy a doporučení

✅ Před zahájením práce s docházkou vždy zkontrolujte nastavení Sledovat docházku.

✅ U všech kontraktů určených pro výpočet mezd doporučujeme ověřit nastavení Vynutit generování mezd.

✅ U zaměstnanců s více kontrakty pravidelně kontrolujte nastavení hlavního kontraktu.

✅ Po vytvoření kontraktu pokračujte nastavením struktury úvazku a mzdy.

✅ Při změně pracovního zařazení vždy ověřte správnost oddělení, pozice a nadřízeného pracovníka.