Automatické generování úkolů

Automatické generování úkolů

Funkce Automatické generování úkolů umožňuje vytvářet nové úkoly automaticky podle nastavení šablony.
Jakmile je u šablony nastaveno opakování, systém pravidelně vytváří nové úkoly bez nutnosti ručního zásahu uživatele. [

Automatické generování je určeno především pro pravidelně se opakující činnosti, které mají probíhat v definovaných intervalech a nesmí být opomenuty. 

Typické příklady:

• pravidelné kontroly,
• servisní činnosti,
• údržba zařízení,
• periodické revize,
• pravidelné porady,
• měsíční uzávěrky,
• administrativní procesy.

Jak automatické generování funguje

Po nastavení opakování se šablona stává zdrojem pro automatické vytváření nových úkolů.

Systém průběžně vyhodnocuje:

• nastavenou frekvenci opakování,
• datum platnosti šablony,
• přiřazené pracovníky,
• předstih generování úkolů.

Pokud jsou splněny podmínky generování, vytvoří nový úkol podle parametrů uložených v šabloně a přiřadí jej vybranému pracovníkovi. 

Vygenerovaný úkol se následně zobrazí v:

• Zadaných úkolech,
• Moje úkoly (Osobní menu uživatele),
• Náhledu kalendáře,
• systému notifikací.

Nastavení opakování

Automatické generování je řízeno nastavením opakování v detailu šablony.

Lze nastavit například:

• opakování po dnech,
• opakování po týdnech,
• opakování po měsících,
• opakování po letech,
• datum ukončení opakování,
• počet dní pro generování dopředu.

Příklady

Generovat na ... dní dopředu

Pole Generovat na ... dní určuje, s jak velkým předstihem budou nové úkoly vytvářeny.

Příklady

• 7 dní – pracovník vidí úkol týden dopředu,
• 14 dní – pracovník vidí úkoly dva týdny dopředu,
• 30 dní – pracovník vidí úkoly měsíc dopředu,
• 90 dní – vhodné pro dlouhodobé plánování.

Ve většině případů se doporučuje nastavení mezi 14 až 30 dny.

Generování úkolů pracovníkům

Úkoly mohou být generovány pouze pracovníkům, kteří jsou uvedeni mezi Pracovníky katalogu.

Při vytváření nebo úpravě šablony vybíráte pracovníka právě z tohoto seznamu. Pokud pracovník v seznamu chybí, je nejprve nutné jej přidat do nastavení katalogu. 

Vliv změny šablony

Při práci s automaticky generovanými úkoly je důležité rozlišovat mezi šablonou a již vytvořenými úkoly.

Změna šablony

Pokud upravíte šablonu:

• změna se projeví pouze u nově generovaných úkolů,
• budoucí úkoly budou vytvářeny podle nového nastavení.

Již vygenerované úkoly

Úkoly vytvořené před změnou šablony:

• zůstávají beze změny,
• zachovávají původní nastavení,
• je nutné je případně upravit samostatně.

Svátky a víkendy

Při generování systém zohledňuje pracovní kalendář.

Pokud plánovaný termín připadne na:

• víkend,
• státní svátek,
• jiný nepracovní den,

systém posune úkol na nejbližší pracovní den.

Další generování pokračuje podle původního harmonogramu.

Kontrola generování

Správnost generování lze kdykoliv ověřit prostřednictvím seznamu vygenerovaných úkolů u konkrétní šablony.

Doporučujeme kontrolu zejména:

• po vytvoření nové šablony,
• po změně opakování,
• po změně pracovníků katalogu,
• po organizačních změnách.

Typické scénáře

Týdenní kontrola
Každé pondělí systém automaticky vytvoří nový úkol pro technika údržby.

Měsíční uzávěrka
První pracovní den v měsíci systém vytvoří úkol účetnímu oddělení.

Pravidelná údržba zařízení
Systém automaticky vytváří úkoly pracovníkům podle nastaveného harmonogramu bez nutnosti ručního zadávání.

Doporučené postupy

• Používejte automatické generování pro všechny pravidelně se opakující činnosti.
• Nastavujte rozumný předstih generování, obvykle 14–30 dní.
• Po vytvoření nové šablony ověřte správnost prvních vygenerovaných úkolů.
• Při změně procesu upravujte šablonu, nikoliv jednotlivé budoucí úkoly.
• Pravidelně kontrolujte nastavení pracovníků katalogu.
• U důležitých procesů průběžně sledujte seznam vygenerovaných úkolů.

Shrnutí

Automatické generování úkolů umožňuje převést opakující se činnosti na automatizovaný proces.
Systém vytváří úkoly podle nastavení šablony, přiděluje je vybraným pracovníkům a zajišťuje pravidelné plnění úkolů bez nutnosti ručního zadávání.
Správně nastavené šablony výrazně snižují administrativní zátěž a pomáhají udržet pravidelné procesy pod kontrolou.